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档案分类规范第一条 为适应公司档案信息化发展需要,进一步规范公司档案的分类与编号, 根据中国石油化工集团公司现行企业档案分类规则,结合公司实际情况,制定本规范。第二条 公司档案分类以立档单位的全部档案为对象,依据本单位管理职能,结合档案内容、形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。第三条 一级类目的设置:(一)公司档案设置一级类目15 个,即党群管理类、行政管理类(包括经营管理类、生产技术管理类)、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部员工档案类、教育工作类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类;第四条 二级及二级以下类目,按照公司部门(车间)专业管理职能和档案形成特点设置(见附件1)。设置方法如下:(一)党群管理、行政管理、教育工作类的二级类目,按保管期限设置。(二)产品、科研、设备仪器类的二级类目,按专业性质设置。三级类目分别按产品类型、科研课题、设备仪器类型设置。授课:XXX(三)基本建设类的二级类目,按工程项目(或装置)设置。三级类目按阶段设置。(四)会计档案类的二级类目,按文件材料形式(名称)设置。三级类目按所属单项内容设置。(五)干部员工档案类的二级类目,按员工身份设置。(六)礼品类的二级类目,按制成材质设置。(七)声像类下设录像带、录音带、数字磁带(盘)二级类目,三级类目按内容设置。(八)荣誉类的二级类目,按奖品种类设置。(九)印章、照片类下设党群工作、行政工作二级类目。(十)光盘类的二级类目,按数据类型设置。第五条 全部档案应按一、二级类目分类。三级类目一般只作分类排架的依据,是否采用由各部门根据本单位档案数量、内容构成和形成特点确定。第六条 类目标识的构成:(一)一级类目采用阿拉伯数字01、02、03、04依次标识;(二)二级及二级以下类目采用阿拉伯数字0199 标识;(三)各级类目号之间、全宗号与类目号、类目号与年度号之间均使用间隔号“ ”隔开。案卷号(或件号)与其它代号授课:XXX之间,一律使用连接号“”相连。第七条 档号的结构:(一)档号一般包括全宗号、分类号、案卷号。全宗号按公司各车间、部门的编号标识(见附件三),一些类别档案还将年度号放入档号中。各类别档案的档号具体结构执行第八条规定。(二)分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,有扩展到三级类目的,还应包括三级类目代号。第八条 各类档案的档号标识方法与标识示例如下:(一)党群管理类、行政管理类、教育工作类档案的档号结构与标识为:XXX XX XX XXXX XXX件号年度保管期限一级类目全宗号例:106 01 01 2015 013第13 件2015年永久党群管理类公司办公室(二)产品类档案的档号结构与标识为:XXX 05 XX XXX案卷号二级类目一级类目授课:XXX全宗号例:107(04) 04 02 012第12 卷石油化工产品产品类监察部(分析化验)(三)科研类档案的档号结构与标识为:XXX 05 XX XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例:201(01) 05 03 002第2 卷石油化工科研类生产车间(天然气制氢)(四)基本建设类档案的档号结构与标识为:XXX 06 XX XX XXX案卷号阶段代号项目代号基本建设类全宗号例:202(02) 06 26 43 006第6 卷竣工图消防水池基本建设类动力车间(公用工程)1.小型工程、公用工程、民用建筑等档案的档号,可采用以下结构:授课:XXXXXX 06 XX XXX案卷号项目代号基本建设类全宗号例:301(02) 06 12 007 第7 卷变配电所基本建设类机电仪车间(电气)2.技改、技措项目档案的档号,可采用以下结构:XXX 06 XX XX XXX案卷号技改技措次数原项目代号基本建设类全宗号例:202(01) 06 05 61 006第6卷第一次技改技措液化气球罐基本建设类动力车间(油品)3.公用工程、民用建筑等有子项(分项)的项目,其子项编号由各单位档案部门确定。(五)设备仪器类档案的档号结构与标识为:XXX 07 XX XXX案卷号二级类目设备仪器类全宗号例:201(01) 07 01 005授课:XXX第5 卷炉设备仪器类生产车间(天然气制氢装置)(六)会计档案类档案的档号结构与标识为:XXX 08 XX XX . XXXXXXX案卷号年度财务部门代号二级类目会计类全宗号其中“财务部门代号”由公司档案部门根据实际情况确定。