物资管理系统一.目的：物资管理系统是为确保施工生产高效运行，实现节约 材料，降低工程成本，提高经济效益，充分发挥物资管理系 统在企业项目责任成本管理中的作用而研发的一款软件。物资管理是企业管理项目的重要组成部分，也是企业项 目生产前的重要而复杂的准备工作。对工程所需物资的计 划，采购和管理过程实施有效的控制，满足产品的质量，符 合设计要求，保证施工生产需要、优质、高效安全，确保项 目部综合管理目标的实现。二. 物资管理的主要任务1.保证生产的进行、及时、准确地按生产所需品种、规 格、数量保证生产的正常运行。2.节约物资消耗，合理利用、监督和促进生产中合理的 利用，降低物资消耗。三. 物资管理工作流程确定物资供应方案f申请计划f米购计划f确定米购范 围及方式（分部供、甲供、集中招标 （议标）、委托项目采购 或自加工四部分）f确定供方分类采购f签订供货合同f项 目到货检验点验入库f仓库保管f限额发放使用f财务核 销f剩余物资调配和处置。四. 工作程序：4.1 物资申请计划4.1.1. 物资计划是物资采购和供应的依据，编制物资计划 要实事求是，厉行节约，严禁冒估。4.1.2. 工程部严格按照 QEC 体系程序文件（中铁建电气 化局集团公司质量认证管理体系类似于ISO90001）的物资申 请计划表进行统一编制。4.1.3. 项目部工程师，根据各专业施工图纸，分站 .分区 间，编制“物资申请计划”除准确 提报物资名称、规格型 号、数量、质量外，还必须明确使用时间和用途。“物资申 请计划”经工程部长审核，总工程师批准后分别交项目部物 资部，中心料库，各作业队技术主管部门。4.1.4. 因设计或其它原因的变更引起的物资品种或数量 发生变动时，由项目工程部门编制“物资变更申请计划”。 项目工程部门在接到变更设计文件后十天内，应向项目物资 部门提供“物资变更申请计划”和变更依据。4.1.5. 四电专业（通信、信号、电力、接触网）物资申请 计划格式统一。分类做申请计划专业料，通用料。申请计划 至少要提前 1 月申请，申请计划要周全避免重复采购增加成 本。队内采购小五金料至少提前 3至7天申请。4.2 物资采购计划4.2.1. 对建设单位或局统一组织招标采购的物资，由项目 部物资部根据其核定数量编制“物资采购计划”， 经物资部 负责人审核，项目经理批准后，给生产厂家发“定货通知单” 根据施工进度计划督促厂家尽快供货。4.2.2. 对项目部负责采购的主要物资，由物资部编制物资 采购计划，经单位主管领导审批后，上报公司公开招标采购。 一般物资由物资部编制采购计划，经单位主管领导审批后， 货比三家，经济合理的组织货源4.2.3. “物资采购计划”应准确填写物资名称，规格型号， 计量单位，数量，必要时提供图纸和技术要求。4.2.4. “物资采购计划”需附编制说明，其主要内容有： 编制依据，使用项目或地点，要求供货时间，收货地点（到 站）运输方式及收货单位详细地址，邮编，收货人及联系电 话等。4.2.5“. 物资采购计划”需要变更或接到工程部提供的“物 资变更计划”时，由物资部重新提报“物资补充采购计划” 或变更通知并说明变更理由，紧急情况可电话通知，书面资 料后补。4.2.6. 编制物资采购计划时 .必须先查清库存情况，凡是 库存材料能够满足设计要求，质量合格的材料，均不得再采 购，对工程中需使用代用材料，需经工程部、安质部批准同 意后，方可代用。4.2.7. 委托加工的材料，要择优选定加工单位，签定加工和供货合同，提供零件图、明确加工所需要原材料的材质规 格，符合设计要求，保证质量明确交付日期等款项。