文件编号：RS-页数：共29页 第1页采购管理制度之非生产性物料采购1目的52适用范围53名词解释53.1非生产性物料53.2非生产性低值易耗品5办公文具类易耗品5餐饮类易耗品5清洁类易耗品5劳保类易耗品5办公家具及办公设施类易耗品5电脑及通讯类易耗品5物业维修类易耗品5礼品类易耗品6市场推广及企划类易耗品63.3采购申请单63.4框架采购协议63.5采购订单63.6送货单63.7到货单63.8异常处理单63.9增加新供应商或供应商变更申请单63.10退货确认63.11廉政共建协议64职责规范64.1采购归口部门职责64.2管理归口部门74.3需求使用部门职责74.4工程设备部74.5技术部（副总裁）74.6财务部74.7供应链采购部7 供应链总监（或副总裁）7 采购专员74.8法务部75管理程序85.1采购申请/审核85.2采购需求标准及技术确认85.3财务部审价（通过预算方式）及采购年度预算审核85.4实施采购85.4.1供应商选择85.4.2采购价格及金额、采购总量调整95.4.3采购申请处理周期95.4.4采购订单（合同）的执行操作95.4.5采购订单（合同）生成中财务审核95.4.6采购订单（合同）生成中法务审核95.4.7采购订单（合同）的变更或取消105.5检验和收货105.6发票校验105.7未执行完采购订单（合同）105.8质量问题处理105.9付款105.10供应商资讯管理105.11零星/紧急采购105.12廉政共建协议116参考文件116.1RS-FN-TAX.2 增值税发票管理制度116.2 员工奖惩制度116.3仓储管理制度之入库验收及领用规范116.4招标管理制度116.5采购管理制度之生产性物料采购117记录表式117.1独家采购说明书117.2标准合同审批表117.3非标准合同审批表117.4异常处理单117.5退换货处理跟踪单117.6廉政共建协议117.7供应商资讯修改申请单117.8FMRS-SC-PC.1.8 免招标审批表117.9购物申请书117.10采购申请单118记录保存119文件的有效性1110附录1310.1流程图1310.2附件14附件一：独家采购说明书1410.2.2附件二：标准合同审批单15附件三：非标准合同审批单1910.2.3附件四：异常处理单2310.2.4附件五：退换货处理跟踪单2410.2.5附件六：廉政共建协议2510.2.6附件七：供应商资讯修改申请单2610.2.7附件八：FMRS-S免招标审批表2710.2.8附件九：购物申请书2810.2.9附件十：采购申请单291 目的建立非生产性物料采购制度及流程，对非生产物料的采购(基础设施、装修等工程建设项目，基础设施及设备维修项目、安保、绿化、保洁、餐饮、公务租车、礼品、厂房租赁维护、专业咨询审计服务，人事代理、猎头、电力、电信等项目不在本流程规定范围之列)进行控制，以保证所购物料的品质、价格、交货期等符合需求，从而提高非生产物料采购工作的效率和质量，有效控制非生产性物料采购费用支出，提高工作效率及公司的综合管理水平。2 适用范围本管理制度适用于ReneSola Ltd及子属机构。3 名词解释3.1 非生产性物料非生产性物料是指指不直接进入产品及生产加工过程的物料，通常指经营过程中使用的物料，包括诸如备品、备件、产品及工艺研发所需物料、五金工具、包材、办公用品/用具、办公家具等。3.2 非生产性低值易耗品非生产性物料中单位价值在人民币贰千元（2000.00）以下（不含单位价值为人民币贰千元）或者单位价值超过人民币贰千元（2000.00）但是使用期限不超过一年（含）的各类物料定义为非生产性低值易耗品，非生产性低值易耗品按照用途主要分为如下几个类别：3.2.1 办公文具类易耗品办公所需的各类文具、纸张、便笺、信封、证书、铭牌、各类表单、打印机耗材、 机耗材、墨粉等易耗品。3.2.2 餐饮类易耗品公司员工及接待客户、来宾所需要的茶、咖啡、饮料及一次性餐/饮具等易耗品。3.2.3 清洁类易耗品清洁卫生所需的各类相关物品。3.2.4 劳保类易耗品根据国家及公司所在地有关法律法规需要为员工配备的劳保用品。3.2.5 办公家具及办公设施类易耗品办公所需办公家具、清洁工具、 机、打印机等及办公设施维修所需的配件设施等易耗品。3.2.6 电脑及通讯类易耗品电脑及配套设施、 机、打印机等现代办公设施及维修所需的配件设施及耗材等易耗品。3.2.7 物业维修类易耗品公司物业维修所需的易耗品。3.2.8 礼品类易耗品对外、对内以赠送、奖励为目的所需的各类相关易耗品。3.2.9 市场推广及企划类易耗品市场推广及企划所需的各类相关易耗品。3.3 采购申请单由申请部门提出的有序列号的内部申请，须是印制的并由请购人提交到采购部。3.4 框架采购协议Renesola和供应商之间确定价格，规格，技术参数，质量，交货付款条件等的长期协议，可以有预计，但不确定具体交货数量。3.5 采购订单Renesola向供应商下达的具有规定数量和交货期的交货指令，可以是在框架采购协议项下签订的订单，也可以是独立完整的采购合同。3.6 送货单供应商交货时的送货凭证，送货单上须注明采购订单号。