海南大学计划财务处报账流程及相关规定和要求为方便全校师生办理报帐业务及其他相关业务,现将有关事项公告如下:一、报账地点：办公大楼201、202室 二、报账时间安排：1、上午：8：0011:30；下午15：0017：002、每周二下午为财务处业务学习时间，不对外报账。3、每月月末最后一个工作日为结账日，不对外报账(如遇特殊情况，可直接与相关报账员联系办理报账事宜)4、年末截止报账时间按省财政厅的要求执行。三、报账流程（一）、基本支出经费（含科研课题经费）报账业务流程1、报账人持真实的原始凭证，由经办人、证明人或验收人在原始凭证的背面签字后，将原始凭证汇总并填写海南大学报销凭单（以下简称“报销凭单”），按学校相关规定经单位、部门负责人（以下简称“支出审批人”）在报销凭单上签字审批后，到财务部门办理报销手续；属于科研课题经费支出的，其支出按学校科研经费管理办法的规定进行审批。对于单张发票金额在1000元以上的大额原始凭证，支出审批人还必须在每张原始凭证的背面签名。2、前台会计人员受理并整理和审核原始凭证，填写报账支出凭证封面或打印授权支付申请书，开具直接支付令或授权支付令等银行票据并加盖银行预留印鉴交报账人。3、报账人持银行支票或支付令到开户银行办理资金支付。（二）、项目经费（不含科研课题经费）报账业务流程1、报账人持真实的原始凭证，由经办人、证明人或验收人在原始凭证的背面签字后，将原始凭证汇总并填写报销凭单，按学校相关规定经支出审批人在报销凭单上签字审批后，到财务部门办理报销手续。对于单张发票金额在1000元以上的大额原始凭证，支出审批人还必须在每张原始凭证的背面签名。2、前台会计人员受理并整理和审核原始凭证，填写报账支出凭证封面，录入用款申请书交报账人。3、报账人持报账原始单据和用款申请书送交核算站审核签字。4、核算站对项目资金支出进行审核并报国库支付局相关部门复审后，将相关报单账据退报人账。5、报账人将经核算站审核的报账单据交回计划财务处前台会计人员，会计人员进行相应处理后，属于直接支付的项目，由计划财务处报国库支付局办理支付手续；属于授权支付或从存款户支付的项目，由计划财务处开具授权支付令或银行支票并加盖银行预留印鉴交报账人。6、报账人持授权支付令或银行支票到开户银行办理资金支付手续。四、报账的相关要求(一)原始凭证 ：原始凭证分为外部取得的原始凭证和自制的原始凭证。、从外部取得的原始凭证应合法、合规，票据上方应印有“税务局监制”或“财政局监制”字样；属于机打的发票，手工填开无效；发票上必须加盖开票单位财务专用章或发票专用章或单位公章。2、对于自制原始凭证，属于学校统一印制或有统一式样的，必须使用统一印制或统一式样的凭证。2、原始凭证必备的要素（）从外部取得的原始凭证必须填写抬头、填制日期、经办人员签名及经济业务的内容、数量、单价和金额。抬头应填写为“海南大学”，不得出现院部、科室等名称；对于抬头填写错误的发票，应退原开票单位重新开具或者更正，更正处应加盖出具单位印章；原始凭证的金额填写应准确无误，大写与小写金额必须相符，如出现金额大小写不一致、金额涂改、挖补的一律视为废票，不予办理。购买实物的原始凭证，必须有验收人签名；原始凭证未列明具体商品品名、数量、单价、金额等相关要素的，应附上加盖开具单位印章的购物清单；在商场及超市采购办公用品的需附上电脑小票。对于乘坐飞机出差无出差地住宿费发票及其他票据的，需凭登机牌办理报销手续。旅行社承担考察、培训和会议等非旅游业务开具的发票，必须在“项目”栏中注明“代办学习考察费”等内容。军队收费票据必须同时套印“财政部票据监制章”和“中国人民解放军票据监制章”。往来票据只能作为资金往来证明，不应作为支出报销凭证。（2）遗失原始凭证的规定: 从外部取得的原始凭证如有遗失，应由当事人回原开票单位复印其发票存根联，并加盖财务专用章或发票专用章后，经本单位领导批准后，代作原始凭证。确实无法取得原开票单位的发票存根联复印件的，如火车、轮船、飞机票等凭证，应由当事人写出详细情况说明，由同行人或知情人签字证明，并经本单位领导批准后，代作原始凭证，方可办理报销手续，否则一律不予报销，由当事人自行负责。（3）自制的凭证原始凭证应填写为“海南大学xxx”（单位名称）字样，经制表人、审核人、负责人等签名，并加盖单位公章。（二）政府采购业务的报账属于政府采购范围的采购业务，必须按政府采购的相关文件规定执行。政府采购需付的材料：发票、合同、审批表（附需求表）、付款申请表、验收单、固定资产报增单。发票如为国外发票，应加附入关相关材料及汇率。