某有限公司经营采购中心管 理 制 度 汇 编1 月 5 日修改稿）发布日期： 2016 年 01 月 05 日第一部分物资管理办法 3第一章总则 3第二章物资分类及管理职责 4第三章物资计划管理 6第四章物资采购管理 7第五章物资采购合同管理 7第六章物资仓储管理 7第七章附则 9物资申请计划清单 10零星物资比价采购单 11物资验收单 12到货凭证登记簿 13物资收料单 14物资领用单 15物资现品卡 16物资管理程序 17第二部分招标管理办法 18第一章 总则 18第二章 组织机构及职责 18第三章招标 20第四章投标 21第五章开标、评标和中标 22第六章附则 24第三部分经济合同管理办法 25第一章总则 25第二章适用范围 25第三章经济合同管理机构和管理职责 25第四章合同的订立 28第五章合同的履行 31第六章分包合同付款 32第七章合同的变更、转让和解除 32第八章合同索赔 33第九章合同纠纷的处理 34第十章合同信息管理 34第十一章 附则 35附表1：合同分发范围表 36附表2合同评审会议记录 37附表3：合同会签表 38第四部分 物资付款流程 39附表1：月度采购付款申请表 42附表2：设备、物资付款审批单 43第五部分物资询价比价实施细则 47询价比价开标记录表 50询价结果汇总审批表 51小额物资询价比价推荐表 52第六部分项目部现场物资管理相关规定 53第七部分仓管管理办法 54某有限公司第一部分 物资管理办法第一章 总 则第一条 为规范某有限公司 （以下简称“公司” ） 物资采购行为，加强物资管理，保证采购质量，降低采购成本，保障物资供应，结合公司实际情况，特制订公司物资管理办法（暂行） （以下简称“本办法” ） 。第二条 本办法规定了物资管理的原则、物资的分类、管理分工、管理职责、业务流程等。第三条本办法适用于公司所有大宗物资的采购管理。第四条物资管理的基本原则1、先批准后采购的原则2、采购与保管（验收）分离的原则3、使用单位负责申请并报批的原则4、保障供应、厉行节约、创造效益的原则第五条 设备或物资技术及设计的基本原则1、工程用设备和物料清单由设计院确认把关的原则2、设备或物资的信息数据采集端口的适配，由信息中心确认把关的原则。第六条 设备或物资的采购由总经理（特定由董事长）最终审批的原第二章 物资分类及管理职责第七条 公司的物资按费用主要分为以下几类：1、施工承包合同明确由公司负责采购的安装设备及备品备件；2、施工承包合同明确由公司提供的主要材料和施工辅材；3、其他物资，如施工用设备、工器具等；4、办公类物资，如：交通工具、通信器材、计算机及配件、网络设备、办公用品、安全防护及劳保用品等物资。第八条根据公司管理职能分工，小宗办公类消耗品由综合管理部门负责采购管理。工程类物资及固定资产由采购中心负责采购管理。第九条物资使用部门职责1 、项目部是工程类物资、施工用设备、工器具的使用部门，具体负责：1.1 、负责施工用设备、工器具需求计划的编制和报批；1.2 、负责项目工程设备、备品备件采购计划的编制和报批；1.3 、参加物资的招标和询价比价工作；1.4 、 根据公司内部项目承包合同授权对大宗物资按照招标结果签订采购合同，组织询价比价和零星物资的直接采购；1.5 负责项目部需用物资的到货验收、保管、记录造册等工作。1.6 、办理项目部需用物资、设备的领用手续。2、办公类物资由公司综合管理部门按季度申报计划并办理领用手续。特殊情况下可申请加急采购。第十条 设计院职责1、 负责系统方案可靠性的确认和完成项目最终方案的设计；2、 负责提供项目物资材料清单。第十一条信息中心的职责1、 负责审核系统项目的信息管理数据端口的方式与协议。 （用于电站数据采集与系统分析）第十二条工程技术部职责1、负责审核设计院编制的工程设备、备品备件清单；2、负责审核项目部申报的物资采购计划；3、参与所有工程物资采购的核价。第十三条 经营采购中心门职责1、负责物资申请计划汇总，并会同工程技术部做好申请计划平衡工作；2、负责根据批准的物资申请计划严格按照公司招标管理办法确定采购方式，组织设备和大宗物资的招标、审核项目部询价比价和零星物资比价采购结果；3、负责按照批准的招标或询价比价结果进行合同谈判，并按照公司经济合同管理办法签订订货合同或指导项目部签订订货合同；4、组织物资使用部门进行到货验收工作。配合项目部做好验收中发现不合格品的处理退货或调换和质保期内物资质量问题的处理；5、指导项目部建立健全物资采购台账和物资收发台账；6、负责项目部节余物资设备的收储、保管和项目部之间调剂。第十四条财务部门职责1、负责对各部门需用物资计划进行汇总，编制公司物资采购费用计划，并落实相应资金；2、参加物资的招标、询价比价等评标工作；3、对物资收发台账进行稽核。第三章 物资计划管理第十五条 公司所属各部门、项目部需用物资，必须编报物资申请计划表 （见附件 1） 。 