某集团总工办资料及档案管理试行办法第一章 总总则第一条 为为规范总总工办资资料及档档案管理理工作，特别是项目前期资料及档案的管理工作，充分发挥资料及档案在工作中的作用，按集团公司档案管理办法、技术管理办法及行业相关档案管理规定，特制定本办法。第二条 总总工办资资料及档档案是指指在技术术管理、项项目前期期等工作作中直接接形成具具有保存存和利用用价值的的文件材材料，工程项项目前期期档案是是我公司司档案的的重要组组成部分分。第三条 总总工办资资料及档档案管理理的基本本原则是是：统一一管理，及及时收集，适适时移交交，合理利用用。第二章 档档案管理理体制、职责及分工第四条 在在集团公司司的统一一领导下下，总工工办主任任负责本本部门资料料及档案案管理工工作，各主管管负责本管管辖项目目文件资资料的收收集工作作，兼职职档案员员负责资资料及档档案归档档工作，总工办办档案管管理工作作网络图图见附件件1。第五条 总总工办负负责本部部门的资料及及档案管管理工作作，其主主要职责责是加强本部门技术术管理及及项目前前期文件件材料的的收集、保保管工作作，及时时向集团团公司移移交项目目前期工工作中产产生的文文件材料料。第六条 兼兼职档案案员资格格（一）兼职职档案员员需经档案案管理知知识、档档案管理理制度和和工程项项目知识识培训合合格后，方方能上岗岗。（二）兼职职档案管管理人员员应保持持相对稳稳定第三章 资料及及档案收收集、归归档和移移交第七条 资资料及档档案收集集范围（一）总工工办评先先材料、创优争争先活动动材料、工会方面面工作材料料，协会会、学会会、社团团方面工工作形成成的具有有保存价价值的文文件材料料。（二）部门门管理工工作形成成的总经经理办公公会议材材料、工工作简报报、会议议记录、纪纪要、工工作计划划、总结结、考核核工作形成成的文件件和材料料，招标标文件和和招标限限价审查查工作收收集或形形成的记记录及资资料，部部门岗位位职责、职职工教育育、进修修、培训训方面文文件及材材料。（三）前期期工作中中的项目目建议书书、项目目可行性性研究报报告、工工程初步步设计报报告、技技术审查查意见、项项目请示示、批复复、协议议、合同同等文件件及资料料。（四）参与与生产企企业技术术改造及及解决相相关技术术问题形形成的资资料。（五）参与与工程建设设技术审审查、方方案调整整、重大大设计变变更工作作中形成成的材料料，参与与解决建设设工程技术术问题工工作中收集的资资料。第八条 资资料归档档时间 在每项工作作结束或或告一段段落后必须及时时归档。 第九条 归归档要求求（一）归档档的文件件材料应应齐全完完整，能能准确地地反映管管理工作作、项目目前期工工作、参参与工程程建设活活动及其其他各项项活动的的真实内内容和过过程。（二）编制制较为完完整的案案卷分类类目录并并编号（分类编号号方案见附附件2，分分类表见见附件33），卷内文文件暂按按归卷时时间顺序序编目。（三）形成成的文件件材料，一一般归档档一式一一份，对对重要的的和使用用频繁的的应适当当增加保保存份数数。（四）凡归归档的文文件材料料，应做做到线条条、字迹迹工整、清清晰、纸纸质优良良、签署署完备。书书写材料料用碳素素墨水或或蓝黑墨墨水，禁禁止使用用铅笔、圆圆珠笔、复复写纸、红红墨水、纯纯蓝墨水水书写，以以利于资资料及档档案的保保存。第四章 项目前期期工作资资料及档档案管理理第十条 项项目前期期工作资资料及档档案是指指从建设设项目的的提出、立立项、可可行性研研究、初初步设计计阶段的的勘察、设设计、审审查、审审批过程程中直接接形成的的具有保保存价值值的文字字、图纸纸、图表表、声像像及电子子文件等各各种不同同形式文文件材料料。第十一条 基本建建设项目目前期工工作资料料及档案案是总工工办档案案的重要要组成部部分，应应加强收收集、归归档、整整理、保保管和移移交工作作。第十二条 资料的的收集应应做到与与项目前前期工作作同步进进行。第十三条 基本建建设项目目前期工工作资料料及档案案的移交交。工程前期工工作结束束时，按照照相关规定定将项目目前期工工作文件件材料移移交给项目工工程建设设管理部部门，对对本部门门有利用用价值的的资料留留一份复制制件。设计计报告及设计图电电子版本本与纸质质档案同同时移交交。基本建设项项目前期期资料及及档案移移交时，移移交单位位要编制制档案移移交清册册和案卷卷目录，交交接双方方在清点点核对确确认后，在在移交清清册上签签字、盖盖章，交交接双方方单位负负责人签签字。档档案移交交清册应应一式四四份，交交接双方方各存两两份。第五章 档案信信息利用用第十四条 要充分分发挥部部门管理理、前期期工作、审查、咨询等技术活动过程中形成文件的作用，积极开发档案信息为部门各项工作服务。第十五条 建立健健全档案案查阅、借借阅和审审批制度度(参见见附件44)，严严格执行行档案查查阅、借借阅审批批程序，建建立档案案借阅登登记台帐帐，并统统计档案案利用效效果。第六章 其他第十六条 本办法法自发布布之日起起试行。- 1 -附件： 集团公司总总工办资料档案管管理网络络图部门负责人集团公司总工办水利水电主管兼职档案管理员排水主管供水主管附件2：集团公司总总工办资料及档案案分类编编号方案案为提高部门门资料及及档案管管理水平平，促进进资料及及档案管管理规范范化，使使档案能能更好地地为部门门各项工工作服务务，特制制定本方方案。