行文管理规范为使公司公文处理建立科学、合理、规范的程序，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。本办法适用于公司各部门的公文管理。一、公文的种类通用的公文种类有：1请示请上级指示和批准，用“请示”。2报告向上级部门汇报工作，反映情况，用“报告”。3通知传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 4通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。5决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。6函平行的或不相隶属的单位（部门）之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。7会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。二、公文的格式公文一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印制版记等部分组成。 1.版头由发文单位全称或者规范化简称加“文件”两字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，版头可以用主办单位名称，也可以并用联署单位名称。2.涉及事业部秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。3.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 4.发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。 5.上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示” 应当在附注处注明联系人的姓名和电话。 6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 7.主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称，顶格排印。 8.公文如有附件，应当置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后，发文单位署名之前注明附件顺序和名称。 9.发文单位署名应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。 10.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文日期应当写明年、月、日，位于发文单位署名右下方。 11.公文除会议纪要以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。 12.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 13.公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。主题词位于抄送单位上方。 14.抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的上级、下级和不相隶属单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位名称标注于印制版记上方。 15.印制版记由公文印发单位名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。 16.公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。三、发文办理1.发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。2.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级单位协调或裁定。3.公文文稿送负责人签发前，应当由行政人事部进行校核。校核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。4.以本单位的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。5.公文正式印制前，行政人事部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序报原审批负责人复审。四、收文办理1.收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。2.收到上级单位下发或交办的公文，由行政人事部送负责人批示后办理。3.收到下级单位上报的需要办理的公文，行政人事部审核公文格式和发文流程是否规范。经审核，对符合本办法规定的公文，行政人事部应当及时送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经行政人事部负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。4.承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。5.公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级单位协调或裁定。6.送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。五、公文管理和归档1公文由行政人事部或发文部门专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。个人不得保存应当归档的公文。2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理 （立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。3属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。4文件由行政人事部负责或者该事项主办部门发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。5传阅文件由行政人事部专人负责收回，对领导指示的文件，行政人事部应及时组织传达和落实。收文批阅单序号来文机关来文 号文 件题 目拟办：领导阅示抄送行政人事部、财务部、法规部、开发部、营销策划部、工程部、材料设备部、预算部，另需抄送： 阅文签名承办情况备注发 文 单字第 号（日期 ）缓急密级签发：会签：主送：抄送：拟稿部门： 拟稿： 核稿：校对印发： 份数 ：主题词：标题：附件：