物资申请计划表一式三份：一份本部门留存，一份交经营采购中心门，一份交财务部门。需用物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法， 需填写 固定资产购置审批申请表 ， 详见公司 固定资产管理办法。第十六条填写物资申请计划表时,要详细填写物资名称、型号规格、 技术要求、 使用时间、 用途、 暂估价格， 有特殊要求的要加以说明。第十七条项目部物资申请计划表由项目经理签字后，报公司工程技术部审核、分管副总审查批准后交经营采购中心门承办，其他部门物资申请计划表 由申请部门负责人签字后报分管副总审批后交经营采购中心门承办。 设备或重要物资等有技术要求的在提出 物资申请计划表的需要同时提供技术规范书。第十八条 各部门、项目部编制采购计划时，要从实际需要出发，本着励行节约的原则，避免盲目提报物资采购计划。由于上报物资采购计划失误，造成物资积压给公司带来经济损失，由申请部门负责人承担相应经济责任。第十九条 工程施工承包合同规定由业主方供应的物资， 项目部成立前由工程技术部根据承包合同要求向业主提出到货计划， 项目部成立后由项目部负责根据合同要求提交使用计划和催交。第四章 物资采购管理第二十条 物资采购严格按照公司招标管理办法实现分级管理。第二十一条物资采购单项合同估算价在50 万元人民币及以上的，必须进行招议标，招标结果应上报审批。第二十二条物资采购单项合同估算价在50 万元人民币以下2 万元人民币及以上的由经营采购中心门实行询价比价采购。第二十三条采购单项合同估算价在2 万元人民币以下的可实行市场直接比价采购。见附件2零星物资比价采购单。凭零星物资比价采购单按公司财务报销规定办理报销手续。第二十四条 招标和询价比价的各项工作严格执行公司招标管理办法及物资采购询价比价实施细则 。第二十五条 物资采购招标或询价比价结束后，采购管理部门（或项目部）应指定专人负责整理相关资料，按照公司档案管理要求移交公司档案室保存。第五章 物资采购合同管理第二十六条 招标采购的物资或需要支付预付款的询价比价物资必须签订订货合同，合同签订严格按照公司合同管理办法办理。第六章 物资仓储管理第二十七条 公司原则上实行零库存管理需用即购、 即购即用的管理办法。第二十八条 物资验收： 经营采购中心或项目部物资管理人员会同需用物资部门有关技术人员根据订货合同和到货通知单对物资品种、 型号规格、技术要求、质量标准认真进行验收，填写物资验收单 （见附件 3） ，并进行到货登记到货凭证登记簿 （见附件 4 ） 。对于不合格物资以及不符合合同要求的，拒绝收货。到货物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，验收时需填写固定资产入库验收单 ，详见公司固定资产管理办法 。第二十九条业主方提供的主要设备、材料一般直接送货到施工现场。验收由项目部相关专业技术人员、物资管理人员、施工单位人员共同进行。第三十条项目部或公司物资采购管理部门根据供货厂商提供的发票和实际验收情况填写物资收料单 （见附件 5）第三十一条对于验收合格的物资需用部门必须及时办理领用手续，填写物资领用单 （见附件 6 ） , 并由部门经理或项目经理签字。领用物资属固定资产的，按照公司固定资产管理办法，领用时需填写固定资产使用保管登记表 ，详见公司固定资产管理办法 。第三十二条 物资采购管理部门或项目部凭供货发票、 物资收料单 、 物资领用单 ，根据合同付款条件办理付款手续。财务部按规定付款。第三十三条物资采购管理部门或项目部必须建立物资收发台账物资现品卡 （见附件 7） 。财务部对物资收发台账定期进行稽核。第三十四条公司将根据需要, 适时设立仓库用于物资设备的储存。物资仓储管理实施细则另行制订。第七章 附 则第三十五条本办法由经营采购中心负责解释并根据情况修订。第三十六条本办法自发布之日起实行。附件：1、物资申请计划表2、零星物资比价采购单3 、物资验收单4 、到货凭证登记簿5 、物资收料单6 、物资领用单7 、物资现品卡8 、物资管理流程图物资申请计划清单编报号码：20XX-XX-XX序号名称规格（型号或图号）质量要求单位数量单价总价备注（购买原因）1.2.3.4.5.6.7.总价工程部审批：项目经理（部门负责人）：编制人:总经理（或董事长）批复：分管副总：注：编报号码为：年份-月份-本月第几份清单，例如综合部2010年9月份报的第一份计划清单就是2010-09-01此表一式三份，采购管理部门、申请部门、财务部各存一份某有限公司零星物资比价采购单M：日期： 年 月 日在舁 厅P物资名称型号规格数量报价单位报价（元）推荐定购单位定购价（元）备注第一次第二次2346汇总设计（技术）负责人:项目经理:工程部:经营采购中心编制人:分管副总:某有限公司Nb：物资验收单序号物资名称型号规格单位应到数量实收 数量情况备注