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关于天海集团董事长办公室职责设置说明第1 页 共32 页2011-04-07目录董事长办公室职能及其所设置岗位责任 .3集团所属公司(图)及董办职能分工、人员配备(图) 5集团董办兼具人力资源管理中心职能 12集团董办兼具审计监察的职能 14设立考评奖励制度 18行政事务管理制度 21车辆管理制度28第 # 页 共 32 页目前天海枣业集团、 肥业集团的工作已经基本走入正轨, 另外林 场、核桃公司、 麦盖提农场、腾惠大厦、 研究中心、乌鲁木齐办事处、 (电子交易市场) 等各相关公司的发展也需要加快步伐, 从而更好地 配合整体集团做好相关工作。 遵照董事长的会议精神, 设立董事长办 公室,同时设置相关职能部门,明确相应的岗位责任。董事长办公室职能及其所设置岗位责任一、部门职能(1)做好董事长决策的参谋、服务工作,为集团战略规划、重 大投资、 产业结构调整及项目论证提出前瞻性建议, 为董事长各项重 大决策提供依据;(2)收集资本运作的重点对象(行业、企业)的信息资料,开 展调查研究,提出初步方案供董事长参考 ;(3)对本集团公司的资金、人力、土地、技术等资源情况,开 展专题调研,并拿出切实可行的改进意见,供董事长参考 ;(4)组织金融项目的考察、评估等工作,为公司对金融机构的 参股重组、收购等实际运作提供决策参考 ;(5)组织召开公司股东大会、董事会,处理股东与投资者相关 事宜;(6)公司对外联络、宣传工作和企业文化建设;(7)审核公司重大合同,协调处理公司对外法律事务及社会公 共关系;(8)组织研究国家政策法规信息,合理运用政策空间;9)跟踪国家、 地方、行业出台的与企业相关的各项优惠政策,收集地方和国家有关政策信息,分析公司产业状况和产品的市场状 况,为企业发展和领导决策提供参考意见 ;( 10)开展对各生产经营公司的调研, 对各经营公司的建设和经营运作提出供领导参考的意见 ;(11)负责公司对外信息披露工作;( 12 )负责公司资本运作、证券业务;( 13)负责申报重大投资项目文件及办理批复 ;( 14)负责集团董事长文件的呈报和转发工作, 协助处理日常行 政事务;( 15)集团文件档案及印章的管理工作 ;第5 页 共32 页集团所属公司(图)及董办职能分工、人员配备(图)如下第#页共32页项目开发组/政策法规组刘颖斌、李艳董办副主任董办副主任李艳化(人事仃政金融证券组文化宣传组陈钢、刘厚礼赵婧言、陈钢(暂定)(暂定)外围公关组(暂定)文档组武瑛霄、胡晓东、张臣集团采购部黄容、夏冰(暂定)(暂定)二、机构设置及职责董事长办公室下设项目组、战略政策法规组、金融证券组、文化 宣传组、外围公关组和文档组六个管理组,集团采购部一个部,共六 组一部 ,分别履行以下职责:(一)项目开发1. 资本运作(1)分析国内外资本市场的规律,研究资本运作方略,提出在 新形势下集团资本运作的新思路和新途径 ;(2)收集资本运作的重点对象(行业、企业)的信息资料,开 展调查研究,提出初步方案供董事长参考 ;(3)研究如何以最低的成本收购兼并国有企业,并对董事长已 确定的项目进行深入、全面的调研,保证并购成功,实现短期内收回 成本和低成本扩张之目标 ;(4)掌握和熟悉国内民营企业上市的程序、条件、费用,争取今后 2 年内集团有一家公司在股票市场上市 ;2. 投资决策( 1 )研究投资环境和决策的科学手段,确立集团投资决策新思路;( 2)探讨投资效益的最大化,争取用最少的钱办最大的事 ;( 3)提出投资决策的初步方案供董事局决策参考 ;3. 