机密文件，注意保管上海永冠商商业设备备有限公公司采购系统流流程及组组织整合合方案上海斯隆企企业管理理咨询有有限公司司2003年年3月内容提纲第一部分 采购购系统业业务流程程整合1 采购系统业业务流程程整合的的总体思思路2 采购系统业业务流程程整合图图解2.1 采购系统总总流程2.1.1 采购系统总总流程图图2.1.2 采购系统总总流程图图说明2.2 原材料物资资采购流流程2.2.1 原材料物资资采购流流程图2.2.2 原材料物资资采购流流程图说说明2.3 塑粉药水采采购流程程2.3.1 塑粉药水采采购流程程图2.3.2 塑粉药水采采购流程程图说明明2.4 商标条手提提篮采购购流程2.4.1 商标条手提提篮采购购流程图图2.4.2 商标条手提提篮采购购流程图图说明2.5 外购毛胚件件采购流流程2.5.1 外购毛胚件件采购流流程图2.5.2 外购毛胚件件采购流流程图说说明2.6 五金件采购购流程2.6.1 五金件采购购流程图图2.6.2 五金件采购购流程图图说明2.7 办公用品采采购流程程2.7.1 办公用品采采购流程程图2.7.2 办公用品采采购流程程图说明明2.8 设备采购流流程2.8.1 设备采购流流程图2.8.2 设备采购流流程图说说明2.9 请付款流程程2.9.1 请付款流程程图2.9.2 请付款流程程图说明明2.10 供应商评审审流程2.11 供应商考核核流程2.12 供应商建档档流程2.13 供应商档案案维护流流程第二部分 采购购系统组组织结构构整合3 采购系统组组织结构构整合的的总体思路4 采购系统组组织结构构整合图图解4.1 采购系统组组织结构构图4.2 采购系统组组织结构构图说明明5 采购系统各各部门功功能定位位与定岗岗定编6 采购系统岗岗位描述述第一部分 采购购系统业业务流程程整合1 采购系统业业务流程程整合的的总体思思路1.1 从整个公司司全局最最优的角角度来设设计和优优化，考考虑到仓仓库与采采购部门门的密切切联系，将将仓库纳纳入采购购系统的的范围。采采购系统统的业务务流程从从采购需需求的提提出一直直到采购购物资的的入库。消除部门间的本位主义，达到流程整合的“公司利益最大化”效果。 1.2 变“灰色流流程”、“惯例流流程”为“规范流流程”，增强强业务流流程的规规范性，减减少随意意性，实实现各项项采购业业务的规规范化运运作。1.3 加强流程的的可操作作性，变变“模糊流流程”为“明确流流程”。 明确确相关部部门、岗岗位在业业务流程程中关键键节点上上的职责责，引入入必要的的监控环环节，保保证流程程的贯彻彻执行。1.4 以现有业务务流程为为基础，对采购系统业务流程进行系统化改造，通过整合及加强关键节点上的控制，达到流程优化。1.5 针对采购系系统业务务流程中现存的的问题，考考虑到永永冠公司司采购工工作的实实际情况况，在采采购流程程中增加加采购调调度这一一环节，负负责全面面掌握各各项物资资的库存存情况，负负责各项项物资的的申购工工作。1.6 业务流程的的整合借借鉴外资资同类型型企业的的先进设设计思想想和设计计方法，结结合永冠冠公司的的实际情情况，适适当超前前设计，以以适应永永冠公司司快速发发展的需需要。2 采购系统业业务流程程整合图图解图例说明：2.1 采购系统总总流程2.1.1 采购系统总总流程图图2.1.2 采购系统总总流程图图说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 1生产计划划制定流流程。生生产计划划部根据据订单制制定各项项生产、配配货计划划。针对对各项物物资需求求，采购购部进行行采购。2. 2-1设备备采购付付款流程程。3. 2-2原材材料采购购流程。根根据生产产计划由由采购部部测算原原材料需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。4. 2-3塑粉粉药水采采购流程程。根据据生产计计划由采采购部测测算塑粉粉药水需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。5. 2-4商标标条、手手提篮采采购流程程。根据据生产计计划部测测算的商商标条、手手提篮需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。6. 2-5外购购毛胚件件采购流流程。根根据生产产计划部部制定的的外购毛毛胚件需需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。7. 2-6五金金件采购购流程。根根据生产产计划部部测算的的五金件件需求，进进行相应应的申购购、采购购、质检检、入库库。8. 2-7办公公用品采采购流程程。根据据总经办办提出的的办公用用品需求求，进行行相应的的采购、质质检、入入库。9. 3供应商管管理流程程。对于于各项物物资的采采购，都都会涉及及到对供供应商的的评审、选选择等，其其中有些些物资的的采购还还会选择择几家较较为固定定的供应应商进行行长期合合作。必必须加强强对供应应商的管管理，包包括：创创建、维维护、评评审等。10. 4 品质管管理流程程。采购购的各项项材料物物资，入入库之前前都必须须进行质质量检验验。11. 5请付款流流程。对对于长期期合作供供应商，根根据物资资采购入入库和对对方发票票开具情情况通知知财务进进行付款款。12. 6财务银行行付款流流程。对对金额较较大的采采购支出出，一般般采取银银行付款款的方式式。13. 7财务零用用金报支支流程。对对金额较较少的采采购支出出，可采采取先现现金采购购，后报报销的方方式。