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文件编号:文件版本号:XX科技股份有限公司外贸部管理制度编制:审核:批准:会签:202X-OX-OX发布2023-03-01实施XX科技股份有限公司发布外贸部管理制度一、目的为规范外贸部的日常管理,确保客户开发、销售收入等核心目标有序达成,结合公司的相关管理制度,制定本管理制度。二、适用范围适用于外贸部。三、职责3.1 外贸部:负责根据外贸业务的实际情况,制定本管理制度并实施;对实施过程中出现有问题进行反馈,及时更新本管理制度;3.2 总经办:负责监督本管理制度的实施情况,并向外贸部负责人、总经理进行反馈;提出修改建议。3.3 总经理:负责批准本管理制度,对外贸部的工作进行指导,提出外贸部工作中存在的问题并监督落实情况。四、管理制度4.1 部门职能:负责通过境外客户、经销商、代理商、国际贸易平台等,推动公司在国际市场的销售增加与品牌知名度。负责国际客户、经销商、代理商及平台的关系维护与售前、售后服务工作,保证客户满意度。4.2 部门组织架:(如下图)4.3人员编制:序号岗位名称汇报对象编制人数1部长营销副总经理12销售主管外贸部部长13销售经理销售主管34客服主管外贸部部长15客服助理客服主管36跟单主管外贸部部长17跟单助理跟单主管2202X年编制总人数12人4.4岗位职责4.4.1部长(1人):1)制定部门年度销售计划,并报批给总经理审核,审核通过后进行目标分解,并执行实施;带领团队完成公司制定的各项工作任务;2)根据年度销售计划,合理制定部门各项预算并预算控制,包含任务分解、人员需求、销售费用等支出;3)组织进行外贸市场调研、市场推广、展会计划等工作,收集市场信息;4)与客户沟通、协商、谈判,确立销售合同项目。包括所购产品的价格,数量,规格,材料及其要求,贸易国别,交货方式,付款方式,交货期,配件额度及其他条款;5)挖掘客户需求,协且新产品开发;根据市场调研和跟客户沟通的结果,协助开发符合市场及客户所需的产品;6)建立客户档案并维护客户关系;7)建立符合要求的员工画像;根据员工画像招聘合适的员工,组建团队;设计外贸部内部考核与激励机制,经公司批准后实施;8)编写销售秘笈、客服宝典、部门工作流程与制度,对员工做定期培训及考试;9)对员工的工作过程和结果进行考核及星级评定,对员工工作进行指导与绩效改善;10)完成公司、上级交办的其它事项。4.4.2销售主管(1人)1)协助部长制定本部门的销售任务规划与计划,参与部门年度目标分解与责任到人的工作;2)负责分管区域的人员管理、现场管理、销售管理、成本控制等工作;3)负责进行外贸市场调研、市场推广、展会计划等工作,收集市场信息;4)负责与相关客户沟通、协商、谈判等,促使销售的最终达成;5)负责客户档案的管理并维护所负责的客户关系;6)挖掘客户需求,开发新产品,创造客户;根据市场调研和跟客户沟通的结果,开发符合市场及客户所需的产品;7)对所管理的员工的工作过程和结果进行考核及星级评定,对员工工作进行指导与绩效改善;8)负责完成个人承担的销售任务的完成;9)负责制定所分管内容的工作流程、工作规范、制度制订工作;10)完成公司、上级交办的其它事项。4.4.3销售经理(4人)1)负责完成分解到个人的销售任务;2)负责完成新客户开发任务;3)负责所负责的客户日常沟通、对接工作,适时向客户发布公司产品信息;对客户提出的问题、询问等及时给予回复;4)负责维护客户关系,并提高客户满意度;5)负责国际贸易平台信息更新与产品信息发布;6)负责收集客户需求与问题,及时汇总上报;对市场信息进行收集,形成市场调研报告;7)完成公司、上级交办的其它事项。4. 4.4客服主管1)负责管理外贸销售订单;负责管理报关和清关单据,确保资料准确;2)负责管理与客户的沟通,定期或重大节日给客户发送祝福、问候邮件;3)负责管理对客户的投诉、理赔等事务进行跟进,并将结果及时反馈给客户及相关方;指导客服助理完成客服工作。4)使用CRM系统,将客户分层分类管理,建立所有客户的档案;5)根据CRM系统中的数据,定期对客户的异动、销售预警及潜力作分析报告;6)完成公司、上级交办的其它事项。4. 4.5客服助理1)负责处理外贸销售订单;负责制作报关和清关单据;2)负责保持与客户的沟通,定期或重大节日给客户发送祝福、问候邮件;3)负责对客户的投诉、理赔等事务进行跟进,并将结果及时反馈给客户及相关方;4)使用CRM系统,将客户分层分类管理,建立所有客户的档案;5)根据CRM系统中的数据,定期对客户的异动、销售预警及潜力作分析报告;6)完成公司、上级交办的其它事项。4.4.6跟单主管1)负责管理外贸订单的生产和发货流程;对可能会产生订单交付产生影响的问题进行处理;2)支持客服主管和业务主管,制作相关单据,安排产品(包含样品)的运输与交付;3)负责做好出入库记录与订单数据记录、汇总工作,通过数据对客服和业务提出合理化建议;4)完成公司、上级交办的其它事项。4.4.7跟单助理1)负责完成跟单主管安排的外贸订单流程跟进工作;对可能会产生订单交付产生影响的问题进行反馈;2)协助客服组同事,制作相关单据,安排产品(包含样品)的运输与交付;3)负责做好出入库记录与订单数据记录、汇总工作,通过数据对业务提出合理化建议;4)完成公司、上级交办的其它事项。4.5行为规范4. 5.1遵守公司、部门各项管理制度,认为履行工作职责;5. 5.2认真学习公司产品知识,为客户提供全方位的专业服务;6. 5.3各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱账号,不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来;7. 5.4严格遵守公司保密制度,对客户信息、订单信息等给予保密,不传送给公司内部无关人员及公司外部人员;客户索取的技术资料信息,如属于保密的,须经过公司总经理同意后,方可提供;8. 5.5收到客户各类邮箱,必须在24小时内进行回复,如确实无法准确回复的,需向部门负责人说明原因;9. 5.6遵守外贸人员的职业道德与操守,不参与不正当的商业行为;10. 5.7在电话、邮箱等沟通中始终保持良好的职业习惯,以体现公司的良好形象;4.5.8完善保存工作相关的记录与资料;4.5.9始终以公司利益为第一位。4.6处罚4. 6.1因工作不力或工作态度遭到客户投诉的,每次罚款200元。5. 6.2漏发货或错发货,如果造成公司损失的,按损失的20%赔偿;如果没有造成货值损失,但造成任何一方运费损失,则按损失运费的20%罚款;如果任何直接损失都没产生,则每次罚款300元。6. 6.3单证不及时收齐的,造成退税损失,则按应退税额的20%处罚。7. 6.4寄错单证的,每次罚款200元。8. 6.5不按时报送周报的,每次耨款100元。9. 6.6私自利用职务之便,将客户订单转卖他人的,每次罚款3000元。造成损失严重的,公司将依法进行司法诉讼。10. 6.7向竞争者泄露公司商业机密的,每次罚款3000元;情节严重者,更被处罚全年奖金,并做开除处理,造成损失严重的,公司将依法进行司法诉讼程序进行追责。11. .8在与客户沟通中,采取不文明用语进行有效沟通的,每次处罚200元。4.6.9其他事项,参照公司奖惩管理制度执行。五、表单无六、相关文件奖惩管理制度七、生效日期本管理制度自公司总经理批准之日起生效。
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