项目论证(1)提出重点项目开发思路供董事局参考 ;第 # 页 共 32 页( 2)对重点项目进行初步调查、分析,并进行前期简单论证 ;( 3)完成董事长交办的特定项目的可行性研究,并拿出论证报 告;4. 发展改革(1)国内外同行(集团公司)发展思路的分析,为董事长提供 相关信息、经典经验 ;(2)集团发展战略、策略的研究 ;(3)提出集团产业、产品结构调整、管理模式、管理机制改革 的思路和可行方案供董事局参考 ;5. 行业分析(1)收集与本集团公司相关的行业动态资料,研究相关行业发 展趋势,提供准确信息 ;(2)为董事局提供生物制药、中成药、保健品、房地产、金融 业、旅游业、进出口贸易等各行业专题的研究报告 ;( 3)对重点行业进行重点考查,并写出有一定质量的调查报告 ;6. 资源整合(1)及时向董事长提供国内、国外有关公司(集团)资源整合 的做法与经验,以及最新的整合思路和整合手段等信息 ;(2)对本集团公司的资金、人力、土地、技术等资源情况,开 展专题调研,并拿出切实可行的改进意见,供董事长参考 ;(3)对资产重组、股权重组、人力资源重组等重大课题开展调 研,适时提供有价值的研究报告送董事长 ;第9 页 共32 页(二)政策法规研究(1)跟踪地方、 国家、行业出台的与企业相关的各项优惠政策, 收集地方和国家有关政策信息,分析公司产业状况和产品的市场状 况,为企业发展和领导决策提供参考意见 ;(2)为公司提供日常法律咨询,审查公司对外合同等各种法律 文书,代理或协助公司参加诉讼、调解或者仲裁活动 ;(3)协助公司资本运作、项目考察及证券业务 ;( 4)协助公司股东大会、董事会、监事会运行的各项事务 ;( 5)协助对外信息披露工作 ;(6)定期或不定期的编制政策法规信息 ,供领导参考 ;(三)金融证券(1)负责公司的资本运作项目 ;( 2)负责公司证券投资业务 ;( 3)负责公司信息披露工作 ;(4)协助召开公司股东大会、董事会、监事会会议,做好文字 材料服务工作 ;(四)文化宣传(1)负责整个集团的宣传报道工作,结合集团的中心工作,多 渠道、多角度、多形式地开展全方位宣传,达到提升企业形象,促进 企业发展的目的 ;(2)负责整个集团的企业文化建设,策划组织集团对内、对外 的重大活动, 组织公司员工开展形式多样的业余活动, 激发员工的工 作热情,增强企业的凝聚力 ;(3)负责对外宣传材料的提供、审核等工作 ;(4)负责集团公司音像、图片资料的拍摄、整理工作,并做到 不断更新,以适应企业发展的要求 ;( 5)负责外来参观考察人员的工作 ;(五)外围公关( 1)负责公司与市委、市府,区委、区府的联系工作 ;( 2)负责公司与国家有关部委的联络协调工作 ;( 3)负责申报重大投资项目文件及办理批复 ;( 4)遵照公司领导指示,争取有关优惠政策 ;( 5)搜集各级党委、政府政策、法规等相关信息 ;( 6)负责公司与公、检、法等机构的协调工作 ;(7)负责接待公司重要客人 ;(六)文档管理(1)负责集团公司及所属企业的印章管理和使用 ;(2)负责公司机要档案的立卷、归档 ;(3)公司各种证照的办理、年检、变更 ;(4)负责董事长办公室范围内公文的收发、传递、登记 ;(5)负责董事长办公室范围内的文字输入、打印,各种资料的 复印、备份,并做好登记 ;( 6)负责董事长办公室范围内的传真和电子邮件的收发、 登记, 并及时转送收件人(7)按规程操作文印设备,定期对设备进行维护、检测、保养 ;(七)集团物料采购1. 招标采购能实行招标采购的,按招标采购办法管理 ;2. 集中采购领导组采购 不适于招标采购的,需集中采购的物料,实行集中统一采购。