公司行政管理体系V2013编制审核审批版本号杨乐文、蔡杰珊邵健华杨国聚V2013广东保力得物流有限公司2013年05月目录总贝y二、员工行为规范制度 错误!未指定书签三、公司印章管理办法 四、公司固定资产管理办法 五、办公用品管理办法 六、车辆安全管理制度 七、公司会议管理制度 八、信息化管理制度 九、办公室环境管理办法 十、员工宿舍管理制度 总则1、编制体系目的为加强公司行政事务管理，明确公司内部关系，使各项管理工作标准化、 制度化，简化工作审批流程，提高办事效率，特汇总制定本体系。2、适用范围公司行政管理体系制度内容原则上适用于全公司，所有行政管理事务 均按体系规定内容执行。各驻外分公司、办事处、业务机构可根据现场工 作环境、业务操作的实际需要和情况补充修订执行。各驻外分公司、办事处、业务机构在完成修订和经审批后，需将相关制 度报公司综合部备案执行。3、各分公司、部门职责综合部职责1）负责公司行政管理体系的编制、修订、发布，以及行政管理工作的检杳和监督。该体系经总经办核准后由综合部发布正式实施；2）负责每季度定期核查各分公司、部门行政工作执行情况，汇总和公布检查结果。分公司、部门职责1）负责按公司行政管理体系规定落实相关内容，自觉遵守执行。若违反规定，按公司员工福利基金管理流程执行；2）各分公司、办事处、部门负责人负责每季度定期反馈执行效果，提出完善意见，监督本部门人员执行情况;3）各部门员工对本部门或其它部门人员进行互相监督，若发现违反规定的情况可通知综合部或分公司、部门综合部按公司员工福利基金 管理流程处理。注：公司行政管理体系未尽事宜，按公司各部门、分公司实际情况修订执行。员工行为规范制度1、目的为规范公司员工日常工作行为，明确员工着装、言语等形象要求，达到提升公司品牌影响力和外部形象，提高内部员工凝聚力的作用，特制订本规定。2、适用范围本办法适用于公司所有员工。3、员工形象规范（1）工作证：员工上班时间进入办公区需正确佩戴挂带式工作证，保持工作证整洁。违反规定者先以口头警告，若再次发现未佩戴者，记录当月工作证佩戴情况异常一次，当月累计超过三次者，综合部填写贡献通知单，以邮件方式通知财务部在当月工资中贡献 50元作为员工福利基金；工作证丢失后到综合部补办，需交工本费 50元/张；员工离职，须将工作证交回综合部，否则向综合部交纳50元工本费。（2）胸章：员工（监管员）工作期间须佩戴胸章于左胸前，胸章内的 名字纸条应保持完整无损。胸章属公司资产，如有丢失，应及时联系片区主管或负责人向综合部提出补办申请，费用20元；员工离职，必须将胸章交回综合部，监管员可由片区主管或负责人代交综合部，否则当月工资扣除 20元。（3）仪态：员工应当保持仪表整洁、着装整齐、坐姿端正。4、服务规范（1）用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声 喧哗。（2）接听：接听电话应及时，一般铃响不超过三声，如受话人不能接 听，离之最近的员工应主动接听，重要电话作好记录，严禁电话私用超过 三分钟。接听电话时应礼貌称呼“你好！”。（3）服务态度：在接待公司内外人员的垂询时，需微笑应答，以客户 为上，不能冒犯对方。5、员工行为规范（1）按时上下班，不迟到、早退。亲自刷卡，不得委托或代人刷卡；（2）爱惜办公用品，桌面物品摆放整齐；（3）上班时间不玩游戏，不观看视频，不听音乐，不闲聊电话；（4）为了公司安全，不得将无关人员带入办公场所。公司印章及证照管理办法1、目的为使公司印章和证照日常使用流程规范化，确保各类印章和证照的安全使用，特制订本规定。2、适用范围本办法适用于全公司。3、印章的分类印章按使用范围及公司实际情况，可分为公章、法人代表章、业务专 用章、财务专用章、仓单专用章、各部门用章。4、证照的分类按颁发机构的类别分为营业执照正副本、组织机构代码证正副本、道 路运输许可证正副本、国税税务登记证正副本、地税税务登记证正副本。目前公司印章及证照情况见附表一公司印章及证照情况汇总表5、印章及证照具体管理办法第一条公司总经理授权由综合部全面负责公司的印章及证照发放、 回收、监督、保管、使用等管理工作。第二条 公司各类印章及证照由专人依职权领取并保管。第三条综合部负责建立印章及证照管理册，把印章和证照使用情况 登记在册。第四条综合部将持有印章及证照的情况纳入员工离职时移交工作的 一部分，如员工持有印章及证照，须在办理归还印章及证照手续后，方可 办理离职手续。第五条 公司印章（只限公章、法人手签章及业务专用章）须按要求 填写附表二公章呈批表，将其与所需盖印的文件一起呈批上报，经公司 有关人员审批后，方可用印。其它部门印章或部门业务专用章由部门负责 人审核后即可用印。第六条 印章保管人应对文件内容和公章呈批表的名目予以核对， 涉及公司经营方面的业务合同必须与已备案标准版本的合同进行核对，经 核对无误的方可盖章。第七条 在审核过程中被否决的，该文件予以退回。第八条 用印后把公章呈批表作为用印凭据由印章保管人留存， 定期整理后交综合部归档。