4.3 物资采购与合同4.3.1. 物资采购供应必须遵守国家、地方有关政策法规， 按照集团公司设备物资招标采购管理办法及公司的有关 要求，遵循市场经济规律开展采购工作。依据施工生产需要， 有序地安排采购，避免盲目采购造成积压。坚持“货比三家” 和“招标采购”，在质量可靠、价格合理的前提下确定供方， 完成采购任务。甲供物资要结合业主的供应方式，明确供应 接口和相关事宜。4.3.2. 施工中工程防护材料、金属制品、化工材料、工 具杂品、油料、低质易耗品的采购坚持在当地选择价格较低， 有质量和信誉保证的合格供应商定点集中采购。4.3.3. 辅材在当地一次性采购金额超过 2000 元以上的 原则上用转帐支票支付，确需现金支付的，应征求主管领导 和财务部门的同意。4.3.4. 不具备招标采购标准的物资订货应有项目经理、 项目总工、物资主管、财务主管以及工程技术人员共同研究， 以增加物资采购的透明度。4.3.5. 在与供货商签定购销合同时，应认真核对物资型 号规格、数量、技术要求、交货时间和地点是否与计划相一 致，做到准确无误。4.3.6. 订货合同的签订须经项目经理、施工技术、物资 部门共同会签方可生效。4.3.7. 合同签定后要进行登记建立台帐，物资部门要做 好催运进货。4.4 物资到料入库进库材料的验收：实行层层检验制。4.4.1. 对已经组织进库的直发，厂发，市场采购以及加工 订制的物资，中心料库管理员要把质量关，一切未经检验的 物资不得入库，不得上帐，不得发放。4.4.2. 物资人员先要自检，材料入库前要对所到的材料数 量、型号、质量、规格等进行认真的核查，确认完全合格后 方可将材料入库同时做好到料登记。4.4.3. 进库物资根据订货合同（加工合同）进料凭证，技 术证件分别采取验质，点数，过磅，标尺，换算，量方等方 式进行验收，一般物资可采取直观验收，技术条件复杂的物 资应会同技术.安质和监理人员共同开箱检查、验收，验收后 填写“材料到货检验记录表”,设备还填写“设备开箱检查记 录表”。一般少量物资应在当日八个工作时内验收完毕，大 批量物资的验收可适当延长验收时间，但最多不得超过 7 天。4.4.4. 经验收发现不合格的产品，管理员要予以标识（不 合格产品）按不合格品控制程序进行处理，做好记录并 向上级主管部门和厂方报告。4.4.5. 经检验合格的物资，仓库管理员应及时填写到料登 记，详细登记材料名称，规格，单位，应收，实收数量，供 应单位，到料日期，发站，车号及运单号，收料人，质量状 况，根据到料登记仓库管理员填写到料报告单，上报物资部 或上级主管部门。4.4.6. 对需委托检验的材料及时与有检验资格的单位联 系、委托检验获取检验报告，保存检验报告。4.5 物资分配计划“物资分配计划”物资部根据工程部提供的分站分区间 用料计划，按照项目部针对各作业队任务的划分统一调剂， 由中心料库根据各队的限额领料卡分配各队用料，各队物资 员要建立，健全物资计划，分配台帐，详细记录本队管段内 的物资计划数和到料数量，还要记录各班组需要的计划数和 消耗数量。4.6 物资储存和保管4.6.1. 物资设备的保管要根据各类物资的特点，采取有效 的保管措施，建立分健全保管制度。按生产厂别、品种标号、 出场和进场日期不同，分别堆放。“四号定位”即为库号、架 号、层号、位号定位。严禁不同品牌、不同规格、不同批号 的物资混杂存放。4.6.2. 库存物资要分类摆放，堆码要整齐，美观，安全可 靠，悬挂料签，标志明显，帐，卡，物经常保持相符无误。管库员要坚持循环自点，月末盘点制度，发现盈亏要查明原 因，严肃责任，及时处理。4.6.3. 