文书管理制度第一章 总 则第一条 为使文书管理制度系统化、规范化、标准化、信息化，为提高办公效率，特制定本办法。第二条 文件管理内容主要包括：政府及所属部门函、电、来文；商业实体函、电、来文；本公司上报下发的各种文件、资料。第二章 公文的种类第三条 公司常用公文的种类：1. 决定：适用于对重要事项做出安排，奖惩有关部门及人员，或根据公司发展情形适时调整和变更公司的相关决定。2. 通知：适用于转发上级领导机关的公文，传达需要我公司、各部门办理、执行或周知的事项及任免人员等。3. 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。4. 报告：适用于我公司向上级机关或公司内各单位向集团董事长、总经理汇报工作、反映情况、答复询问。5. 请示：适用于我公司向上级机关或公司内各单位向董事长、总经理请求指示、批准。6. 批复：适用于答复公司内各部门请示事项。7. 意见：适用于对重要问题提出意见和处理办法。8. 函：适用于与不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题。9. 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文的格式第四条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。上报公司的公文应包含标题、主送、正文、日期、印章等内容。第五条 公文按规定采用国际标准A4型（210mm297mm）纸打印，左侧装订。对内行文正文用小四号仿宋体字，对外行文正文用三号仿宋体字。（详见xx房地产开发有限公司公文格式）第四章 行文规则 第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。第七条 公司统一对外行文，公司各职能部门不得自行对外正式行文。公司职能部门职权范围内的工作如需向下正式行文，可由行政部转发。第八条 上报公司公文事项如涉及公司多个职能部门，应事先与涉及的部门协调沟通，然后上报。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该主管部门处理，不必向公司行文。第九条 “请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。第十条 除公司领导直接交办的事项外，不得以单位名义直接向公司领导报送“请示”或“报告”。部门负责人不得以个人名义上报“请示”。“请示”不得多头报送。第五章 公文管理第十一条 公司各类文书原件由行政部统一归口管理。各部门的业务文书如需复印，须填写复印申请表经审批后方可复印，确需借阅原件的须严格按照借阅权限及文件密级办理借阅手续，并于行政部阅读。第十二条 公文的签收：1.凡商业实体函、电，来文均由公司前台登记签收后交行政部拆封。在签收和拆封时，前台和行政部员工均应注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件应查明原因，对信件开口函邮票被撕应拒绝签收。 2.对政府部门发来的文件要进行信封、文件、文号、编号的核对。如有不符应立即报告该政府部门并登记差错文件的文号。第十三条 公文的编号保管：1.行政部对政府部门来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”并分类登记编号保管。须由各部门承办或归档的也应办理相应手续：对于各部门承办的，原件留存行政部存档，复印件交各部门并签收。对于存档的应记录已存档并编号。2.各部门收到的与公司业务有关的外来信件或文件应及时送行政部进行登记编号保管，不得个人保存。第十四条 公文的阅批与分转：1.凡正式文件均须行政部根据文件内容和性质阅签后，送承办部门阅办。为避免文件积压一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2.一般函电、单据等行政部直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件应同主办部门联系后再分转处理。3.为加速文件处理，行政部应在当天将文件呈报董事长、总经理审批后督促承办部门在规定时间内办理，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过 2 天（特殊情况除外）。第十五条 文件的传阅、催办与保密：1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅看。对尚未传达的文件内容不得向外泄露。 2.借阅文件原件应办理借阅手续，并在档案室阅读，阅完后应及时将文件交档案管理员归档。如有批示或拟办意见等，行政部应责成有关部门或人员按文件所提要求办理。 3.阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，防止泄密。第十六条 行政部对文件负有催办检查监督的义务，承办部门接到文应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需复印，应按照有关规定保密，并征得行政部同意后才可复印摘抄。第六章 发文办理第十七条 发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十八条 公司常用发文字号有：akak-zgb（总经办）akak-fwb（法务部）akak-cwglzx（财务管理中心）akak-sjjhb（审计稽核部）akak-clcgb（材料采购部）akak-rlzyb（人力资源部）akak-hswyglzx（会所物业管理中心）akak-xzb（行政部）akak-tzb（拓展部）akak-yxzx（营销中心）akak-sckfb（市场开发部）akak-zjb（造价部）akak-zsb（总师办）akak-xmgcb（项目工程部）等。