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财务费用报销制度及实施细则 为规范公司各种开支费用报销及付款程序,加强公司财 务管理,控制成本,切实保障公司利益,根据资金审批制 度和费用预算制度 ,特制定公司费用报销制度及实施 细则。第一部分:关于报销的审批流程及原则一、报销流程:1、一般的报销流程:经办人 本部门经理(或上级 主管)审查总监或财务负责人审核 总经理审批出 纳支付。二、审批原则:1、费用报销需经办人的主管领导批准,不得自行批准 自己的报销费用。2、不得逾越流程,不得未经直接领导审批,直接提交 公司总经理审批,不得未经财务人员审批直接提交公司总经 理审批。3、出纳必须凭由经总经理、财务负责人均签名后的报 销单支付相关费用,一旦发现违规操作,对出纳通报批评, 并实行扣除当月奖金 50%-100% 的处理,如造成经济损失, 由出纳及相关人员承担连带责任。三、报销、审批及审批的责任1、经办人:因公办理业务时应向对方索取相应的原始 单据,经济业务发生后应及时准确的填写报销单据,对经办 的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任,并有 责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。2、部门负责人:对本部门发生的经济业务进行确认及 对经办人提供的原始单据进行审核,对报销业务负有直接审 核责任,并有责任协助财务人员的审核工作。3、财务人员:审核报销的经济业务是否符合相应的规 定,审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求,审核 报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求 的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理 意见。4、公司总经理:对公司的费用进行全面管理,在授权 范围内审批公司的费用报销。第二部分 报销原则1、预算内的费用方可直接报销。2 所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则,严 禁假借他人的名义报销自己费用的行为。3、严禁报销虚假费用的行为。4、无预算或预算外的费用报销须经财务总监签署意见、总经理批准后方可列支5、每办一次业务,应该填写一张报销申请单。业务招 待费用、物资采购、餐费等不论金额大小,一律每发生一次 填写一张。笼统地在报销单上写上“X月”的费用,或多次 业务单据分不清的,财务部不予受理。6、所有费用开支,应“先申请、后开支、再报销”的 流程,财务人员应根据预算来审核和支付。相关预算外费用 在发生费用前,应该先书面请求总经理,得到批准后才可以 发生相关费用,坚决杜绝“先斩后奏”的现象,事先申请以 总经理签名的日期为准。总经理外出时,或本人出差在外遇 紧急情况时,应电话或邮件通知公司总经理,得到许可后才 可进行。事后应及时补充申请表,作为报销的依据。7、关于报帐时限:上月 28 日后至当月 28 日的期间费 用必须在当月报销,差旅费用必须在结束后三天内报销。逾 期单据,财务部不再受理,由此造成的损失,由报销人自己 承担。因单据不合要求,被退回按规定可以重新报销的,应在 5 个工作日内处理,并在报销单的附件上说明“上次退回 重新填列”,以区别在正常报销时限内的单据;被退回不得 重新报销的,下次拿回再报销的,一经发现,将严肃处理。 特殊延期(如外地出差时间较长) ,需提出书面报告,由总 经理签署意见后才可以报销。8、跨年度的费用必须在次年 1 月 15 号之前填单报销,年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用9、大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式, 超过 1 万元而用现金支付的,报销时必须详细说明原因,经 财务部审核,无正当的理由,一律退回。10 、 从出纳处领取报销款时,需报销人签名确认。对 于领款不方便的,需由他人代领的,本人应该出具书面代理 书,指定代理领款人。由代理人在领款表上签字,无书面代 理书,其他人不得代领,发放人员有权拒绝。出纳把代理书 附于领款表后。财务负责人不定期抽查款项是否如实发放。第三部分 提供原始凭证和报销单填写的要求1、因公发生经济业务时,经办人员必须向对方索取原 始单据。未取得原始单据或虚假的 原始单据一律不予报销。