中国石油天然气集团公司档案管理手册中国石油天然气集团公司档案管理手册（2010版）办 公 厅二一一年二月6第二部分 档案基础业务规范档案分类规则1 适用范围为规范集团公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。本规则适用于各单位档案的分类整理。2.1 档案本规则中所称档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。2.2 特殊载体档案与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他等。2.3 资料由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。2.4 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。2.5 文书档案指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。2.6 产品档案指在产品开发、设计、试制、鉴定评审过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.7 科学技术研究档案指在科学技术研究过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称科研档案。2.8 建设项目档案指工程建设活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称工程档案。2.9 设备仪器档案指引进、购置设备仪器时随机携带的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.10 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2.11 油气勘探开发档案指在油气勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的地质文件材料。2.12 声像档案以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。2.13 实物档案指在各项工作中做出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。3 档案分类原则3.1 本规则以集团公司全部档案实体为对象，从各单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。3.2 本规则的类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。4 档案类目设置4.1 共设10个一级类目，即文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工档案类、油气勘探开发类、声像类、实物类。4.2 单独保管的特殊载体档案，其内容不超出10个一级类目的范围，故将它们做特殊处理，不与10个一级类目并列：按载体类型的不同，分别单独编号、排架。4.3 资料独立于10个一级类目，单独编号、排架。5 类目细分方法5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。5.3 各类目的细分方法5.3.1 文书类不统一设置二级类目，各单位可按职能或机构自行细分。5.3.2 产品类不统一设置二级类目，各单位可按种类或产品型号自行细分。5.3.3 科学技术研究类不统一设置二级类目，各单位可按专业性质或课题性质自行细分。5.3.4 建设项目类不统一设置二级类目，各单位可按工程性质或单项工程自行细分。5.3.5 设备仪器类不统一设置二级类目，各单位可按种类或单项设备仪器自行细分。5.3.6 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。5.3.7 纳入管理的职工档案按中央组织部干部档案工作条例及集团公司相关规定执行，本规则不另作规定。5.3.8 油气勘探开发类不统一设置二级以下类目，各单位可按专业性质或形成阶段自行细分。5.3.9 声像类二级类目按媒体形式分类。5.3.10 实物类按类型统一设置二级类目。5.3.11 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设置二级属类，各单位可按保管库房、柜架或业务类型等自行细分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。5.3.12 资料不统一设置二级属类，各单位可自行细分。档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则，特制定本规则。本规则适用于各单位各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本规则制定细则。2 规范性引用文件档案著录规则 DA/T 18-1999 3 术语和定义 3.1 著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。3.3 公共著录项适用于所有档案的可选著录项。3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可按卷、卷内文件和件级进行著录。4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数（除会计档案、油气勘探开发档案外）、页数（除会计档案、油气勘探开发档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号（除会计档案、油气勘探开发档案外）、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本数量、备注 7 专有著录项7.1 产品档案、设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 科学技术研究档案项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量7.3 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量7.4 油气勘探开发档案单井：地区名、井号、井别、井型、附图数量物探：项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量7.5 会计档案会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号7.6 实物档案荣誉：获奖级别7.7 特殊载体专有著录项7.7.1 照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.7.2 其他来源、数量8 著录项内容说明8.1 排检与编号项8.1.1 档号：档案管理系统根据各单位档号编制规则自动生成。档号编制规则由各单位按照档案标识规则的规定，在档案管理系统的应用管理模块中进行定义。8.1.2 互见号：填写与本文件有密切联系的其他档案的档号。8.1.3 主题词：填写表达档案主题内容的规范化的词或词组。对于文书档案可直接使用其公文主题词。8.2 题名与责任说明项8.2.1 题名：填写反映档案内容或含义的文字。在档案无标题或标题含义不明时，应根据文件内容自拟题名，自拟题名一般由责任者、问题和文件材料名称组成；油气勘探开发档案物探类文件标题只有工序名称时，应增添项目的名称。自拟题名加“”进行标注。各类档案的题名如下著录：文书档案：照直录入文件标题。产品档案：使用产品名称或型号作为题名，两卷以上的可使用文件材料名称或组部件的代字、代号和名称加以区分。科学技术研究档案：使用项目名称或项目代字、代号作为题名，两卷以上的可使用其阶段名称加以区分。建设项目档案：文字材料的题名由建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名由建设项目名称、单项工程名称和图纸名称（落尾名或后缀语为“竣工图”）组成。设备仪器档案：由设备仪器名称、内容特征和文件材料名称组成。会计档案：一般由责任者、内容和文件材料名称组成，会计凭证应写明年月，会计账簿应写明年份，财务报告应写明月或年份。油气勘探开发档案：综合类、单井类、物探类题名照直录入文件材料标题，其中地震磁带按地区、测线号确定题名；岩心岩屑类题名中应录入井名。声像档案：填写介绍声像档案内容的文字，应简明概括、准确反映音像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全。实物档案：填写介绍实物档案内容的文字，包括获得者、获得事由、获得地点、实物内容等方面。8.2.2 附件题名：填写文件附加材料的标题或代号。8.2.3 文件编号：填写发文字号、图号、标准规范类文件的统一编号等，照原文字和符号著录。8.2.4 责任者：填写文件的作者，或对文件负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，填写单位全称或者通用简称。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于“（）”号内。声像档案应填写拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。实物档案中填写颁发、授予等单位名称或提供者姓名。8.2.5 立卷单位：填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。8.2.6 归档单位：填写负责归档的单位或部门。特定情况下立卷单位与归档单位可能不同。8.2.7 归档系统：填写归档数据来源系统的名称，即与档案管理系统建立了自动归档接口的应用系统名称。8.3 密级与保管期限项8.3.1 密级：填写文件材料或案卷上标注的密级。8.3.2 保密期限：填写文件材料或案卷上标注的保密期限。8.3.3 保管期限：依据归档范围填写档案划定的存留年限。8.4 时间项8.4.1 起日期、止日期：填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。8.4.2 日期：填写文件材料形成日期。在声像档案中填写拍摄或录制日期，在实物档案中填写获奖、颁发等日期。8.4.3 归档日期：填写归档流程办结的时间，可以由档案管理系统自动记录。8.4.4 年度：年度是标识档号的可选要素，系统默认填写为文件形成日期的年度，可人工修改为文件针对的年度。如：跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；跨年度的会议文件，一般可填写会议召开的年度；法规性文件应填写公布或批准年度。8.5 载体形态项8.5.1 载体类型：填写记录信息的介质类型。分为纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他。8.5.2 规格：填写档案载体的尺寸、型号等。8.5.3 数量：填写特殊载体的盘、张、套数等。8.5.4 件数：填写卷内文件的总件数。8.5.5 页数：填写件或卷的总页数，用于统计和核对。8.5.6 页号：填写卷内文件的起页数,最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。8.5.7 附图数量：填写档案中图纸的总数量。8.5.8 存放位置：填写实体档案存放的物理位置