例:104 08 01 01 2015 016第16 卷2015 年财务部办公室凭证会计档案类公司财务部(七)干部员工档案类的档号结构与标识为:XX XX XX XXX案卷号二级类目一级类目全宗号例:106 09 01 015第15 卷干部档案干部员工档案类公司办公室(八)礼品类档案的档号结构与标识为:XXX XX XX XXXX XXX件号授课:XXX年度二级类目一级类目全宗号例:106 13 01 2015 013第13 件2015 年金属礼品类公司办公室(九)声像类档案的档号结构与标识为:XXX XX XX XX XXXX XXX盘号年度三级类目二级类目一级类目全宗号例:106 14 01 01 2015 013第13 盘2015年新闻录像带录像带声像类公司办公室(十)荣誉类档案的档号结构与标识为:XXX XX XX XXXX XXX件号年度二级类目一级类目全宗号授课:XXX例:106 15 01 2015 009第9 件2015 年奖杯荣誉类公司办公室(十一)印章类档案的档号结构与标识为:XXX XX XX XXXX XXX枚号年度二级类目一级类目全宗号例:106 16 01 2015 010第10 枚2015 年党群工作印章类公司办公室(十二)照片类档案的档号结构与标识为:XXX XX XX XXXX XXX序号年度二级类目一级类目全宗号例:106 17 01 2015 002第2 张2015 年党群工作照片类公司办公室(十三)光盘类档案的档号结构与标识为:授课:XXXXXX XX XX XXXX XXX盘号年度二级类目一级类目全宗号例:106 18 01 2015 006第6 盘2015 年图像光盘光盘类公司办公室第九条 件号、案卷号的编制:(一)件号,是指文件的排列顺序号。党群管理类、行政管理类和教育工作类档案的“件号”,是结合二级类目和年度进行编制的,即同一大类同一保管期限和年度下的文件,按文件归档的先后顺序从“001”开始标注文件号。(二)案卷号,是指案卷的排列顺序号。产品、科研、设备、基本建设等类档案的“案卷号”,是对档案号中最小一级类目下的所有案卷依次进行排列。如:产品类档案号中最小一级类目是二级类目,则其下面的所有案卷从“001”开始排列案卷号;会计档案类档案的“案卷号”,是在二级类目下,对同一财务部门的所有案卷跨年度地从“001”开始排列;干部员工档案类的“案卷号”,是在二级类目下从“001”开始排列。授课:XXX(三)印章、声像、光盘、荣誉、礼品、照片等类档案的枚号(或盘号、件号和序号),按二级类目对其下面的所有档案跨年度地从“001”开始排列。第十条 案卷的排架:(一)档案按大类分别排架,大类之间不得交叉混排。(二)党群管理类、行政管理类、教育工作类档案,分别按大类、保管期限、年度排架,即把同一大类的案卷按永久、30年、10 年分排,再将同一保管期限的案卷按年度排列。(三)产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类档案,分别按大类、项目(一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器)排架。其中基本建设类的图纸案卷,按专业顺序排列(见附件2)。(四)会计档案类档案,按会计凭证、会计帐簿、会计报表和工资奖金表分别排架。(五)干部员工档案类、礼品类、声像类、荣誉类、印章类、照片类、光盘类档案,分别按大类、二级类目排架。(六)底图对应其蓝图整理顺序,单独平放排列。第十一条 本规范适用于临沂沂河石化有限公司、沂河集团分公司。授课:XXX第十二条 本办法由公司办公室、财务部负责解释。第十四条 本办法自下文之日起施行。附件1:公司档案分类表一、二、三级类目代号 一、二、三级类目名称01 党群管理类01.01 永久01.02 30 年01.03 10 年02 行政管理类02.01 永久02.02 30 年02.03 10 年04 产品类04.01 石油产品04.01.01 燃料04.01.02 溶剂与化工原料04.01.03 润滑剂04.01.04 沥青04.01.05 焦04.01.06 其它04.02 石油化工产品授课:XXX04.02.01 基本有机化工04.02.02 合成树脂与塑料04.02.03 合成橡胶与合成胶乳04.02.04 氮肥04.02.05 其它04.03 精细石化产品04.03.01 催化剂04.03.02 石油添加剂04.03.03 合成材料助剂04.03.04 表面活性剂04.03.05 水处理剂04.03.06 其它04.04 石油化工机械产品04.05 其它05 科研类05.01 基本理论05.02 石油炼制05.03 石油化工05.04 精细石油化工05.05 分析测试05.06 仪表自动化05.07 高分子材料授课:XXX05.08 环境保护05.09 树脂加工应用05.10 其它06 基本建设类06.项目代号 二级类目项目代号由公司综合管
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