第九条 公司印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章外借使 用的，需填写印章或证照借用申请表,经公司总经理批准后由当事人及 综合部（管理印章特权员工）共同携带使用。综合部人员外出使用印章也 需总经理审批。第十条 公章、业务专用章、法人手签章和法人私章的使用决定权归 公司总经理，或其授权人：财务专用章的使用决定权归财务部负责人：仓 . 单专用章的使用决定权归风控部主管副总或其授权人；各部门专用章的使 用决定权归各部门负责人。其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实 际工作需要进行授权。分公司的各类印章参照总公司的规定执行。第十一条 公司证照的原件使用权在综合部负责人（税务登记证除 外），税务登记证的原件使用权在财务部负责人，但如果跨保管部门需使用 证照原件的，需由使用部门填写印章或证照借用申请表经总经理或授 权人同意后，方可由保管部门人员共同携带使用。分公司的各类证照参照总部的规定执行。第十二条 印章及证照保管人必须妥善保管印章或证照，如有遗失， 必须于自发现遗失时起12小时内向综合部报告。第十三条 公司所有行政事务申请和审批，需统一填写公司行政事 务审批表，完成相关审批流程。注：违反本规定办法，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政 和经济处分；造成严重损失或情节严重的，公司保留移送司法机关处理的 权利。附：表一公司印章及证照情况汇总表表二合同审批表表三公章呈批表表四印章或证照借用申请表表五使用公司公章和法人手签章流程表六：对外授权委托书模版表七：内部授权委托书模版 表八：公司行政事务审批表模版附表一：公司印章及证照情况汇总表序号印章名称存放部门保管人上级责任人1公章综合部综合部文员综合部经理主要用途：以公司名义进行的书面文件往来，加盖公司公章；2业务专用章综合部综合部文员综合部经理主要用途：用于公司确认业务的发生；3法人手签章综合部综合部文员综合部经理主要用途：公司的法定代表人认可，一般与公章使用表示法人认可，同法 人签名具有冋等效力；4法人印鉴财务部主管副总总经理主要用途：公司法人私章，与公司财务专用章幵具公司基本帐户，并用于 公司幵具支票；5财务专用章、发票专用早，财务印鉴财务部财务部经理总经理主要用途：用于财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记 凭证等。6人力资源专用章综合部综合部文员人力资源经理主要用途：公司内部员工入职、调动、离职、奖惩、幵据说明、内部介绍 信或对外幵具员工收入、工作证明时用。物流部1号仓仓储专用章1号仓数据统计主1号仓经理7管主要用途：用于客户库存核对表盖章,客户送货回单,各类行政文件通知及仓储部出具的操作确认函;运输业务物流部运输部物流部8专用章运输部数据统计员经理主要用途：用于公司确认业务的发生；9仓单专用章佛山分公司监管部监管部文员风控部经理主要用途：用于二方合冋的印章预留、幵具给银行的质物清单等文件；分公司分公司分公司综合分公司10公章综合部部文员总经理主要用途：分公司业务操作文件、员工劳动合冋、办理税务；分公司财务专用章、发票专用分公司分公司综合分公司11早、财务印鉴综合部部文员总经理主要用途：用于分公司财务收支的确认和财务、银行、税务、支票、发票、贷记凭证等。12分公司分公司分公司主管副总法人印鉴综合部总经理主要用途：分公司法人私章，与公司财务专用章幵具公司基本帐户，并用 于分公司幵具支票。13营业执照正副本财务部财务部经理总经理主要用途：常用于合冋签订、银行幵户， 般外出办理业务用副本。14组织机构代码证正副本综合部综合部文员主管副总主要用途：合冋签订、银行幵户、单位在进行社会交往、幵展商务活动所必需的证明。15道路运输许可证正副本综合部综合部文员综合部经理主要用途：从事道路运输经营的证明，物流和货运站场企业经营之用；16国税税务登记证正副本综合部综合部文员综合部经理主要用途：申请减税、免税、退税；领购发票；办理外出经营活动税收管 理证明；办理其他有关税务事项。17地税税务登记证正副本综合部综合部文员综合部经理主要用途：申请减税、免税、退税；领购发票；办理外出经营活动税收管 理证明；办理其他有关税务事项。注：各分公司相关印章和证照的管理，参照表中要求执行附表二：合同审批表注：1、公司经营性业务合同均需统一填写该表；2、各分公司、业务部门的业务合同均按公司合同审核流程规定进行审批， 统一填写合同审批表后，方可加盖公司公章；3、公司固定资产采购、设备维护、服务协议等合同不需填写该表，但需填 写公章呈批表,由主管副总和总经理审批。见附文一合同审批表。附表三：非合同文件公章使用公章呈批表拟稿部门拟稿人拟稿日期份数内容稿件之用途部门领导签名公司领导审批附表三：使用公司公章和法人手签章申请流程图注:合同呈批表或审批表保存二年以上，每二年清理一次；如员工持有印章，须向综合部或相关主管负责人办理归还印章手续后，方可办理离职手续；附表四：印章或证照借用申请表印章或证照借用申请表借用部门借用人借用时间年 月曰时分印章 或证照归还时间年 月曰时分类别正本副本借用份数共份借用原因