商务部管理制度为了进一步加强公司的规范化管理，树立公司品牌形象，更好的扩大市场份额，迅速提高工作效率，特制定本制度。第一部分 商务部主要职能及责任第一条 工作内容1、负责公司产品和售后解决方案的推广工作；2、负责客户的商务谈判工作；3、负责项目合同的评审并对合同的执行状况进行跟踪；4、负责商务标书制作；5、负责项目报价的制定；6、负责资质文件的管理；7、负责区域经销商、代理商资料的管理，负责商务文件的管理，并建立档案；8、负责向合作方提供公司相关资料和用于招标的资质文件；9、协助销售人员进行业务款项的回收；10、负责与设计院和工程顾问公司的沟通与合作，搜集设计师已近设计、正在设计和计划设计的项目信息，向设计师宣传、推广公司产品；11、 负责建立健全设计院和工程顾问公司档案，制定并执行技术交流计划；12、 负责组织实施公司的对外宣传和交流会工作；13、 负责接待客户来访、安排客户考察等工作；14、 负责产品的出、入库等库房管理工作，并于每月末与财务进行核对；15、 负责往来账项的管理，并于每月末与财务进行核对.第二条 责任1、 对商务标书的合格性负责；2、 对项目报价的合理性负责；3、 对经销商、代理商档案管理的规范性负责；4、 对设计院、工程顾问公司档案管理的规范性负责；5、 对来访客户、考察客户的满意度负责；6、 对库房的安全性负责。第三条 权限1、 有权对标书提出审核意见；2、 有权调阅经销商、代理商档案，有权调阅设计院、工程顾问公司档案及项目相关信息；3、 有权对项目报价提出修改意见；4、 对投标策略有建议权. 第二部分 商务部管理规定及相关流程第一章 合同标书及技术资料管理规定为强化公司合同管理，保障公司业务规范化、制度化运作，减少和防范法律风险，特制定本规定。第一条 合同的订立1、 合同是作为明确合同双方权利义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。2、 合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司总裁同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。3、 本制度所指的合同包括国内采购合同、国外采购合同、特许经营协议、销售合同、销售代理合同以及未列明但与公司业务有关的其他合同，但不包括劳动合同。4、 公司由法务部、财务部、商务部对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法务部实行指导。5、 禁止倒签合同（即事实上履行完毕或已开始履行后再行补签合同）。因倒签合同引发争议的由经办人承担责任。6、 法务部根据公司业务运作情况，建立和完善制式合同文本，合同的订立应优先使用公司制式的合同。7、 非制式合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的，数量和质量，价款或酬金履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。8、 合同正本的订立一式四份，双方各执两份，财务部、商务部各留存一份。第二条 合同审批权限及流程公司合同由商务部负责拟定，填写合同审批表，提交公司法务部、财务部进行审核，其最终签署权由公司总经理或集团总裁签订。第三条 合同、标书及技术资料的归档管理1、合同管理：1）合同正本及合同审批表应交与商务部归档保管，各部门应自留复印件备档。2）个人不得擅自散存应归档的合同，否则给公司造成损失的，公司保留追究其责任的权利。3）商务部应遵循完备、整齐、分类检索和易于查找的原则对其管理的合同进行编号归档及妥善管理。4）加盖合同专用章的空白制式合同由商务部负责保管，填写作废的合同不得随意处置或销毁，应在登记后统一进行销毁。制式合同如不慎发生丢失，应由责任人出具书面说明，经总经理签字确认后提交集团总部，并根据集团总部的意见做出处理。2、工程招标文件及技术资料的管理：1）商务部招投标负责人应认真履行职责，按照工程招投标档案目录做好本职范围内有关资料的收集、审查，相关各部门审核签章要注明审核日期，对不完善的工程招标文件的做到不移交、不接收。2）项目招投标工作结束后，应将该套项目的整套资料收集齐全交由商务部备档，因特殊情况资料暂缺的经办人须负责在十个工作日内将资料补齐。3）与工程有关的技术资料、资质认证、检验资格证书等应统一编档进行管理，凡公司各部门相关人员需要借阅者，应办理相关的借阅手续经部门经理审核同意方可借阅。4）所有资料原则上借阅不许带出办公室，如有损坏要追究其责任。档案资料需复印的，必须经相关负责人批准。5）公司内部技术资料要加强安全防范，严格保密，确保各类档案、文件资料完好无损。6）对无保存价值的技术档案资料，经鉴定准予销毁，但须经主管领导批准，会同监销部门共同采用碎纸机进行销毁。第四条 合同的追踪控制1、合同在签订之后，原则上整个过程应当由经办人负责全过程的执行，经办人员要做到对合同的内容、每一个细节要有充分的了解。2、当合同在执行过程中出现任何新的重大的事实情况时，经办人应及时向部门负责人汇报并及时征求法务的意见，以寻求对策。3、合同在执行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则由该经办人员继续负责，有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完全、充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解的地方，原经办人要负责说明。如原经办人离开公司的，要由其将合同执行的全部资料交接下来，并充分说明整个合同的执行情况，经该业务部门确认无误的，方可办理离职手续。