3.7 到货单仓库开具的收货证明。3.8 异常处理单合格的非生产性物料领用后，在使用的过程中发现材料出现不良现象，使用部门将出具生产异常单，由品管部重新检验确认，品管确认不合格后，检验员将开异常处理单，由品管部经理和采购员作出退货、换货、让步接受等处理意见并签字确认。3.9 增加新供应商或供应商变更申请单当需添加供应商，由采购员填写的确认新供应商和更新供应商资料库的申请表。3.10 退货确认当物料品质出现异常需做退货处理时，来自供应商的同意退货的声明。3.11 廉政共建协议采购员和供应商首次签订采购订单时，和供应商签署的廉政共建协议或标准合同上的廉政共建声明条款。4 职责规范4.1 采购归口部门职责1) 本规定由供应链采购部归口实施，各相关部门配合实施。2) 如上面列出的豁免以外的所有购买的非生产性物料的其他项目应通过采购部购买，并有完整的审批流程以及相关单据。4.2 管理归口部门1) EHS部作为劳保用品归口管理部门，承担劳保用品国家标准监控、预算编制、采购计划和申请、领用监督等管理职责。2) 行政人事部行政团队作为办公文具类易耗品、餐饮类易耗品、清洁类易耗品、办公家具及办公设施类易耗品、物业维修类易耗品、礼品类易耗品等归口管理部门，承担预算编制、采购计划和申请、入库验收、领用管控等管理职责。3) IT部作为电脑及通讯类易耗品归口管理部门，承担预算编制、采购计划和申请、入库验收、领用监督等管理职责。4) 工程设备部作为生产设备/设施所需备品备件、五金工具等待归口管理部门，承担预算编制、采购计划和申请、领用管控等管理职责。5) 仓储管理部作为其他非生产性物流归口管理部门，承担承担预算编制、采购计划和申请、入库验收、领用管控等管理职责。4.3 需求使用部门职责需求使用部门负责提出需求申请，有使用部门各级负责人负责审核采购申请单，以确保需求的必要性，费用应在预算之内。4.4 工程设备部负责制订备品备件的采购月计划，在每月的最后一个星期一提交事业部负责人审批（批准时间限定在24小时以内），再由事业部负责人转供应链计划部。4.5 技术部（副总裁）负责审核批准主生产设备及所需备品、备件可行性及选型，确定技术参数。同时还负责工艺更改后材料变更的审核批准。4.6 财务部1) 审核预算，付款方式和价格。2) 财务部发票校验人员， 在收到发票后负责发票的校验及付款前的财务准备工作，完成后则进入财务付款流程。4.7 供应链采购部4.7.1 供应链总监（或副总裁）合同签订流程的监督执行，保证供应，保证选用供应商的竞争力。4.7.2 采购专员根据采购申请，寻找适合的供应商，执行询价比价流程，推荐供应商，准备采购订单，作为用户和供应商的桥梁，协调解决交货，质量，服务等问题；跟踪采购合同执行或取消；跟踪付款情况，提供财务部门付款所需的采购合同等信息。4.8 法务部负责采购合同法律符合性和法律风险的审核建议。5 管理程序5.1 采购申请/审核1) 各需求部门负责根据需求填写购物申请书 （见附件一：FMRS-SC-PC.1.9购物申请书），经部门负责人批准后，送归口管理部门进行库存情况、预算复核；复核后根据类别汇总，填写采购申请单（见附件二 ：FMRS-SC-PC.1.10采购申请单），并根据授权管理制度履行审批手续。2) 直接由管理归口部门管理的非生产性物料由归口管理部门有关责任人负责根据库存情况、采购计划及预算填写采购申请单，并根据授权管理制度履行审批手续。3) 请购物料属于固定资产的，需经固定资产审批流程批准。4) 采购申请单上各项信息需填写完整。5.2 采购需求标准及技术确认1) 对于所有采购申请单，请购部门需要填写或附上详细的技术要求，包括规格、型号、图片、产品用途、所需材质、物料的编码及规范描述书，如需加工制作的需有详细的技术图纸。新购设备的选型和标准确定或因工艺变动而使用的新辅料，须经技术部副总裁签字批准。2) 如是新物料，请购单位或请购人在提交到采购部之前需先在系统中进行物料编码的添加。3) 设备供应商资质及技术方案由技术部门负责审核，其他非标物料及服务的供应商资质由使用部门审核。4) 对于需要经过试用确定适用性和技术方案的设备，技术部和使用部门应选择多家供应商的类似设备作对比，以利竞争。5) 需求部门指定供应商独家采购，须填写独家供应商采购说明书并提供明确的唯一性理由。独家供应商采购说明书，须由部门高级经理/总监、事业部总监/(副)总经理批准。行政IT类产品指定供应商由CEO批准。5.3 财务部审价（通过预算方式）及采购年度预算审核采购申请单提交供应链采购部前，应提交财务部由预算主管专员进行年度预算审核及预算审价。5.4 实施采购5.4.1 供应商选择1) 采购金额在RMB2,000元至RMB5,000元之间的采购申请，采购专员无须进行三方比价，以提高工作效率；财务部通过预算审价的方式予以监控。2) 超过RMB5,000元以上的采购申请，采购专员须进行三方比价，竞价供应商名单和供应商推荐须由相应授权级别的经理或供应链总监批准。如果无法获得三方以上报价，采购专员需说明原因并获得批准。财务部通过预算审价的方式予以监控。3) 金额超过RMB300,000.