公文写作要求公文写作材料一、公文的拟稿与审批,一,拟稿1. 公文拟稿要注意用A4纸,WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米, 右2.6厘米。2. 公文标题用小标宋体，或方正小标宋体,，二号字，不需要加粗。公文正文用仿 宋简体，或方正仿宋简体，三号字。如果文中有标题需要强调，不能用仿宋，或方正 仿宋简体，加粗，而应该用黑体简体，或方正黑体简体,三号字。段落行距为固定值 30磅。3. 电子公文不需要落款，成文时间必须要用中文格式。例如，“二?？四年十月十二日”。4. 人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题,后引发文字号，发文 字号在文件的标题后用圆括号注明。例如，“绍兴市国家税务局关于2004年XXXX工作开展情况的通报，绍 市国税办2004444号，”。5. 草拟公文结构层次序数，第一层为“一、”、第二层为“，一，”，第三层为“1 .”，第四层为“，1,”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应 当使用阿拉伯数字。6. 公文如有附件，应当在正文之后空一行再空两格、成文时-1 -间之前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。例如，“附件，1.XXXXXX 2.XXXXXXXX 3.XXXXXXX ”7. 成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发 日期为准。8. 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标 明发文机关。上报的公文，标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加 书名号外,一般不用标点符号。9. 转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发,但不能以上级 机关公文的发文号代替。10. 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。11. “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关，应当 用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直 接送领导者个人。12. “报告”与“请示”应当严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。13. 抄送多个单位，中间用逗号隔开,结尾用句号。例如，“抄送，XXX,XXXX,XX。”,二审批1. 签批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批意见。-2 -2. 公文送领导人签发之前，应当由拟稿人所属部门领导初审签名后，送办公室审 核。关于专业的报告或决定的格式及表述要由法制复核人员请示按照市局的规定办 理。普通收文处理1. 办公室应及时提出拟办意见。2. 办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时，应同时分送其他局领导传 阅。对局领导处理完毕的文件，收发人员应逐份查阅领导批示,并按领导批示办理。3. 承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理,并在文件注办栏内明确处理 意见或办理结果，同时签名。阅办文件如有明确办理时限的，按要求办理，如无明确 规定的，在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广，问题较复 杂，不能在规定时限内办理完毕的，主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对 需向分管局领导汇报后才能办理的，应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般 在二个工作日内阅毕，可以不签名。二、常见不规范使用序号、标点符号、汉语拼音例析（一）文字材料中序号、标点的正确使用1. “第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二”、“首先，”、“其次，”等。-3 -2 .“一，”、“二”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“一、”、 “一, “二, 、。3. “1、”、“2、”、“3、” 和“A、”、“B、”、“C、” 等用顿号不规范， 而应该使用齐线墨点，实心小圆点，即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。4 .序号如加括号，如，1,2,3,等不再加标点符号。5. 用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时，可在“一是”、“二是”、 “三是”之后分别用逗号。例如，“一是，”、“二是，”、“三是，”。也可以不用 标点符号，直接连接下文。6. 用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时，在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如，“甲、”，“乙、”，“丙、”，“丁、”。7. 在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号, 直接连接下文。（二）年份中“零”的正确使用年份如用中文形式表示，如“二?五年十月”，则中间的“？”不能写成阿拉伯 数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“？”，一般在电脑“插入”栏里 “特殊符号”或“几何图形符”中选择,，年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应 该用长“0”表示，如，“2005年10月”。（三）公文的年份中“括号”的正确使用-4 -印发公文时,年份外的括号应该用中括号“”，插入符号中有,，而不应该用 小括号“，”或方括号“”。如，吉教办字,2005,5号，不规范，吉教办字20055号，不规范，吉教办字20055号,规范，（四）正确区分连接号和破折号1, 凡文中使用连接号的应该使用“，”，而不使用“一一”或“一一”。