4、合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交商务部门入档。经办人要对入档材料的真实性负责。5、商务部对已到期合同的履行情况进行追踪确认，以及时发现和防范法律风险，公司各部门应予以支持和配合。6、经办人对所签订的合同及应收帐款负全部责任。第五条 合同的履行、变更和终止1、合同订立后应当全面履行。如果发生不能完全、适当履行情况时，主办部门应采取紧急措施以减少损失，并积极与对方协商，达成书面补充协议。补充协议的签署流程比照合同订立流程进行。2、合同变更和提前终止涉及对方违约的，主办部门应根据原合同决定是否行使追索权，必要时可提请法务部协助和配合。第六条 合同的争议解决1、经办人是合同争议解决的第一责任人，有义务全程跟进争议的解决。2、法务部负责指导和协助处理合同纠纷。3、合同争议无法通过协商方式解决并拟采取相应法律行动时，主办部门应将争议事项及时通知商务部、法务部，并附送与争议有关的资料。商务部、法务部会商主办部门后提出解决方案，重要事项应草拟书面报告，提请总经理及集团总裁审批。4、合同争议进入诉讼/仲裁程序前，由主办部门负责处理，商务部、法务部协助支持；合同争议进入诉讼/仲裁程序后，由法务部负责处理，主办部门协助支持。第七条 合同的责任违反国家法律法规和本规定，在订立、履行、管理合同中失职、渎职或以权谋私，签署假合同、无效合同损害公司利益的，除给予责任人经济处罚外，公司保留追究其法律责任的权利。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。第二章 库房物品管理规定及流程为更好的使货品在环节中得到有效的管理，保障库房仓储安全，降底库存成本和运输费用，使货品出入库、盘点、退库、退货等环节的控制手段有所依循，适时、适量、适地高效动作，特制订并实施本规定。第一条 物品入库管理1、 物品采购回来后须及时办理入库手续，库房管理员要根据商务部提供的采购清单的项目认真清点所要入库物品数量，并检查物品的规格、型号、数量、品种准确无误，质量完好，配套齐全，分类存放，填写物品入库单，由采购员签字确认，做好入库登记，及时入库。2、对于特殊不需要经存仓库的货品，由供货单位直接发往收货单位，但仓库管理员必须按照商务部出具的送货清单办理相关的入出库手续，即填写入库单并同时填写出库单办理出库手续。3、入库单一式四联，仓库、财务部、商务部和行政部各执一联。第二条 物品出库管理1、物品出库，仓库管理员要做好相关记录，经手人签字确认。2、仓库管理员要严格执行凭经商务部开具的送货清单发货，无单不发货，内容填写不准确不发货，数目有涂改痕迹不发货，发生上述问题应及时与相关人员做好货物的核对，保证发货的正确性，及时解决，及时供货，保证合同的完整履行。3、物品出库数量价格要准确（账面出库数量与送货清单、实际出库数量相符）。做到帐、标牌、货物相符合。发生问题不能随意更改，应查明原因，是否有漏出库，多出库。4、对于样品出库，业务员需填写样品申请签收单，由公司总经理审批，商务部主管同意后，交由库房管理员，库房管理员必须依据样品申请签收单进行配货发货，并做好出库手续。如遇节假日或紧急情况时，商务部主管会电话临时通知库房负责人进行配货发货，但必须于二日内补办样品申请签收单。样品申请签收单一式二份，其中一份由仓库保管，另一份需经客户签收后交由商务部备档保存，当样品回收后，由库房管理员首先进行货品检验，在确认货品合格后在样品申请签收单规定处签字确认交由商务部，商务部依据此单将客户签收的单据交回业务员予以销帐。5、仓库保管员要做好出库登记，为防止出现货物差错，要严格遵守出库制度。第三条 物品退/换货管理1、所有物品的退/换货，业务部门必须事先向商务部提出退/换货申请，商务部要与货物发出时的送货清单和订货合同进行核对是否为本公司发出的货品，由业务人员填写退/换货申请单交由公司总经理进行审批后交由商务部备档，商务部统一填写退/换货清单交由仓库予以收货。原则上所有的货品退/换货总额均不能超过该销售合同总额的5%，如特殊情况除经总经理同意外，需上报集团总裁批准后方可执行。2、领导审批通过后，由库房人员和技术人员到现场对其物品型号、数量、外观、功能等各方面进行相关检测，如有损毁（非人为因素除外）则不予接收。对于换货的物品要根据商务部重新开具的送货清单进行发货（详见物品出库管理）。3、所有换货的商品在送货的同时，必须将拆卸下来的物品带回库房，实行一换一，如货物数量较大或当时不便于现场拆卸，则必须在一周内将换货物品带回库房，对于退回的不良品（指非收货方人为等因素造成的不良品）分类存放，仓库保管员应出具不良品库存报告，上报商务部，由商务部统一向集团公司提出申请，经公司协商批准后进行相应处理。4、退/换货清单一式四联，由客户签章后第一联交由商务部留存，第二联交由财务部记帐，第三联为客户留存，第四联由库房留存。行政部需留存一份复印件。第四条 物品仓库管理1、商务部、行政部对公司仓库管理情况进行定期与不定期的检查，并对库房管理中存在的不足及时指出并督促仓库进行整改；仓库管理应从以下几方面进行定期检查： 货位规划：货位是物品存放地点。检查物品的货位规划是否合理，是否可根据库房标记可准确地找到物品所在位置。 物品的码放：盘点过程中，应检查仓库对物品是否进行分类码放，是否分类型、型号、规格，是否分正品区、不良品区。标牌与实物是否相符，物品码放应合理、牢固、定量、整齐、节省、安全。 检查库房安全性：检查库房防火防盗设施，检查是否做好三防工作即防锈、防潮、防物品老化，严禁与我公司无关的人员进入仓库。 库房的卫生：库房保管员应最少三天进行一次库房打扫，对库房地面及阀门货品清扫干净，保证阀门表面及货架及地面无沉土，清洁一新，库房主管为第一责任人。2、库存管理：包括帐务管理、实物管理和库存盘点。 帐务管理目标：帐帐相符 帐实相符。 仓库应有单独的物流明细帐，根据送货清单实时做好库存登记。 遇有退货等特殊情况，要