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会议汇报制度会议汇报是爱尔管理模式的重要内容之一。规范的会议汇报是一种有效的软考核方式。一 制定会议汇报制度的目的。1、 交流沟通经营管理的信息,防止各种制度、计划、工作流程和标准执行偏差和失误;2、 提高管理者发现问题、分析问题和解决问题的能力;3、 对管理人员实施管理和监督,是对考核考评制度的有益补充;4、 集思广益,取长补短,培养完善管理团队。5、 通过会议履行职责,总结经验,吸取教训,提炼优化管理模式。二 会议制度的原则。1、目标集中,主题明确,氛围轻松,畅所欲言。2、规定的与会人员一个不少;3、坚决不开无准备的会议;4、每次会议都要有结果;5、会议制度以外的会要尽量少开和不开。三 会议管理1、 办公室负责通知各种会议规定参与的人员及会议主题,做好会前材料准备、记录、评价等管理服务、会议决议在会后落实情况跟踪及评价。2、 无特殊原因不可以请假,有事须提前一天向会议主持人请假。无故不参加、迟到、早退按严重过失处理;3、 会议主持是会议最高权力人,负责: (1)控制好时间,组织与会人员发言紧扣会议主题; (2)检查会议制度执行情况,及时制止违规行为; (3)对上次会议决议执行做出回复和评价; (4)对会议发言进行归纳整理,形成会议决议,并落实到责任人; (5)会议结束时对与会人员的发言作出点评。 4、 与会人员发言内容要求:没有成绩不通过;没有问题不通过;没有解决问题的措施不通过;解决原来问题的办法没有见效不通过;5、 总经理办公会、财务分析会、月度总结会议、营销分析会要有会议纪要下发和备份,其余会议要由主持人做记录,并且连续妥善保存;6、 公司下发的会议纪要必须妥善保存,凡遗失或泄露的按严重过失处理;7、 与会人员要本着把问题摆在桌面上,对事不对人,坦诚交流的态度讨论;8、 凡会上形成的决定,采取会议记要的形式落实。责任人都要在8小时之内向主管上级汇报结果或执行进度;9、 凡解决问题的办法措施是原来制度中没有的内容,一律由办公室内勤整理备档,每隔半年统一汇总到制度补充内容中;10、 在会下已经解决并向上级汇报的工作不需再在会上汇报;四 主要管理会议召开要点一)总经理办公会1. 会议时间:每周一上午9:00至10:00,计划时间2小时以内。如果正常开会,则不再通知。2. 会议地点:公司会议室3. 会议主持:总经理。如其请假或有特殊原因不能参加,由生产部经理主持。4. 参加人员:董事长、总经理、生产经理、生产厂长、营销总监、财务总监、技术总监。5. 会议记录:办公室文员6. 会议作用:各部门汇报上周工作,提出工作中未能处理的问题及其解决意见,安排下周工作,商议、处理工作中需要其他部门协作的问题。7、会前要求:总经理要在会上提出研讨的问题。 主持人对上次办公决议执行情况的通报评价。 与会人员准备好工作中所遇到的问题及所提意见或建议。8、会议议程:1) 主持人安排第一轮工作汇报和发言。2) 参加会议人员结合岗位职责、工作计划和领导交办的重点工作完成情况,着重介绍发现的问题及自己的解决办法,制定的下周工作计划和工作的最新动向。时间不超过6分钟。3) 主持人安排第二轮个别补充发言。与会人员对会上提到的问题发表意见,时间不超过3分钟。4) 董事长、总经理对与会人员发言进行点评补充强调,并对有关问题议定的处理意见做出最终决定。5) 主持人对会议中决定的事项,尤其是对会议上所提问题的解决办法再次确认,确认责任人、处理措施、工作标准、完成时间。与会人员均无异议,在会议安排工作落实表上签名。主持人宣布散会。如果有的问题会上不便确定完成情况,最迟在当天确定。问题点问题描述主要措施解决日期责任人备注1、2、9、会议记录和安排工作落实。1) 行政主管负责对会议的过程和结果进行记录,根据需要安排撰写下发会议记要;2) 行政主管负责对会议安排的各项具体工作进行检查和督促落实。对不能按进度落实的部门,进行通报批评。二)月度总结会议 1、会议时间:每月2日上午9:00至11:00,计划时间2个小时以内。如果正常开会,则不再通知。2、会议地点:公司会议室3、会议主持:总经理,如其请假或有特殊原因不能参加,由董事长主持。4、参加人员:董事长、总经理、生产经理、生产厂长、技术总监、财务总监、营销总监。5、会议记录:行政主管指定专人记录6、会议作用:汇报上月工作完成情况,总结良好经验,找出问题和不足,并提出改进措施;汇报下月工作计划及措施方案,可根据需要向其他部门提出配合和支持的要求。