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OA协同办公系统常见问题解决措施为解决公司多年来办公不规范、执行无痕迹、办理结果无反馈的问题,公司 在2010年8月开始实施0A协同办公自动化系统,并在12月1日正式上线运行。 该系统的成功应用,基本实现水钢办公自动化、文档一体化;实现以流程为导向、 以事找人的工作方式;从跨部门、跨地域的角度出发,解决公司在办文、办事、 沟通、协作、共享的管理需求,实现整体协同办公。但是由于实施工期紧,任务 重,所以后续培训工作只覆盖到系统管理员、关键用户、公司领导和秘书,其他 人员由关键用户自行进行培训。从现在使用情况看,培训工作没有落实到位,导致一部分使用人员对流程不 熟悉,对常见问题不知道如何解决,因此使用OA协同办公系统存在着一定的障 碍。现将主要存在的问题及解决办法归纳如下,以供参考。一、正文无法打开,提示报错。问题分析:原因1:运行OA系统需要多个第三方控件的支持,IE浏览器默认设置不支 持这些控件的安装,因此登录系统后,控件自动安装失败,导致OA正文无法打 开。解决方法1:第一步 登录OA系统,在OA系统中点击“综合资料库”-“OA系统相关资料” “IE设置脚本”,弹出知识信息对话框;第二步在知识信息对话框中点击“ IE设置.vbs ”并下载,完毕后运行安装该程序,出现是否允许加入可信任站点时,选择允许;第三步 如果您计算机安装了 360安全卫士等软件,在运行“ IE设置.vbs ” 会出现提示对话框,请选择确定、允许、不处理等按钮。解决方法2:第一步 把0A系统的访问地址添加到IE浏览器的可信任站点;第二步在可信任站点自定义级别中设置所有选有选项为允许。原因2:在计算机中同时安装了 MS Office和WPS Office,导致0A系统在 调用正文时产生混乱,导致正文无法打开。解决方法:卸载 WPS Office。原因3:发文单位文件拟稿时采用MS Office Word 2007,如果客户端安装的 是MS Office Word 2003,应为低版本不能向上兼容,所以导致正文打不开。解决方法:登录微软官方网站下载MS Office 2003和MS Office 2007的兼容补丁包, (下载地址为),也可以在OA系统中“综合资料库” -“OA系统相关资料”里下 载。原因4:本计算机MS Office发生故障,产生错误。解决方法:如果是 MS Office Word 模板故障,在 C:Documents and Settings用户文 件夹Application DataMicrosoftTemplates 找到 Normal.dotm 模板文件,删 除,重新运行MS Office Word即可;如果是其他特殊故障,重新安装MS OfficeWord。原因5:本计算机没有安装MS Office。安装 MS Office。二、打开正文时,出现图一所示,并弹出显示框无打开格式或乱码;附件是mdi格式的文件无法打开(如图二)。图一图二分析原因:出现如图一所以的正文,表示此文件是领导批示件,需要用Microsoft Office Document Imaging打开,如果 Microsoft Office Document Imaging在本机没有 安装,就会导致领导批示件及mdi文件打不开。解决措施:Microsoft Office Document Imaging是 MS Office 办公软件的一个组件,默 认不会安装。在安装MS Office时选择完全安装,或者自定义安装,在“Office 工具”选项下选择Microsof t Office Document Imaging从“从本机运行全部程 序”安装即可,如图三所示。如果计算机已经安装了 MS Office,只需要修复安 装,选在添加和删除功能”,在Office工具”下点击Microsoft Office DocumentImaging 选择“从本机运行全部程序”。佗十 I 存;川.十咸 二丁TmilTr. 5一 :;:r *听社.仝石塔鬥”T .-)-. j: |:图三三、办理文件时不能在批示单的相应栏目中填写批示意见。分析原因:OA 系统中批示权限栏目是和人员及所处环节绑定,如果前一环节发送时选错 后续环节或者后续处理人,在后续环节中将不能填写相关的批示意见。解决方法: 可以在“流程日志”或“办文跟踪”中查看当前公文所处在环节是否正确, 如果环节不正确,把公文返回上一环节,要求重发,或者请求 OA 系统管理员处 理。四、把其他公文“转发”成部门或公司收文是出错,如图四所示。水白网贡乍消見I 勰離負诘话圧;:卽廿壬从.鯉 I图四分析原因:0A系统中公文“转发”可以把公司发文、部门发文、文件专递等流程的文件转发为部门收文,“转发”公文的权限只有部门文书有,其他人员转发将会出错 解决方法:请部门文书进行转发。五、收到文件后转发成部门,原文件任然留在“待办”栏目中,将会导致待 办文件越积越多,怎么办?分析原因:收到公文后,点击“转发”按钮,就可以把外来文件转发成部门收文,外来文件的标题、时间、正文等将会转成部门收文的相关要素,然后通过部门收文流 程在部门内部流转,原外来文件将不必再在部门内部流转,因此可以送结束。解决方法:送结束。六、公文盖章处理完成后,发现正文错误,需要重新修改,撤销印章修改后, 发现正文无法打开,提示出错。分析原因:产生这个问题的原因是拟稿时采用了 MS Office 2007, MS Office 2007和电子签证存在兼容性问题,因此撤销印章时会产生错误。解决方法:起草公文时,使用MS 2003拟稿。七、删除文件时提示“公文已在流转中,删除失败!原因是您没有权限删除。 如需帮助,请与系统管理员联系”,文件不能删除。分析原因: 用户起草的公文在拟稿阶段具有删除权限,公文处于流转阶段时,只有系统 管理员具有相应的操作权限,其他人员没有删除权限。解决方法:联系系统管理员,请求删除。八、因操作不慎,公文在批示单、正文、送办理人或送办理环节时出错。分析原因:由于不慎或者对流程不熟悉造成的。解决方法:公文在流转过程中,权限和环节及角色绑定,只有在对应环节中对应角色可 以对某些内容进行修改,因此,发现出错时,可以返回对应环节进行修改,如果 无法返回,则请求系统管理员进行相应的操作。以上问题是比较常见的问题,在使用0A系统过程中,可能会发现其他问题, 我们将不断完善,不断满足需求,力争把0A系统建设成为公司公文流转的好帮 手。
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