北京英斯泰泰克视频频技术有有限公司司操 作 手手 册手册名称：采购业务应应用操作作手册适用部门：采购部门、多多媒体部部门编写人员：项目组编写日期2003年年5月116日对口支持业务采购部门张国桢业务问题、操操作问题题多 媒 体体董 欣业务问题、操操作问题题总 调 室室沈 恒业务问题、操操作问题题技术财 务 部部白晓宇软件问题、错错误提示示计 算 机机网络、硬件件、系统统故障目 录一、部门职职责：2二、部门岗岗位划分分：2四、英斯泰泰克采购购管理系系统业务务处理流流程：3五、部门日日常业务务系统处处理：45.1、日日常业务务类型的的界定：45.2、应应明确的的问题：55.3、基基础档案案：55.4、期期初录入入65.5 普普通采购购流程85511 采购购请购85522采购订订单（合合同）115533采购请请款（国国内部分分）125544普通采采购到货货流程处处理：1556帐表表管理24六、月末结结帐25一、部门职职责：采购部门的的日常工工作在EERP系系统处理理中主要要工作有有：1、 维护供应商商资料，进进行供应应商资料料的维护护和添加加，加强强供应商商资源管管理。2、 及时录入、审审核采购购订单，为为总调室室安排生生产提供供依据。3、 及时取得客客户开出出的采购购发票，录录入系统统，并及及时送交交到财务务。4、 准确掌握采采购发票票和采购购入库单单之间的的对应关关系，做做好采购购结算，确确定采购购成本5、 及时、全面面掌握供供应商供供货质量量、价格格，优化化供应商商结构6、 作好各种采采购统计计，需款款分析，为为决策层层提供分分析数据据。二、部门岗岗位划分分：采购助理：采购管管理模块块供应商商分类、供供应商档档案、采采购订单单/采购购到货单单/采购购发票的录入入、账表表查询。采购经理：对于采采购订单单的最终终审核、对对于账表表查询、供供应商分分析质检员：检检验所购购的原材材料质量量，对不不合格的的通知采采购人员员作到货货退回，对对合格品品出据质质检单；检验公公司产成成品的质质量情况况，出据据质检单单方可以以进行入入库处理理和发货货处理。总调室人员员：内请请购单录录入审核核、部分分采购订订单的录录入三、采购管管理模块块的作用用及与其其他模块块的关系系采购管理模模块可以以对采购购业务的的全部流流程进行行管理，提提供请购购、订货货、到货货、入库库、开票票、采购购结算的的完整采采购流程程四、英斯泰泰克采购购管理系系统业务务处理流流程： 业务编号PU-0001业务名称采购入库业务流程简简述各有采购申申请权的的部门根根据需要要办理请请购单，计计划管理理室审批批请购单单，国内内、国外外采购部部门根据据审批后后的请购购单寻找找供应商商，询价价、谈判判、订合合同，采采购经理理审批采采购合同同，在货货物到达达后，采采购员和和质检部部初检，质质检部和和库房复复检，合合格品由由库房填填制采购购入库单单办理入入库，库库房主管管审核入入库单，采采购员收收到供应应商发票票时参照照采购入入库单录录入采购购发票，财财务部门门审核采采购发票票，采购购部（或或财务部部）对采采购入库库单和采采购发票票进行核核销处理理。流程适用范范围公司计划及及生产部部门的采采购需求求相关岗位及及权限岗位系统操作权限请购员录入请购单单请购单录录入计划员审核请购单单请购单审审核采购助理录入采购订订单采购订单-录入入采购经理审核采购订订单采购订单审核采购助理录入到货单单/退货货单到货单录录入库管员录入采购入入库单采购入库单单录入库房主管审核入库单单采购入库单单审核采购员录入采购发发票采购发票录入财务部审核采购发发票采购发票审核财务部核销采购入入库单和和采购发发票采购管理核销系统提供的的查询、统统计账表表系统列表请购单列表表、采购购到货单单列表、采采购订单单列表、采购入库单单列表、采采购发票票列表系统统计表表到货明细表表、采购购明细表表、入库库明细表表、结算算明细表表、未完完成业务务明细表表、费用明细表表、增值值税抵扣扣明细表表、采购购综合统统计表、采采购计划划综合统统计表系统账簿在途货物余余额表、暂暂估入库库余额表表采购分析采购成本分分析、供供应商价价格对比比分析、采采购类型型结构分分析、采购资金比比重分析析、采购购费用分分析、采采购货龄龄综合分分析备注1.企业应应该就期期初已经经收到供供应商的的发票但但货物尚尚未入库库的发票票和货物物已入库库但尚未未收到供供应商发发票的入入库单作作为采购购系统的的期初数数据录入入，以利利于以后后的核销销处理。录录入完毕毕后再进进行采购购的期初初记账。2.简化计计量单位位组，钢钢板以张张为主计计量单位位（采购购、规划划、领用用均以张张为单位位），放放弃包的的单位，钢钢管以根根为主机机量单位位（采购购、规划划、领用用均以根根为单位位）系统流程：1、 总调部门根根据生产产任务考考虑库存存量结存存、安全全库存等等因素进进行规划划运算，规规划生成成采购计计划。由由总调、财财务、总总工进行行确认，审审核完毕毕后，最最终由总总调在系系统中进进行审核核，进行行打印下下发到采采购部门门。2、 采购部门根根据总调调室下发发的采购购计划，进进行对外外的询价价、订货货处理，在在系统内内拷贝生生成采购购订单。3、 采购订单由由本部门门经理、总总调进行行审核，手手工审核核完毕后后（具体体手工审审批流程程参考公公司相关关采购合合同管理理规定），由由总调在在采购管管理模块块内对采采购订单单进行审审核。4、 供应商材料料送到后后，由采采购人员员在采购购管理模模块中添添置到货货单通知知单，进行打打印，库库房根据据到货通通知单，通通知质量量检验人人员进行行材料入入库前检检验。