2、报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发 票或由财政部门监制的收据,以及预算报告、专项申请等附 件。原始单据必须真实、合法,与开支的内容一致。对于标 有“顾客(单位)名称”的发票务必由开票人填写相应公司 名称, 自己补充填写为无效发票, 不予受理。 无“顾客名称” 的发票,不需填写。另报告、申请等附件必须是经权限人员 签字同意的纸质件。3、各种类型的发票应该分开粘贴,并在粘贴单上标出共XX张,金额XX元。票据粘贴混乱,不注明张数、金额的单据一律退回。4、原始单据遗失的应尽量取得出票单位的原单据复印 件并盖上出票单位财务专用章,经财务部签署意见后方可报 销。5、报销单上所有内容均需完整填写,严禁用圆珠笔填 写报销单、严禁涂改,报销单的“经办人”务必由本人亲笔 签名,单据填写不齐全和涂改的,一律不予受理。第四部分:主要费用管理规定费用管理的把关人为财务人员,财务人员应遵循资金 审批权限和费用预算制度中的规定对每笔发生费用进 行核查,并及时对一些费用进行归集汇总,提供准确的财务 数据。一、业务招待费报销制度:1、本规定所称的业务招待费是指企业为生产、经营等 业务的合理需要而发生的对外交际、招待费用,包括招待用 餐、娱乐、安排酒店住宿、赠送烟酒及其他礼品等。2、员工因私事所发生的业务招待费由员工个人承担, 不得到财务部报销入帐,一经发现公司有权从该员工下月工 资中扣回多报销的业务招待费。3、员工支出业务招待费必须事前申请,其中业务招待 费每次低于 500 元或累计低于 2000 元的, 事前须经部门经 理同意;业务招待费每次超过 500 元或累计超过 2000 元的, 事前须经总经理同意。4、所有不经事先批准的业务招待费,一律由员工个人 承担。5、超审批金额外的业务招待费,一般不予开支,如有 特殊情况,须经总经理审核加签。6、员工在业务招待完成后,应及时将招待的情况和结 果向批准人报告,否则下一次的业务招待申请将不被批准。7、公司业务招待由市场运营部和人事行政部统一安排, 公司其他来客招待原则上由人事行政部统一安排。8、员工报销业务招待费时,须填写业务招待费开支审 批表,注明来宾单位、负责人、来宾人数、接待部门、事宜、 分管领导意见、在报经部门经理批准、财务部审核、总经理 批准后方可报销。二、差旅费报销制度:1、本规定所指的差旅费是指员工因工作需要,受公司 派遣前往异地洽谈业务、开发市场、协调关系或处理公司事 务,开会、学习的活动差旅费包括城际交通费、住宿费、出 差地市内交通费, 出差补贴费等项目; 不包括外出接待客户、 洽谈业务、 联络关系所需的招待费及购买材料、 配件的费用。(差旅期间的洗衣费、健身保健费及住宿房间内的有价商品 等,不予报销。 )2 、在途住勤补助统一标准为每天 40 元。3、出差天数的计算原则为:上午出发的,按一天计算, 下午出发的按半天计算;中午 12 点以前返回的的按半天计 算,12 点以后返回的按一天计算。4、因公外派参加会议、学习、进修、培训的生活补助 标准:在途期间的生活补助、交通费、按照前述规定报销, 会议、学习、进修、培训期间,主办单位统一安排食宿的, 不再报销各项补助;统一安排住宿,不安排伙食的,据实报 销住宿费,伙食费按每天 40 元报销。5 、员工出差前必须填写出差申请单 ,写清楚出差地 点、预计时间、出差目的,出差计划经部门经理审核签字, 由总经理批准,未经批准其出差费用不予报销;如紧急情况 可经总经理口头批准后出差,并在出差当日补填出差申请 单。6、需要事先借款的,必须在出差申请单上填写具 体的出差借款金额,凭审批后的出差申请单到财务部办 理借款预借差旅费。对于没有还清前次差旅借款,或者是虽 然没有超过上限,但计算不合理的,财务有权不予借款。7 、出差返回后应在 3 个工作日之内提交报销单,并于 报销时退回预借的多余的款项。三、文具办公费:文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一 律由营运部门 / 办公室统一采购, 其他员工不得私自采购。 报 销时应附填写完整的采购清单、电脑小票、供应商送货单, 详细列明所购商品的明细,仓管、结算部门的验收证明才可 报销。并做好各部门的领用存登记。如不能按规定提供附件 的一律不予报销。第五部分 附则一、本制度自颁布之日起生效。 一、本制度解释权归公司财务部。 二、以上条款未规定事项,由总经理决定后出台临时规定以 做说明。
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