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公文管理制度第一章总则第一条为进一步加强公司的公文管理,严格公文处理 程序,提高公文运转时效,明确公文承办要求,实施公文 管理工作的规范化、制度化,特制定本制度。第二章公文处理原则第二条公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效 力和规范格式的公务文书,是传达、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工 具。第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归 档等一系列衔接有序的工作 。第四条公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行 做到准确、及时、安全、保密。第五条行政部是公司公文处理的管理部门,负责公文 收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。第三章公文种类第六条 常用的公文种类有:决定、决议、意见、通知、 通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。(一)决定、决议:对重要事项重大行为做出安排,用决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用 决议”。(二)意见:用于对组织工作重要问题提出见解和处 理办法。(三)通知:用于传达上级部门指示 ,要求下级部门 办理和需要周知和共同执行的事项 。(四)通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精 神、交流重要情况。(五)报告、请示:向上级部门汇报工作 、反映情况、 提出建议用 报告”;向上级部门请示指示、批准用 请示”。(六)规定:用于对特定范围内的工作和事务制定具 有约束力的行为规范。(七)函:是相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。(八)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求全公司共同遵守执行。第四章 公文格式和行文规则(一)公文用纸幅面及版面尺寸1. 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅 面尺寸为:210mm X297mm。2. 公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为:37mm 1mm ,公文用纸 订口(左白边)为:28mm 1mm ,版心尺寸为:156mm X225mm (不含页码)。(二)公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。(三)排版规格与印制装订要求1. 排版规格正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个 字。2. 制版要求版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心 不斜,误差不超过1mm。3. 印刷要求双面印刷;页码套正,两面误差不得超过 2mm。黑色 油墨应达到色谱所标BL100% ,红色油墨应达到色谱所标丫80% , M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无 断划。4. 装订要求公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不 脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm ;无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;后背不可散 页明订。裁切成品尺寸误差 1mm,四角成90 ,无毛茬或 缺损。(四)公文中各要素标识规则组成公文的各要素可划分为眉首 、主体、版记三部分 置于公文首页红色反线 (宽度同版心,即156mm)以上的 各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。1. 眉首(1)公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。(2)秘密等级和保密期限如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级 和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“隔开。(3) 紧急程度如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心 右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级 与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。(4) 发文机关标识由公司全称或规范化简称后面加 文件”组成,即广东 金晶能源股份有限公司文件 ”或 广东金晶公司文件”;对一 些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于 22mm X15mm。(5) 发文字号发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标 识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用 阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“括入;序 号不编虚位(即1不编为001 ),不加第”字。公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以 及对外发送的文件一律用粤金晶XX号,请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函号,会议纪要一律用粤金晶纪号。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。(6)签发人公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3 号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字 标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与 最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离 为 4mm。2. 主体(1)公文标题红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或 多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间 距恰当。(2)主送部门标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送部门名称后标全角冒号 。如主送 部门名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送部门名称移至版记中的主题词之下 、抄送之上,标识方法同 抄送。(3)公文正文主送部门名称下一行,每自然段左空 2字,回行顶格 数字、年份不能回行。(4)附件公文如有附件,在正文下空一行左空 2字用3号仿宋 体字标识 附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用 阿拉伯数码(如 附件:1. xxxxx”)附件名称后不加标 点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第 1 行顶格标识 附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称 前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识 附件(或带序号)。(5)成文时间用汉字将年、月、日标全;零”写为0”;成文时间的 标识位置见下文。(6)公文生效标识a. 单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文 2mm-4mm ,端正、居中下压成文时间,印章用红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压 在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线 压在成文时间上。b. 联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时 间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。当联合行文需加盖 3个以上印章时,为防止出现空白 印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两 端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右 空2字标识成文时间。c. 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处 一面,不得采取标识 此页无正文”的方法解决。(7)附注公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆 括号标识在成文时间下一行。3. 版记(1)主题词主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号 词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。(2)抄送公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿 宋体字标识 抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄 送部门对齐;在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下,标识方法同抄送部门。(3)印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1 行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间 右空1字。印发时间以公文复印的日期为准 ,用阿拉伯数 码标识。(4)版记中的反线版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。(5) 版记的位置版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。4.页码用4号阿拉伯数字在页面底部居中标注页码,空白页和空白页以后的页不标识页码。第五章行文规则第八条 行文应当确有必要,注重效用。第九条行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要 确定。第十条 各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向控 (参)股企业正式行文 除行政部外,其他部门不得对外正式行文 。第十一条 请示”应当一文一事;一般只写一个主送单 位,需要同时送其他单位的 ,应当用抄送形式,但不得抄 送其下级单位。第十二条报告”或其他文种不得夹带请示事项。第六章发文办理第十三条 发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发 等程序。第十四条 草拟公文应当做到:(一)符合法律、法规及市集团有关规定 。如提出新 的规定、办法、制度等,要切实可行并加以说明。(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨, 条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简 短。(三)公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定 。(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据 实际需要确定紧急程度。(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当 称引标题,后引发文字号。引用外文应当注明文中含义 。 日期应当写明具体的年、月、日。(六)结构层次序数,第一层为 一、”,第二层为“ 一)”,第三层为1、”,第四层为“ 1) ”。(七)应当使用国家法定计量单位 。(八)文内使用非规范化简称 ,应当先用全称并注明 简称。(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序 数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中 作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。第十五条 公文送公司总经理签发前 ,应当由行政部 进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否 妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等 。第十六条 以公司名义制发的公文,由总经理审批后签发第十七条 公文正式印发前,行政部应当进行复核, 重点是:审批、签发手续是否完备,附加材料是否齐全, 格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审第七章收文办理第十八条 收文办理指对公司收到的公文的办理过程包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序 第十九条 收到需要办理的公文,行政部应进行审核 审核的重点是:属何部门办理;是否符合行文规则;内容 是否符合国家法律、法规及其他有关规定 ;涉及其他部门 或企业职权的事项是否已协商 、会签;文种使用、公文格
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