5、 质量检验人人员对入入库材料料进行检检验，检检验合格格后填写写质检单单；凭采采购人员员的到货货通知单单和质检检单，库库房记账账人员在在库存系系统根据据采购到到货单生生成采购购入库单单进行打打印（一式55联？财财务、库房、总总调、采采购），库房房管理人人员点收收实物后后手工在在采购入入库单上上进行签签字，由由仓库主主管在系系统内进进行采购购入库单单审核。6、 采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购结算，同时作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估结算。五、部门日日常业务务系统处处理：5.1、日日常业务务类型的的界定： 采购类型分分类：分分为材料料采购、商商品采购购、国外外采购，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型，从以上3种分类中进行选择。 业务类型按按照结算算情况分分为两种种进行界界定： u 普通采购业业务：无无论付款款方式是是赊购还还是现结结，如果果采购的的货物要要入仓库库，在增增加销售售订单时时选择业业务类型型为普通通采购业业务。具具体操作作见普通通采购业业务处理理流程u 直运采购：采购的的商品不不经过公公司库房房，直接接将商品品从供应应商处发发送到客客户方的的采购业业务，在在增加采采购订单单时选择择业务类类型为：直运采采购。具具体操作作见直运运采购业业务处理理流程。因为两种处处理方式式的业务务核算存存在不同同，所以以在增加加采购订订单时一一定要区区分清楚楚。5.2、应应明确的的问题：1. 各个存货应应尽量简简化该存存货所使使用的计计量单位位个数， 以已有的存货为例：2. 钢板和钢管管设定浮浮动换算算率，钢钢板只有有张和公公斤两个个计量单单位，其其中张是是主计量量单位（各各个系统统都如此此），采采购时的的包必须须换算成成张。 钢管只只有根和和公斤两两个计量量单位，其其中根是是主计量量单位（各各个系统统都如此此），其其他存货货都遵循循这个原原则，能能用单计计量单位位的尽量量用单计计量单位位，必须须用多计计量单位位的存货货要和其其他系统统关键用用户协商商3. 存货档案维维护和添添加由总总调度室室完成，采采购部门门如果用用到存货货档案中中没有的的存货，要要及时通通知总调调度室添添加，并并告知该该存货的的相关信信息。总总调度室室添加档档案时要要遵循对对换算率率的要求求，另外外要注意意: 一一种存货货只能有有唯一的的编码，唯唯一的名名称，对对于同种种存货但但不同规规格型号号的存货货要给不不同的编编码和名名称；.存货档档案中的的存货属属性和计计量单位位应录入入准确；存货档档案中的的存货参参考成本本应该尽尽量录入入，以方方便规划划资金的的使用；存货档档案中的的存货提提前期应应该尽量量准确，以以便总调调度室合合理规划划生产和和采购的的日期；对于比比较重要要的存货货要在存存货档案案中设立立安全库库存、最最低库存存和最高高库存，从从而为资资源的合合理配置置提供基基础资料料，才可可以实现现库存预预警4. 供应商档案案由采购购经理维维护，新新增供应应商时由由采购关关键用户户录入，要要注意：供应商商的档案案应该尽尽可能完完整，以以方便以以后的使使用；供供应商的的的编码码、名称称、简称称必须唯唯一，各各部门要要做好沟沟通工作作，杜绝绝出现多多种称谓谓，供应应商的全全称必须须准确；供应商商档案的的其他部部分要尽尽量填写写清楚，为为往来管管理提供供坚实准准确的平平台，达达到资源源共享的的目的；供应商商的税号号、开户户银行尽尽量填入入，为开开出和收收到增值值税票作作准备5. 采购单据处处理时应应该首先先明确该该笔采购购行为所所采购的的货物是是否要入入库，如如果要入入库则业业务类型型选择普普通采购购，如果果不需要要入本公公司的仓仓库，直直接运到到客户那那里，则则业务类类型选择择直运采采购6. 有可能在企企业的采采购业务务中，由由于运输输、装卸卸等原因因采购的的货物会会发生短短缺毁损损，应根根据不同同情况，作作出相应应的账务务处理。属属于定额额内合理理损耗的的，应视视同提高高入库货货物的单单位成本本，不另另作账处处理；运运输部门门或供货货单位造造成的短短缺毁损损，属于于定额外外非合理理损耗的的，应根根据不同同情况分分别进行行账务处处理。因因此企业业应在此此事先设设置好本本企业可可能发生生的非合合理损耗耗类型以以及对应应的入账账科目，以以便采购购结算时时根据具具体的业业务选择择相应的的非合理理损耗类类型，并并由存货货核算系系统根据据结算时时记录的的非合理理损耗类类型自动动生成凭凭证5.3、基基础档案案：基础础档案填填加：供供应商分分类增加加：原则则1-22-2-2供应应商分类类编码：供应商商分类编编码必须须唯一。 供应商分类类名称：可以是是汉字或或英文字字母，不不能为空空修改分分类：只只能修改改分类名名称。删删除分类类：已经经使用的的不能删删除、存存在下级级的分类类不允许许删除。操作路径：【采购管理】【设置】【分类体系】【供应商分类】供应商档案填加：本功能完成对供应商档案的设置和管理。供应商档案：供应商编号原则供应商分类+顺序号（三位） 供应商全称、供应商简称、供应商所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等供应商档案修改：除供应商档案编号外，其他信息日常进