( 1)询价:由集中采购领导组选择 35 家厂商进行询价, 内容 包括:价格、规格、质量标准、可供货数量、交货期、交货地点、运 输方式、结算办法等 ;(2)质量审计:该物料使用的所属企业质量管理部门对供货厂 商进行质量审计,否决不符合要求的企业 ;(3)议价比价:采购领导组成员整理报价资料进行比价、议价, 同质选价廉,同价选质优,同质同价选货源近的厂商或供货单位 ;(4)签订购货合同:选择信誉好、产品质优、价格合理的厂商, 由所属企业与其签订购货合同 ;(5)验收入库:由所属企业质量管理部门对物料进行验收,合 格后方可入库 ;集团董办兼具人力资源管理中心职能(1)负责集团范围内人力资源的配置 ;(2)掌握集团范围内人力资源的现状,研究和制订人力资源发 展计划,建立人事档案 ;(3)负责员工队伍建设,研究和制订员工培训计划 ;(4)建立人员“招聘、考察、选拔、使用、储备、调整”的工作 流程,保持员工队伍的合理流动和相对稳定 ;( 5)负责劳资管理、人事考核和绩效评估 ;( 6)负责员工的劳动保护工作,落实集团公司各项福利政策 ;(7)负责劳动合同管理,协调解决集团公司内部劳动争议 ;一、岗位权责1. 主任(1)主持本部门日常管理工作 ;(2)落实集团公司人力资源发展规划,保持队伍的相对稳定与 合理流动 ;(3)落实集团公司员工培训计划,提高集团公司人员整体素质(4)掌握集团公司人力资源现状, 实施“人员招聘、考察、选拔、 使用、储备、调整”的工作流程 ;(5)负责组织集团人员的业绩考核 ;2. 主任助理(1)负责人才考察及招募工作,招聘、储备集团公司所需各类 人才;2)协助主任检查监督各企业人力资源管理部门工作的实施情况;(3)负责建立集团公司人才信息库管理,随时跟踪人力资源动 向,并做好新聘人员的审核、考察和把关工作 ;(4)与全国各人才交流中心进行沟通,建立资源共享的合作关 系;(5)了解掌握员工思想动态,协助主任开展其他工作 ;二、劳资管理(1)负责制订劳资人事管理规划,使集团公司管理日趋规范(2)建立劳资人事档案,随时掌握集团公司人员的分布情况(3)负责集团公司员工的劳资、福利、保险、劳动合同管理工 作;(4)根据集团公司发展需要,及时调整人力资源结构,使资源 配置更加合理 ;三、考核培训( 1)负责实施集团公司机关绩效考核 ;(2)检查监督各企业绩效考核方案的实施情况 ;(3)负责同部门、企业领导沟通绩效考核所发现的问题 ;( 4)负责制订员工培训计划,落实培训内容 ;( 5)负责检查监督部门、企业培训计划的实施情况 ;(6)对培训学习的内容负责验收,并将结果纳入绩效考核之中集团董办兼具审计监察的职能一、审计管理与监督 为了加强天海集团内部管理和审计监督,维护天海集团合法权 益,保障集团经营活动健康发展。董办作为内部审计机构按照本集团董事会或董事长的要求,履 行下列职责:(1)内部审计工作接受董事长直接领导,完成董事长直接交办 的各项工作;( 2)对本集团及所属企业 (含占控股地位或者主导地位的单位, 下同)的各项财务收支及其有关的经济活动进行审计;(3)对所属企业单位预算内、预算外资金的管理和使用情况进 行审计;(4)对所属企业领导班子成员的任期及离任进行经济责任审计;(5)对所属企业固定资产投资改造的等项目进行专项审计;(6)对所属企业经营管理和效益情况进行审计;(7)制订集团内部控制制度并进行跟踪、监督执行;(8)配合外聘会计师事务所对药业进行季度、年度审计工作;
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