妙用 Word 邮件合并打印成绩通知单笔者的学校一直使用 CSC 校长办公系统， 其运算功能十分强大， 不到一分钟就可将 一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩 在班上和全年级的名次。不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打 印成一行，因此很长，必须用 8K 纸，这样就只能用针式打印机打印。打完一个学生的 成绩后就要强行换纸， 也就是每页纸只能打一个学生的成绩。 每次要花费近 2000 张纸， 整个打印过程要花 20 多个小时，中途还不能断电或死机。针对这种情况，笔者想出了 个好办法。首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件，如“高一.Xis”、“高二文科Is”“高二理科xls ”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中， 这样就便于排版和打印了。第一步 ，在 Word2000 中制作成绩通知单基本式样。使用 A4 纸，尽量缩小页边 距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。 为了方便裁剪， 在通知单的最后一行输入两个“ +”号并设为分散对齐。 调整表格大小， 目 的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。最后将文档存为“成绩单_基本式样 .doc” （图 1）玉溪市民族中学20022003学年上学期期末考试色赃级语文分数政治分数学号;脏上g次8!喜次姓名年级名次年级名次总分分数分数历史分数班上名次班上名次班上名次年级名次年级各次年级名次备注全年级共人分数地理分数班上g次班上g?欠年级名衣年级名次第二步，进行邮件合并。打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc” （以高二文科为例，下同）。选择“工具一邮件合并”，出现对话框。合并分三步进行：1. “创建分类活动窗口”；2“获取数据打开数据源” 一选择文件“高二文科”；3.“合并”一“编辑主文档”。合并成功后，在 Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单 _基本式样_高二文科.doc ”与“高二文科Is ”两个文件关联在一起了。第三步，在成绩通知单表格中调入数据。在表格中，点击“插入合并域”（图2），在出 现的域列表中选择对应的项目，依次进行玉溪市艮族中学20022003学年上学期期末三正立* Times New Ramar +五号-a*AxB Z U * A| A” =（益入合并感*插入Word蟻-（ 的匚电1卜H巒专畑合并淪L 22略4匸T巴11h樹022l ；430 幽3班级聲班级甘分数文感分数：1点击工具栏上的 “BC”图标，可以查看到实际调入的数据。将页面上的内容复 制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入 Word域”一“下一记录”，这样数 据指针才会依次往下跳（图3）。第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据 指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。LL:让数据指针下移Y记录，即调用下一诗生的数据:L!、玉溪市佞族中学2002-2003学年上学期期末考1期班级直下一记录沁班级分数文成绩卅分数配政 治应 绩冲fff卜w冲语 文班瞬卜空片盘政 治班第四步，合并所有数据并生成新 Word文档。前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。点击工具栏中的合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。这是一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”，用激光打印机打印，五六分 钟就完成了邮件合并功能其实就是 Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。应 用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具 体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份 编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来， 打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。Word然后文档,有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用 提供的邮件合并功能。别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建 立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。 使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为 Word可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。真有这么神奇吗？接下来我就以打印齐 鲁大学2003年录取通知书为例，看一下 Word XP中邮件合并功能是如何使用的。蘭件合并选择文档襄型正在使用的文档是什么类S1? 信函O信封O标签O目录将信函发送绪一廻人.您可以单八 独设置僅函的格式.11运行Word XP新建一个文档，执行“工具”“信函与邮件”“邮件合并向导”在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”，如图1所示，然后单击“下一步”。2在“选择开始文档”窗口中，如果使用已有的文件，那就选择“从现有文档开始”然后 选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框，然后单击“下 一步”进入第三步操作。SIJLfJi电加爼） 聊用IZ若3在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框，然后点击“创建”按钮编辑数 据源。在弹出的“新建地址列表”窗口中，点击“自定义”按钮，为数据源创建合适的项目。 因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等， 所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成“姓名”、“系”、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名，2如图示。确定后返回前一窗 口，输入被录取的学生的信息，如图 3所示。输入完毕后，保存并关闭数据源，然后单 击“下一步”，进入主文档的编辑。2JZJ含并诃录C禺前记录卑）从Q: I到ar I确定 I 取消 I4在第四步“撰写信函”中，在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容，在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处，就通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合 并域”窗口，并选择其中合适的项目，点击“插入”按钮，将其插入文档，如图 4所示。和 其他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。5文件编辑完后，单击“下一步”进入第五步“预览信函”这时我们发现录取通知书中的变化部分已经被数据源中输入的数据取代，如图5所示。你可以使用“预览信函”窗口中的前进、后退按钮查看不同同学的通知书，如果发现问题的话，还可以重新修改数据源。录取遍知书* f * *,4 K. t 療EMUn 細fl.44-f- 2DO3 * H 10 鼻戯Wb彳MH. J I 4 r p -6现在就单击“下一步”进入最后一步的操作“完成合并”，点击“编辑个人信函”，在弹 出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”，如图5所示，刚才编辑的所有文件就变成由与“打印预览”命令看看如图录取人数相同的页码组成的一个 Word文档，执行“文件”7所示，效果不错吧值得一提的是，你可以在第三步中直接调用Excel文件、数据库文件、 Word表格中的数据作为数据源，这无疑将会大大提高我们的工作效率，现在你不会再为做大量重复劳动而心烦了吧。第十三课其它功能邮件合并功能使用“邮件合并”功能可以使用同样格式的文档发送批量的信件。首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来；然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合 并帮助器”对话框，共有三步要走：第一步，创建主文档：单击“创建”按钮，从打开的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这 里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮（如图1）。邮件合并帮助器便用以下选项进行邮件合并.谙先选择“创建按詛.1 主文档匚二ii建工二邮件标签W-信封分类迩原为普通Word文档g.2曹 3宅 合并数据和衣档取消单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。吕邮件收件人观）邮件收件人（以附件形式）耶倍送收件人墮）. 巳J Exchange立件夹堪.联机会徴第抑人（Q）&传其收件人世）.单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态, 现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定 位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合并IlicroEoft r&*er?oint域”按钮（如图2），从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按 钮，Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。O入合并域J插入粧询域 V H 41卜H 吒 韜花合并选项迎使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：使用邮件合并功能不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮， 从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。在Word中发送电子邮件方法很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件收件人（以附件形式）”命令（如图3），就会出现新邮件的编辑窗口（如图4），填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。图3发件人： 團收件人 墜抄送： 主题：Pffft：natCttj0263. net) rziok合并为电子邮件：在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打 开“合并选项”对话框从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”单击“设置”按钮打开“合 并设置”对话框，从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用）utlook把当前 的文档作为电子邮件发送出去了。使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行；数据库的数据源 Word会自动取其字段名为域名。邮件合并的数据源可以是Microsoft Word表格、Ex