2005年中国IT市场年会会议流程管理手册目 录一、 分组职责任务-31、领导小组成员-32、专项小组职责-3二、分期落实计划-81、会务组-82、招商组-103、秘书组-114、综合组-13三、现场流程管理-151、现场工作管理-15一、分组职责任务1、 领导小组成员：组 长： 副组长： 组 员： 2、 专项小组职责：（1）会务组职 责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。任 务 ：1选看场地 2确定地点 3交付订金 4说明要求饭店提供配合的事项 5签署协议 6研讨布展方案 7确定布展方案 8 监督布展设计 9布展施工监督 10制定当日流程实施表 11确定现场人员分工 12现场布置调配 13灯光音像控制 14邀请摄影摄像 15提出摄制要求 16验收拍摄成果 17制作成册 18内部彩排设备安装 19现场彩排 20宣传片制作 21笔记本内容装载 22资料运输 23物品运输 24桌签摆放 25用餐安排 26引导牌设置 27 嘉宾上场引领 28同传设备安排 29工作证30车辆及运输人员安排来宾停车场预定 31 安排兄弟单位到场布展及彩排 32 与参展兄弟单位的联系 33 与7家参展媒体的联系 34 场地布线人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导： 组 长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14、15、16、17、19、20、23、24、26、31）副 组 长： 组 员：张金海 林琳 田苑、鲁卫（2）招商组职 责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作任 务：1招商方案制作 2招商合同制作 3明确对厂商的要求 4邀请及确认赞助商发言人 5邀请厂商参会人员 6接待厂商贵宾 7引领贵宾签到及进入会场 8收集及确认厂商演讲文稿或PPT 9收集及确认厂商展板展品 10收集及确认厂商会刊资料和广告 11收集及确认厂商LOGO 12收集及确认厂商现场发放资料 13会后厂商宣传跟踪 14落实合同收款人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导： 组 长： 组 员： （3）秘书组职 责：负责整个会议正常进行一切资料保障工作。任 务：1新闻总稿 2分类深度报道 3资料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函） 4资料内容收集确认 5资料内容设计 6 资料印刷 7部领导、院领导、公司领导讲话稿 8主持人串词 9公司报告PPT制作 10其它PPT制作（演讲人名录、图片） 11演讲人演练 12主持人演练 13年会综合总结报告 14 提供获奖厂商名单 人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导： 组 长：组 员： （4）综合组职 责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。任 务：1部、院领导邀请 2公司领导参会通知 3媒体记者邀请 4用户代表邀请 6报到表设计制作 9部院领导及厂商贵宾接待 10普通厂商代表接待 11媒体记者接待 12外宾接待 13胸花购买 14胸花佩戴 15参会胸卡发放 16签到本笔购买 17名片收集 18资料装袋、发放 19大门迎宾 20签到处迎宾 21会场迎宾 22贵宾室迎宾 23会场秩序维持 24提供桌签名单 25桌签名单摆放次序 26会前广告投放 27会后媒体宣传 28 奖牌的制作 人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导： 组 长： 副 组 长： 工作人员：1、贵宾邀请： 2、参会代表邀请： 3、媒体工作：4、海外媒体及来宾邀请： 5、会议礼品及用品购置： 二、 分期落实计划（当日安排见第三章）（1）、会务组： 时间段时间工作内容责任人备注前期准备（10.14-11.11）第一周1.10-1.16布展方案设计王晓东1.11-1.12再次与酒店确认各项事宜，完成申报手续王晓东1.17布展方案比稿第二周1.20-1.23布展方案研修改、确认*总定稿1.20-1.23确定参展兄弟单位、明确要求1.20-1.23联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）1.22落实其它组情况，提交会议预算。第三周1.20-1.24确定摄影摄像公司配合1.20-1.24确定礼仪服务人员1.10-2.1厂商LOGO落实，提交布展厂商2.19-2.20再次确定会议当日现场流程马总提供2.19-2.21制作工作证2.19-2.21收集桌签名录，传真至酒店;来宾停车位预定。2.20向其它组收集PPT,装入笔记本，确定笔记本及控制人员。相关人员提供内部彩排2.20开会确定本组彩排人员2.20公司内部彩排，布置场地，调试设备，安排顺序2.20兄弟单位彩排现场彩排2.22再次向招商组落实厂商布展资料2.23晚资料运输至会场2.23晚布展2.24上午确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培训2.23晚 设备调试、彩排2.23晚 进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场地。协助兄弟单位彩排熟悉场地2.24上午各组就位后期服务（11.19-12.6）2.25-3.5结清第三方费用，相关资料留底备用（2）、招商组时间段时间工作内容责任人备注前期准备（10.14-11.11）第一至三周1.4-1.30招商材料发放客户经理招商合同制作客户经理公司领导支持明确对厂商的要求客户经理领导审核邀请及确认赞助商发言人客户经理领导审核邀请厂商参会人员客户经理第四周2.19-2.23收集及确认厂商演讲稿或PPT客户经理收集及确认厂商会刊资料和广告，提交秘书组制作2.19-2.23收集及确认厂商展板展品收集及确认厂商现场发放资料2.19收集及确认厂商LOGO 客户经理内部彩排2.20 安排本组彩排工作审核客户ppt及其它相关资料 客户经理现场彩排2.23晚转入综合组协助彩排接待工作客户经理2.24上午熟悉现场环境，审核客户布展情况，进行来宾接待模拟审核客户ppt，模拟客户演讲审核厂商桌签、相关人员就位客户经理后期服务（11.19-12.6）2.243.4会后厂商宣传跟踪落实合同收款客户经理黄总审核监督（3）、秘书组（名单黄总确认）时间段时间工作内容责任人备注前期准备（1.61.24）前三周1.101.30资料内容撰写（会刊、报告摘要、公司简介）1.131.31资料内容收集确认向*总确认袋装资料内容，并负责收集1.131.27资料内容设计负责所有资料的设计1.101.17邀请函内容确定及制作向马总确认邀请函内容1.131.26部领导、院领导、公司领导讲话稿各部门总经理给予相应配合新闻总稿、新闻通稿、分类深度报道撰写各部门总经理给出相关新闻稿1.241.27公司报告PPT制作与相关演讲人协调制作