文件類別管制程序文件編號P-DB-03頁次2/3文件名稱品質記錄制修日期2000-12-20版次A0目錄壹、目的.2貳、範圍.2參、權責.2肆、定義.2伍、作業內容.2陸、相關文件.3柒、相關表單.3壹、目的：制訂品質記錄管理權責方法，以利品質系統的有效運作及證明，並確保品質系統記錄易於閱讀識別及查閱，作為日後品質改善和追溯之依據。貳、範圍：本校於品質系統下，各相關部門運作產生之各項記錄與報表、表單均適用之。參、權責：各項記錄之填寫及保存。各相關單位。肆、定義：無。伍、作業內容：一、 品質記錄之產生：（一） 表格之設計由各相關單位按作業需求負責設計之，以扼要簡明完整為原則，並隨同程序作業規劃書，一同經各部門會審通過後實施。（二） 表格之修改依文件與資料管制作業程序之修定方式，經授權人員核准後始得修改。（三） 舊有之外製印刷式表單（本程序未實施或未修改前），如不影響主要功能，可以用完後再使用新格式表單。（四） 表格所列項目由使用人員依作業實施情況填寫，且依各程序規定有核准權限之人員審查、核准後始為有效之正式文件，然後由承辦人員依規定分送各相關單位，各相關單位依程序文件規定處理完畢後，將記錄按文件類別或編號、日期、性質收集存檔以便調閱，並須製作品質記錄一覽表，以便管理。二、 品質記錄儲存：（一） 各單位專責人員自行保管，各式記錄於收集一定周期後或記錄累積過多時，須予以打包儲存，保存周期內應適當存放，並適當標識以利調閱避免遺失。（二） 所有品質記錄保存期限，以品質記錄一覽表上所填入的保存期限為基準。（三） 所有電腦相關之品質資料均須轉書面記錄保存，若無法或無必要轉成書面記錄，得以電子媒體加以儲存，並保持最新版本，由各單位相關人員，負保管之責。（四） 若為傳真之記錄如有必要保存時，則應另行影印保存。（五） 到期之記錄由負責保管部門予以銷毀。陸、相關文件：文件與資料管制作業程序。柒、相關表單：品質記錄一覽表 （P-DB-03-01-A）文件制訂、修訂、廢止申請單制訂修訂廢止申 請 單 位總務處文書組申 請 日 期 年 月 日文 件 名 稱品質記錄管制程序文 件 編 號P-DB-03原因說明制訂品質記錄管理權責方法，以利品質系統的有效運作及證明，並確保品質系統記錄易於閱讀識別及查閱，作為日後品質改善和追溯之依據。會簽單位意見簽章核 准審 查制 訂校長副校長管理代表總務長組長承辦人NO:P-DB-01-01-A文 件 名 稱品質記錄管制程序文 件 編 號 P-DB-03制 訂 單 位總務處文書組制 訂 日 期 年 月 日分發單位教務學務總務秘書技合推廣人事會計圖資科系通識修 訂 紀 錄修訂日期申請編號修訂內容摘要頁次版本次對 外 發 行 章 戳作 廢 章 戳發 行 章 戳 NO:P-DB-01-02-A