7、会议要求:行政主管将上月所有周例会会议决议完成情况汇总通报;会议召开前各部门要做好书面上月月度总结;会议召开前各部门要做好下月书面计划,会后找总经理面批。月度计划要结合公司年计划和部门年计划。8、会议议程:(1)由行政主管对上月周例会决议完成情况进行汇报和评价,无故未完成或不执行者承担相应责任;(2)各部门工作汇报:结合自身岗位职责、工作计划和上级交办的其他工作,汇报完成情况,着重介绍在任务执行过程中出现的问题和所采取的解决办法。汇报下月工作计划。(3)董事长、总经理对与会部门的发言进行补充强调,对会议所议定的问题做出最终决定。董事长不在,由总经理向董事长汇报会议情况,总经理不在,由行政主管向总经理汇报会议情况,请示会上所提出的问题,总经理做出处理决定再由行政部将结果通知相关人员。2、 会议落实:由行政主管安排会议各项具体工作进行检查和督促落实。对不能按进度落实的部门予以通报批评。三)财务分析会议1、会议时间:每月5日上午9:00至11:00,计划时间1个小时。特殊原因需要延期召开的由财务部提前通知。2、会议地点:公司会议室3、会议主持:财务总监。财务总监不在由财务总监指定人主持。 4、参加人员:总经理、生产经理、生产厂长、营销总监、财务部人员。5、记录人:由财务总监指定专人记录。6、会议作用:对公司财务预算执行、会计核算、财务监督和各部门成本费用情况进行总结分析,讨论并决定成本费用控制措施和新的月度财务预算。7、会议要求:财务部经理负责准备上月财务分析报表,打印并发至各与会人员。会后当即收回。8、议程:1) 财务部经理将上月财务分析会决议落实情况做一汇报。2) 财务部经理通报评价各部门的财务制度、现金安全制度执行情况。3) 财务部各主管按照各自分工对上月财务状况进行分析,并提出改善建议。4) 财务部经理对上月公司财务预算执行情况进行分析,对确定项目的实际财务情况进行分析,对成本费用超支的责任人进行通报。提出本月应重点控制的成本费用,提出财务部的意见和建议,提出本月财务预算。5) 成本费用超支异常部门负责人、本月重点控制费用的责任人要对财务部经理的报告提出自己的意见,尤其是说明自己本月在费用合理控制方面的措施。6) 与会其他人员轮流发言,提出自己的建议。7) 财务总监对各部门关于控制成本费用的措施、意见进行评价,并协调安排有关部门的配合工作。8) 董事长对财务部的发言进行补充、强调,并做出最终决定。9) 财务总监对会议中决定的事项,尤其是会议上对所提问题的处置决定再次明确,确认责任人、处理措施、完成时间。与会人员均无异议,在财务分析会安排工作落实表上签名。主持人宣布散会。9、财务总监根据情况决定是否需要撰写和下发会议记要。8、 会议跟踪落实:财务总监按照各项具体工作的内容和各部门的职责,对会议安排的各项具体工作进行跟踪,协助财务部经理督促落实会议安排有关事项。对不能按进度落实的部门,由财务部进行通报批评。 四)营销分析讨论会1、会议时间:每月6日上午9:00至10:00,特殊原因需要延期召开的由营销总监提前通知。2、会议地点:公司会议室3、会议主持:营销总监主持4、参加人员:董事长、总经理、财务总监、营销部人员、生产经理、生产厂长和其他需要参加会议的人员。 5、会议记录:由营销总监指定专人记录。6、会议作用:市场销售完成情况、对上月客户发生的投诉、竞争对手情况、行业发展趋势、各部门检查的问题,围绕如何提高客户满意度分析原因,找出解决问题的办法;集思广益,取长补短,提高能力。7、会前要求:各部门主管提前做好准备,主题围绕如何配合营销部的工作。 不但要提出问题,而且要拿出解决问题的方法。 启发与会人员畅所欲言。 后备人才也要发言。 对每个人发言的评论,不用否定的语气。 8、会议议程:由营销总监对上月营销评价分析会决议落实情况做总结汇报。第一轮汇报和发言:每人限时10分钟。 第二轮个别补充发言,各后备人员补充发言。 9、营销总监对会议中决定的事项,尤其是会议上对所提问题的处置决定再次明确,确认责任人、处理措施、完成时间。与会人员均无异议,在营销分析会安排工作落实表上签名。会议主持宣布散会。10、会议跟踪落实:办公室按照会议安排工作落实表,对会议决议进行跟踪,检查评价。对不能按进度落实的人员,进行通报批评。
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