2.2 原材料采购购流程2.2.1 原材料采购购流程图图2.2.2 原材料采购购流程图图说明（1） 原材料采购购流程说说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单制定定生产计计划。订单，生产产计划2. 采购部根据据生产计计划，测测算原材材料需求求量，填填制原材材料物资资需求清清单，内内容包括括品种、规规格、数数量、到到货日期期等。根据生产计计划，原原材料数数量与产产品数量量之间的的勾稽关关系，产产生原材材料物资资需求清清单3. 采购副总审审核测算算数据的的准确性性。过渡阶段可可由生产产副总审审核4. 原材料仓库库保管员员定时向向采购调调度报原原材料的的库存情情况。电脑中的原原材料库库存数量量5. 采购调度根根据生产产计划测测算产品品生产对对原材料料的需求求数量，结结合原材材料物资资库存情情况和需需求清单单，填制制原材料料物资申申购单。产生原材料料物资申申购单6. 主要原材料料的采购购，可以以通过对对供应商商的评审审，由采采购副总总同总经经理协商商，由总总经理确确定几家家定点供供应商（总总经理可可以授权权采购副副总审核核确定）并并建立长长期密切切的合作作关系。日日常采购购时则根根据质量量、价格格等因素素在已定定的供应应商范围围内选择择。参考合格供供应商名名单、长长期合同同7. 对于选定的的供应商商不能提提供的某某些品种种、规格格的原材材料，向向非定点点供应商商询价、比比价、议议价。8. 填制原材料料物资采采购单，内内容包括括：品种种、数量量、金额额、交货货期等。产生原材料料物资采采购单9. 根据金额大大小，由由相应的的授权采采购主管管进行审审批。10. 采购员与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。必必要时包包括协调调安排车车辆运输输。11. 质检部对采采购的原原材料物物资质量量进行检检验。根据相关检检验标准准12. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的原材料料物资，立立即通知知采购员员，并由由采购员员对其进进行处理理。一般般情况下下，与供供应商协协商处理理方法：折价、退退货、补补货等。特特殊情况况下，更更换供应应商，并并重新采采购。13. 原材料仓库库保管员员对采购购物资的的品种、规规格、数数量进行行核对。根据采购调调度提供供的原材材料物资资申购清清单14. 验收合格，仓仓库保管管员在送送货单上上签字，物物资入库库并办理理登记手手续，将将入库信信息输入入电脑。电脑实时反反映库存存信息15. 采购调度实实时掌握握原材料料仓库的的收、发发、存动动态。（2） 原材料采购购流程调调整前后后的比较较分析 流程调整之之一：调调整原辅辅材料需需求确定定的流程程。原流流程为：原辅材材料仓库库根据制制造部门门开料组组要求的的需求量量，结合合库存情情况填制制原材料料申购单单报生产产副总审审批，继继而由采采购部门门组织采采购。调调整后的的流程：由生产产计划部部根据订订单制定定出相应应的生产产计划，由由采购部部采购调调度根据据生产计计划测算算出原辅辅材料需需求量报报采购副副总审批批（过渡渡阶段可可由生产产副总审审批），由由采购调调度结合合库存情情况编制制申购单单。通过过调整，可可以更为为科学地地确定原原辅材料料的需求求量，不不仅有利利于成本本控制，而而且使生生产系统统和采购购系统的的流程边边界的界界定更为为合理，同同时加快快了需求求信息迅迅速转化化为采购购信息的的进程。 流程调整之之二：增增加采购购调度这这个岗位位节点，由由采购调调度作为为生产部部门、采采购部门门和原材材料仓库库的接口口，科学学地界定定采购流流程的边边界，加加强了采采购需求求的监控控，降低低成本，还还进一步步疏通了了采购信信息的流流通渠道道。对于于新增的的采购调调度岗位位，要求求其不仅仅能够根根据生产产计划测测算出各各类原材材料的需需求量，而而且还要要全面掌掌握原材材料物资资的库存存信息，根根据原材材料需求求信息及及各项物物资的安安全储备备量，编编制申购购单。2.3 塑粉药水采采购流程程2.3.1 塑粉药水采采购流程程图2.3.2 塑粉药水采采购流程程图说明明（1） 塑粉药水采采购流程程说明流程步骤说说明参考资料和和表单1. 生产计划部部根据订订单制定定制造二二部生产产计划。订单，生产产计划2. 采购部根据据生产计计划测算算喷涂工工序对塑塑粉药水水的需求求数量，填填制塑粉粉药水需需求清单单，内容容包括品品种、规规格、数数量、到到货日期期等。根据生产计计划，所所需塑粉粉药水数数量与产产品数量量之间的的勾稽关关系，产产生塑粉粉药水需需求清单单3. 采购副总审审核测算算数据的的准确性性。过渡阶段可可由生产产副总审审批4. 外协外购仓仓库保管管员定时时向采购购调度报报塑粉药药水的库库存情况况。根据塑粉药药水收、发发、存日日记帐5. 采购调度结结合塑粉粉药水库库存情况况和需求求清单，填填制塑粉粉药水申申购单。产生塑粉药药水申购购单6. 通过对供应应商的评评审，由由采购副副总同总总经理协协商，由由总经理理确定塑塑粉药水水定点供供应商（总总经理可可以授权权采购副副总审核核确定）并并建立长长期密切切的合作作关系。参考与供应应商的长长期合同同7. 填制塑粉药药水采购购单，内内容包括括：品种种、数量量、金额额、交货货期等。产生塑粉药药水采购购单8. 根据金额大大小，由由相应的的授权采采购主管管进行审审批。9. 采购员与供供应商落落实采购购，跟踪踪采购物物资的进进展，督督促物资资及时入入库。必必要时包包括协调调安排车车辆运输输。10. 质检部对采采购的塑塑粉药水水质量进进行检验验。根据相关检检验标准准11. 质检员或仓仓库保管管员验收收发现不不合格的的塑粉药药水，立立即通知知采购员员，并由