资源预览内容
第1页 / 共8页
第2页 / 共8页
第3页 / 共8页
第4页 / 共8页
第5页 / 共8页
第6页 / 共8页
第7页 / 共8页
第8页 / 共8页
亲,该文档总共8页全部预览完了,如果喜欢就下载吧!
资源描述
试卷代号:2180中央广播电视大学20082009学年度第一学期“开放专科”期末考试办公室管理 试题2009年1月一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分)1以下哪些不是办公室事务管理的特征( B )A服务性 B决策性 C专业性 D主动性2文员在进行办公室布置时,以下哪种行为是不适宜的( C ) A准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条B办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方D下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密3文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的( C ) A定好目标,把想做或需要做的事情写下来B尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力D对每一项工作作出安排,定好最后期限4以下哪种接打电话的行为是不正确的( A ) A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击B给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置5邮件的寄发不要考虑以下( D )因素。 A时间 B便利 C经济 D爱好6办公室人员在社交活动中应如何选择话题,( A )属于合适的话题。 A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C保密的话题 D应当忌讳的话题7文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种( A ) A初次写信,或有过激言行的 B有过激言行或漫骂领导的匿名信 C已做结案处理的 D没有具体内容的匿名信8文员做会议记录时,可以在会议记录中( C ) A加人自己的主观意见 B不记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论9以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议。( C )A口字型 B教室型 C圆桌型 DU字型10在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有( B ),了解要求约会者的心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力二、判断题(正确打“”,错误打“。每小题1分,共10分)1办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。 ( ) 2没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 ( )3同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。 ( )4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 ( ) 5文员应有效利用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。 ( )6文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应该一起收藏,以避免被盗用冒领。( )7男女之间,女士先伸手了,男士才能与之相握。 ( ) 8要发问或有意见时,应该等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法。如果上司不加采用,应说服上司。 ( ) 9文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。 ( ) l0文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”,有归档范围和要求,但没有期限。 ( )三、简答题(每小题10分,共20分)1什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾方法有哪几种?一般应怎样做?对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话,文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在,将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间,或将内容转告。(2)来访挡驾。先问情来由,判断有无必要引见给上司,或先作请示。(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。2提高会议效率可以有哪些做法?遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。四、设计题(每题10分,共20分) 1所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对?(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协(但要注意礼貌)地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度,可保证:如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。 (2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性,女文员可能会使她平静下来;如果不行,找一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱;公司经营时间不长;个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。2文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;(1)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;(2)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。(3)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可。(4)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。(5)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(6)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(7)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。(8)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。五、案例分析题(每小题20分,共40分)1新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人,因为是第一次被指派接受任务,小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久,领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方,礼貌方面更应多加注意,小马一一记在心里。见到客人,小马热情地走上前去,大声说着“欢迎、欢迎”,伸手就去接客人的行李,见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手,才慌忙与对方握手,并执意要帮对方拿行李。来到车旁,顺势将行李放入汽车的行李箱,接着打开副驾驶舱门,引导客人落座,并说:“这里是也宽阔,可以看看沿途风光。”而后,自己坐到汽车后排座位上。一路上,小马热情地回答客人提出的问题,还关切地询问客人所在公司的情况,打听客人的收入、福利和家庭情况,没多久,小马就觉得客人话语越来越少,客人也不象刚下飞机时那样热情了,小马心里不悦,但又不能表现出什么。请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举?应该怎样做才是正确的?答:(1)握手礼仪,主客之间,应该主人先伸手;(2)替客人拿行李应征求同意,再行动,哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意;(3)乘坐方面,客人应该坐后排,小李应该坐副驾驶座;(4)客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题;(5)应该与客人谈一些合适的话题,如天气、风土人情、新闻等。2A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此,发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临,在请柬上把时间、地点写得一清二楚,要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16:00赶去时,却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。经询问,当初A公司预订时,B公司已先预订,但正考虑与娱乐总汇变更预订时间,没有最后确定。当时大堂负责人说:“若B公司换了时间,则包房由A公司用,不用再通知了”,事后由于总汇工作人员的疏忽,忘了将时间冲突情况告知A公司。结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突,造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时,最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场,大家扫兴而归。(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?(2)如果你是A公司的文秘人员,你应如何组织这次活动?(3)如发现已预订包房被他人所用,应怎样处理?答:1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认,准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。(2)应把这次活动的细节详细列出,每个项目由专人负责。(3)由专人负责预订,初步确定以后向上司汇报,再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天,再和对方确认一下时间、日期、地点。(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。(5)在活动开始前半天,文秘人员应提前到场,布置会场,落实有关细节,如有问题,可提前发现和解决。(6)如发现已预订包房被他人所用,不应争执过长时间。(7)应立即联系附近其他饭店、宾馆,先安排领导和嘉宾前往。(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。(9)有必要的话,可向娱乐总汇进行索赔。试卷代号:2180中央广播电视大学20082009学年度第二学期“开放专科”期末考试办公室管理 试题2009年月一、单项选择题(请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分,共10分)1办公室布置要注意( D )A上司单独用的办
网站客服QQ:2055934822
金锄头文库版权所有
经营许可证:蜀ICP备13022795号 | 川公网安备 51140202000112号