未编文号但以公司和行政部名义印发的公文具有同等效力。第十九条 草拟公文的注意事项：1.公文内容不得违背政策及法律法规的规定。2.从公司全局出发，从实际出发，观点明确，层次清楚，文字简练并应注明密级（绝密、机密、秘密、普通）。3.使用简称要规范，应先用全称并注明简称。4.文中如涉及公司统计数据，应与行政部或财务部门核实。5.公文内容如涉及多个部门，主办部门应送相关部门会签。6.行政部负责对文稿进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏、内容、格式不妥的文件应退回拟稿部门重新拟定。7.待行政部初审合格后按规定程序会签后报董事长、总经理审核。第二十条 草拟公文应一律采用A4纸打印，并附电子文本，逐项填写“x公文呈签单”，送公司行政部。有时限要求的公文，承办部门须提前一天送行政部。特事特办。第二十一条 草拟公文经行政部呈董事长、总经理签发，签发前应作好审核工作。审核重点是：是否需要行文，公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本制度的规定等。第二十二条 发文的权限及流程：1.各部门对内公文一律经各部门负责人同意后交行政部初审合格并呈董事长、总经理（或主管董事长、总经理）审核，批复后原件留存行政部，复印件由行政部统一下发各相关部门。2.各部门对外公文（含寄送公文）一律经各部门负责人同意后交董事长、总经理办初审合格并呈董事长、总经理核准，批复后原件留存行政部一份，方可对外公布或寄送。3.公文一经签发，不得更改，确需改动，应报签发人重新审核后方可。4.公文正式印制前，应由公司行政部进行复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。5.发文的格式：详见xx房地产开发有限公司公文格式范本。第七章 收文办理第二十三条 收文办理指对收到的公司内外公文的处理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。第二十四条 行政部收到其他部门呈报的公文时，应进行审核。重点是：是否应由该部门办理；文种使用、公文格式是否规范；涉及到相关部门的事项是否已协商、会签。第二十五条 经审核，对符合本规定的公司内公文，行政部应及时提出拟办意见，呈董事长、总经理批示；行政部按董事长、总经理批示意见应尽快转交给承办部门；紧急公文，应向董事长、总经理和承办部门说明情况，当天回复。对不符合本规定的公司内公文，经行政部主任确认后退回呈报部门，并注明理由。第二十六条 承办部门收到交办的公文后，应按时限要求及时办理；对不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的，应及时退回行政部，并注明理由。第八章 文件的借阅和清退第二十七条 各部门工作人员因工作需要借阅文件，由部门负责人向行政部申请，行政部应严格按照文件密级及借阅权限规定办理，对符合借阅要求的需在借阅收发管理底档中作好记录。因工作需要确需越权借阅保密文件的，应由董事长、总经理审批后方可借阅。文件密级分为：绝密、机密、秘密、普通借阅权限规定： 1.一般员工：普通2.中层管理人员：普通、秘密（副总经理审批）3.HR总监、总监、副总经理级管理人员：普通、秘密、机密（总经理审批）4.董事长、总经理及董事会成员：普通、秘密、机密、绝密（董事会审批）第二十八条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，并应于行政部内阅读保密文件，任何人不得违规将保密文件带走，不允许拆卷、复印和在文件上勾划等。第二十九条 行政部对承办的公文应抓紧催办，并定期对已办妥的公司内文件和有关部门要求清退的文件进行收缴和清退工作。如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者并如实向董事长、总经理报告。第三十条 各部门应指定一位责任心强的人负责文件的收交、保管、保密、催办检查工作。第九章 立卷与归档第三十一条 公文处理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，定期向行政部档案部门移交。第三十二条 文件立卷归档应按照内容、名称、作者、时间顺序分门别类地进行整理归档。第三十三条 立卷时要把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 第三十四条 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合。重要工作会议形成的文件要及时立卷归档。第三十五条 各部门每半年需作一次文件整理，并分别于每年1月15日和7月15日向行政部进行文件移交。 第十章 销毁第三十六条 对多余、重复、过时和无保存价值的文件行政部应随时清理以免与正式文件相混淆。第十一章 附则第三十七条 本规定自发布之日起施行。 安 康 发 文 呈 签 表年 月签发会签校稿承办部门：拟 稿 人：发文字号密级： 绝密 机密 秘密 普通akak 字 号总第 号 速级： 紧急 急 普印发份数年 月 日封发标题附件主报抄报报送发文形式： 传阅 发文部门时间签字部门时间签字xx 发 文 记 录 簿登录部门：年度：2008序号发文日期拟稿单位签发人文件标题发往单位/部门收件人签字处理记录归档日期x 收 文 记 录 簿登录部门：年度：序号收文日期来文机关来文字号文件标题份数承办者办理情形及移送记录归档日期档案编号备注