（三）出国费用的报账出国费用的报销需附以下材料：邀请函、出国审批表、因公出国护照复印件、定点购买机票。（四）原始凭证的粘贴1、对于报销票据较多者，由报账人在原始凭证粘贴单（见附件一）上分类粘贴整齐，并分类填写支出凭单（见附件二）及海南大学报销凭单（见附件三），方可办理报账。2、对于差旅费的报销，由报账人将原始凭证在原始凭证粘贴单上粘贴整齐，并填写差旅费报销单（见附件四），方可办理报账。（五）对各项支出的审核计划财务处对各项支出着重进行以下方面的审核：报销的各项支出是否有相应的经费来源，并且支出内容符合预算或制度规定的用途；支出内容真实、合法、合理；原始凭证真实、合法、有效；报账手续完善。（六）关于报账人各学院设立有报账员的，经费支出的报账原则上由各学院报账员负责到计财处办理；课题经费由课题负责人或课题负责人指定的人员负责到计财处办理。（七）关于借款和银行票据的使用1、现金支票、转账支票或支付令的有效使用期为10天，请经办人员合理安排支票领用时间，如遇支票过期或因误退回，经办人应持作废支票重新开取支票。2、凡借款未报账者且超过报账期限的不得再次办理借款业务（详见关于借款报账的有关规定）。五、经费支出审批规定经费支出审批按海大200812号文海南大学校长办公室关于印发海南大学经费支出审批暂行办法的通知及其他相关的规定执行。六、使用公务卡的相关要求1、公务卡结算方式适用范围：公务卡是指金融机构为行政事业单位在职职工发放的，具有一定透支额度与透支消费免息期，主要用于日常公务支出和财务报销业务的一种信用卡。在公务卡结算方式适用范围内的公务消费，实行公务卡结算，单位差旅费、会议费、招待费和零星采购等5万元以下的小额公用经费支出原则上应通过使用公务卡结算。单位在职职工进行公务消费时，原则上只在具有刷卡消费环境的商户进行公务消费，并在规定的免息期限内按照现行财务制度进行报销还款。实行公务卡结算后，逐步减少现金支出，已办理公务卡的个人停止现金借款，尚未申请公务卡的个人请到农行海大分理处申请办理。个人使用公务卡的公务消费，按学校规定程序审批后报账，资金直接转入持卡人公务卡账户。2、 公务卡财务报销程序：1）、持卡人因公务消费，填写报销审批单，附刷卡消费签购单、发票等财务报销凭证，按学校规定的程序审批后报账，资金直接转入持卡人公务卡账户。原则上应在公务卡免息还款期的前三个工作日内办理报销还款手续。七、工资、津补贴、奖酬金的发放问题（一）根据省财政部门的规定，我校人员工资、津补贴、奖酬金实行统一发放。（二）国家、地方政策性工资发放的管理1、各单位、各部门要加强单位人员和编制的管理，全面、及时、准确地掌握本单位人员进出和职务、职称变动情况，指派专人负责本单位内部人事方面的事务，加强与学校人事处之间的信息沟通，及时将人员变动信息报学校人事处，由人事处依照规定及时办理人员变动相关手续，以便及时办理增、减或停发工资手续。如因单位或个人责任未及时将本单位内部人员变动情况上报学校人事处而造成工资误发的，由责任单位或个人承担相应的责任。2、人事处劳资科于每月20日以前将人事信息数据录入财政工资统发系统，计划财务处工资科进行复核，生成工资汇总表，人事处加盖部门公章，经部门负责人审批后，交计划财务处会计核算科开具报账支出凭证封面。（二）、校内津补贴、奖酬金的管理1、为了规范校内津补贴、奖酬金的发放工作，从 2009年9月1日起，各单位、各部门发放的各项津补贴、奖酬金必须统一使用海南大学“岗位津贴、补贴发放表”（见附表），该表一式四联，其中：计划财务处会计核算科一联、计划财务处工资科一联、人事处一联、发放单位留存一联。2、各单位、各部门于每月15日以前将随同下月工资发放的各项津补贴、奖酬金制表，加盖单位公章，经单位负责人审批，并送人事处审核后，交计划财务处会计核算科开具报帐支出凭证封面，逾期不予受理。（“岗位津贴、补贴发放表”的数据原则上不能修改，如必须改动，则需在改动处加盖单位公章及制表人私章）。各单位发放非单位人员的各种津补贴必须另行单独制表。3、各单位报帐员根据审核后的“岗位津贴、补贴发放表”，于每月20日以前将数据录入财政工资统发系统。4、计财处工资科每月21日-25日负责对全校人员信息及各单位报帐员录入的数据进行审核，核对无误后与会计核算科再次核对各单位应发工资、岗位津贴、其他补贴总额，最后将工资数据上传国库支付局。5、离退休人员生活补贴的发放由离退休处统一制表，交计划财务处会计核算科开具报账支出凭证封面，由工资科将数据录入财政工资统发系统。 计划财务处 二00九年九月一日