如,2005年9月，10月中的“，”，使用规范，2, 凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“一一”而不用“，”或只 占一个空格的短线“一”或两个短线“一一”表示。，选取破折号，一般在电脑“插 入”栏“标点符号”中查找，（五）相邻的两个数字间顿号的使用1. 相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。示例，2、3个5、6天27、8岁6、7点钟，不规范，两三个五六天 二十七八岁六七点钟，规 范，2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要顿号。示例，初中一、二年级国棉六、七厂 八、九两个月-5 -退居二、三线，规范，六、汉语拼音注音字母的正确使用1, 大小写，句子的首字母大写，诗行的首字母大写，专有名词每个词首字母大写， 标题、标语可以全部大写。2, 分连写，词内连写，词间分写。例1,“公共场所请勿吸烟”GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN （不规范）“公共场所请勿吸烟”GONGGONG CHANG SUO QING WU XIYAN （规范）例2,中国井冈山经贸洽谈会ZHONGGUOJINGGANGSHANJINGMAOQIATANHUI（不规范）ZHONGGUO JINGGANGSHAN JINGMAO QIATANHUI（规范）三、公文中简单错误的表现首先解释简单错误这个名词，顾名思义，简单是对复杂而言，是指在公文写作中易发的看似简单的一些包括公文文种、格式、语言文字上出现的差错。只要你留意, 就能发现简单错误出现在各级各部门的公文中。在这里我简单选取几种有可能接触 到的文种存在的错误，1、混用文种。常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张冠李戴。例如，XX关于批准成立内审协会的报告，XX关于举办XX活 动所需经费的报告。两个标题内容十分明确，就是要求上级解决问题,应该用“请 示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的 询问”的，这类报告,属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作，反映情况、提出意见 和建议、答复询问等，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发 展情况，掌握工作进度，做到心中有数，故不需要回复，而请示则属于呈请性公文，其 行文目的在于请求指示或批准，需要回复,两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。其实函是不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问 题，请求批准和答复审批事项是用函。还有的这样写关于XX事件的请示报告， 这也是一种文种错误。刚才说过请示是一种文体，报告又是一种文体，各有各的特点, 其中比较明显的一个不同点就是，报告，故不要求上级机关回复，请示，需要上级机关 给予答复。它们根本不能写在一起，就没有这种文体。2、文字错误。这是公文工作中最容易出现的错误。比如这句话“XX领导 对X项工作完成情况进行安排”工作都已经完成，猛一听，还挺通顺,再仔细一看,工 作都完成了，还安排啥，应该是检查或督促，这里面有个逻辑错误。不仔细推敲还发 现不了问题。这里还包括用词不当的错误，比如权利和权力，权利包括两层意思，权 力和利益，权力是一个意思。一般用时要说监督-7 -权力，保障权利，反过来就错了。作”和“做”。表示动作行为意义的“作”“做”的大致区别是,抽象意义词语、书面词语多写作“作”，如“作文、作 对、作罢、作怪、作战”。具体东西的制造写成“做”，如“做桌子、做衣服、做 饭”。“作为一个领导干部”不能写作“做为一个领导干部”。“做贼心虚”不能 写作“作贼心虚”。“作贡献”和“做贡献”这两种用法，目前并行于各种文字场 合，国家语委的汉语规范化专家们倾向于推荐使用“做贡献”。但实践中很难规范， 建议在同一篇文章中使用统一的用法。”“订”和“定”。“订”大多指经过商讨 而订下，商讨的成分很大，有的不是最后确定，如合同、条约、规章等用“制订”。如果是可以确定而且确定了的，用“定”。“制订发展规划”，这个规划制订后可以 不是确定了的，“制定发展规划”，这个规划制定后是确定了的。“协定”虽然如同 “条约”，但是用“定”。还有表述不严谨的，“通过经济责任审计,各级审计机关查处了一批违法违纪的领导干部”这就犯了职能认定的错误。查处违法违纪的领导 干部那是纪委和检察机关的职能，审计机关只能发现线索，移送处理。下面一句“审 计机关开展对会计师事务所业务质量检查，强化了对社会审计组织的监督指导。” 这句话表述的内容超越了审计机关对社会审计的法定职责。对会计师事务所的监督 指导是注册会计师协会的职责。还有的引用错误，比如说有一年“李金华审计长被 评为十大风云人物”，实际上应该是“ CCTV十大经济人物”。-8 -3、标点符号错误。标序号时，“第一”“其次”后面，用顿号，“一”“二”后 面用逗号,正确的做法是“第一”“其次”后面用逗号，“一” “二”后面用顿号，“，”“，”和“，”“，”后面用点“，”。序号如加括号，后面不加逗号、顿号。还有“从多少到多少”的写法,3:,到，：，”不能写作”，：到，：，”，或者30%-80%,:万,，万”不能写作”，：一,，万”。结构层次序数，正确的写法第一层为“一、”，第二层为“，一）”，第三层为“ 1 ,”第四层为“ （1） ”。公文版记中的抄送我们往往都是用空格隔开，实际正确的做法是抄送机关之间 用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关标句号。有一个 经济责任审计通知书，写到“根据审计法，安徽省审计监督条例及市委组织部委托 书”审计法、安徽省审计监督条例都没用书名号括住。这属于该用书名号不用, 不该用时乱用。4、文件格式比较随意，不够统一，比如审计通知书格式，各地都有自己的格式， 不统一，有的是“XX审计局关于审计XX单位XX情况的通知”，有的是“关于审计 XX单位的通知”。审计报告格式也不一,有的先介绍单位概况，有的上来就说资产 负债和收入支出情况，把单位概况免了。5、校对不认真，打印的正式文件出现错词、错句，有的甚至是笑话，有一个审计 意见书是这样写的“XX市审计局关于XX年曲子度财务收支的审计意见”，上次有 个别同志也看到了。不知-9 -道被审计单位看到后，会怎么评价我们。有一个审计决定这样写“根据XXXX及 XX精神,XX年XX月至XX年X