第一条 档档案分类类 1一级类类目的设设置。根根据总工工办资料料及档案案特点，一一级类目目共设置置五个，有有些档案案难以归归入以下下大类的的，可根根据实际际需要增增设一级级类目。A 党群工工作类 B 部门管管理类C生产技术术类D前期工作作类E 基本建建设类2二级及及二级以以下类目目的设置置。二级级及二级级以下类类目按部部门管理理职能和和资料及及档案的的形成特特点设置置。分类类表中设设置的二二级类目目，是部部门资料料及档案案分类的的基本二二级类目目，可结结合实际际需要增增设或减减少二级级类目。二二级以下下类目设设置，可可参照分分类表中中的基本本范围，结结合工作作特点按实际确确定，但但分类层层次不宜宜过多。2.1 党群工工作类、部门管理类、生产技术管理类档案分别按时间-问题分类设置二级及二级以下类目。2.2 前期工工作类和和基本建建设类档档案二级级类目按按专业设设置，三三级类目目按项目目项目设设置。3类目标标识：3.1 一一级1类目标标识：采采用大写写英文字字母A、BB、C、DD、E。3.2 二二级及二二级以下下类目二二级类目目编号：采用阿阿拉伯数数字011999标识。3.3 阿阿拉伯数数字标识识的类目目层次中中间用间间隔号“”隔离开开，大写写汉语拼拼音字母母与阿拉拉伯数字字之间不不加间隔隔号。4. 类目目标识示示意：例1：20010年部门总总经理办办公会议议材料B 部门门管理工作作类 (一一级类目目)B01 管理理工作综综合 (二级类类目)例2：金佛佛山水利利工程项项目建议议书 D 前期期工作类类(一级级类目)D01 前期工工作水利利水电专专业(二二级类目目)D01.001 前期工工作项目目 (三级级类目)第二条 资资料及案案卷排架架（一）党群群工作类类、部门门管理类类、生产产技术管管理类档档案，分分别按大大类、年年度、问问题排架架，即把把同一大大类的案案卷首先先按年度度分排，在在各年度度内，再再将同一一问题的的案卷按按时间顺序序排列。（二）前期期工作类类、基本本建设类类分别按按大类、专业、项目（一个项目、一项工程、一台设备仪器）排架。第三条 资资料及档档号编制制（一）部门门资料及及档案的的档号由由分类号号、案卷卷号组成成。1党群工工作类、部门管理类、生产技术类分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。2前期工工作类、基基本建设设类资料料及档案案，分别别以最低低分类类类目编写写案卷顺顺序号，便便于补充充案卷。3分类号号与案卷卷号中间间用间隔隔号“-”隔离开开。4档号示示意例：20110年部门总总经理办办公会议议材料B01.220100-02 案案卷顺序序号(220100年部门管管理类第第2卷) 年度度号 部门管理工工作综合合 (二二级类目目) 部门管理工工作 (一级类类目)例：项目前前期工作作资料:金佛山山水利工工程项目目建议书书D01.002-001 案卷卷顺序号号（第11卷项目目建议书书） 金佛佛山水利利工程项项目(三三级类目目) 水利利水电类类项目(二级类类目) 前期期工作类类(一级级类目)第四条 检检索工具具依据本标准准设置一一级类目目，结合合各类档档案管理理的特点点，对部部门资料料及档案案进行登登记著录录，建立立资料及及档案检检索体系系。编制制案卷目目录、案案卷文件件目录（全全引目录录）、分分类目录录（一）案卷卷目录 案卷目录是是以全宗宗为单位位登录案案卷的题题名及其其他特征征并按案案卷号次次序编排排而成的的一种档档案目录录。（二）案卷卷文件目目录（全全引目录录）案卷文件目目录（全全引目录录）是以以全宗为为单位将将案卷目目录与卷卷内文件件目录相相结合按按一定次次序编排排而成的的一种档档案目录录。（三）分类类目录分类目录是是依据分分类表按按照分类类标识以以一定次次序编排排而成的的一种档档案目录录。第五条 本本方案由由本部门门负责解解释、说说明。附件3: 集团公司总总工办资料及档案案分类表表一级类目名称及代号号二级类目名称及代号号三级类目名称及代号号基本范围A党群工作类类01党群工作综综合1.党务工工作（1）评先先进材料料（2）创优优争先活活动材料料2.工会工工作 3.协会、学学会工作作 （1）全国国大坝协协会（2）重庆庆市水利利学会（3）重庆庆水利造造价协会会、质量量协会B部门管理类类01 管理综合1.上级颁颁发的本本部门应应贯彻执执行的有有关文件件2.总经理理办公会会议材料料、工作作计划及及总结3.工作简简报及资资料4.行政办办公会议议记录、纪纪要、决决定5.来往函函件、技技术交流流6.考核材材料7.其他行行政事务务方面的的材料02 审计工作作1.上级机机关颁发发的本部部门审计计应贯彻彻执行的的有关文文件2.工程招招标审核核记录3.工程招招标审核核资料03人力资源管管理1.机构设设置、人人员编制制、岗位位职责方方面的文文件材料料2.职工教教育、进进修培训训方面的的文件材材料 C生产技术类类01生产技术综综合1.参与项项目技术术改造的的资料2.参与解解决相关关技术问问题的资资料3.其它它资料D前期工作类类01水利水水电按项目设置置三级类类目在同一项目目内1.项目建建议书2.项目可可行性