未验收入库和代保管物资，应单独存放，妥善保管， 未经领导同意不得动用。4.7 物资出库物资的发放：实行限额领料制度4.7.1. 掌握各站或区间工程计划数量，发放数量以计划数 量为依据发放并建立物资台帐及时更新。 严格执行单到料出的原则，做到发料有凭证，限额领料卡是 仓库发料的唯一依据，不得以任何形式代替，4.7.2. 发料时管库员要实行帐，卡，凭证，实物“三检查” “三核对”制度，并及时把料备齐，并与收料人办好交接， 保证发料无误。三检查：1）检查领（发）料凭证是否正确无误；2）检查发出的物资品名，型号，规格，数量是否相符；3）检查应附的技术证件和有关单据是否齐全。三核对：1）帐，卡与发料凭证核对；2）发料凭证与发出的实物核对；3）结存实物与帐，卡核对。4.7.3. 工机具发放要建立个人台帐 , ,一旦发现质量问题及时上报物资部.零星材料和劳保分类发放.4.8 物资的统计和材料帐业务的管理：4.8.1. 物资部设一名物资资料员，负责项目部全线厂供料 材料款项承付的点收，自购材料款的点收，发料单的收集， 统计，汇总，建帐，材料报表的统计，会同财务对帐，限额 领料卡的核销等业务。4.8.2. 各作业队点收单的入帐，开发料单建立材料帐，限 额领料卡的统计，核算由管库员兼管。4.8.3. 厂供料款的点收业务：物资部资料员收到财务交来 的厂供料托收资料后，要认真核实供料合同，各队上报的到 料报告单，注明的材料单价，数量，规格，全额是否相符， 核实无误后方可开据“物资点验单”物资点验单一式三份， 一份自留，作为自己建立台帐的收入凭证，另一份会同托收 单交财务予以报销列帐，厂供料到达仓库时，点收单直接作 为该库的收入予以列帐，不必再开据调拨单。4.8.4. 物资资料员在发现材料的单价，数量，规格有误时 及时向主管领导汇报，协调并与厂方退换。4.8.5. 自购材料的采购和材料帐的点收，各作业队零星用 料根据生产任务的需要编制月自购材料申请计划报项目部， 物资，工程部审核，项目部主管领导审批后方可进行采购， 未经批准项目部资料员不予点收进帐，特殊情况可电话请 示，资料后补。4.8.6. 经领导批准同意就地采购的物资，各队进量定点采 购，月末结帐，月末将采购发票报项目部物资资料员点收入 帐，“物资点验单”同样按条列帐处理。4.8.7. 材料明细帐的管理由中心料库资料员和各作业队 管库员要建立建全材料明细台帐，详细记录材料名称，规格， 单价，全额，作到收入，支出，结余明悉清楚，帐，卡，物 相符准确无误。4.8.8. 中心料库对各作业队管库员依据限额领料卡发出 的材料，名称，规格单位，单价，数量，金额务必准确，月 未电子版交物资部资料员。4.8.9.材料异动报表 项目部资料员月末要督促各队管库员及时收集发料单以便 汇总造表。4.9 回收物资及工机具的保管.保养:4.9.1. 工程剩余的材料，班组要及时回收，返回料库并办 理退料手续，料库应组织人员清理，配套退回材料以便再用。4.9.2. 要定期进行工机具的维护，保养工作，如手扳葫芦， 整杆器等。废旧物资的回收:1. 废料分为:废旧光电缆. 线材. 软线.光电缆或线材缆盘. 钢轨夹板.等.2. 四电工程使用的废旧光电缆 . 线材等，目前的价格特别昂贵，管理的好坏在工程成本中占有较大的比重，为此各 级领导要高度重视，从线盘出库那一刻都要安排专人看管， 要落实到人，直至将剩余的短线头收回料库为止,以重量计算 统一回收并建立回收档案。4.10.物资盘点1.工程部门密切配合物资部门进行材料盘点.2.做到月盘点,季度盘点,年度盘点.每站施工完毕后站盘 点及时上报物资部.