快普M6整合管理平台系统-整合管理平台 使用说明书（V2.03.100331.2000）目 录第一章 系统整体介绍41.1功能概况41.2相关操作5第二章 个人办公62.1计划任务62.2实际行动72.3工作报告72.4上级给我的点评/我给下属的点评82.5自定义桌面92.6在线短信92.7电子邮件103.2文件库12第三章 日常办公133.1工作流定制管理133.1.1表单定制133.1.2流程定制153.1.2流程监控183.2 工作事宜办理183.2.1 我拟办的事宜193.2.2提交的事宜203.2.3我办理的事宜203.2.4委托办理213.3公告通知21第四章 行政办公2241人员休息安排2242会议室管理224.2.1会议室使用申请查看和审批234.2.2会议室的申请234.3投票设置244.4投票查看25第五章 办公用品265.1办公用品仓库275.2办公用品类别275.3办公用品信息285.4办公用品领用285.5办公用品退回295.6办公用品入库305.7办公用品盘点315.8办公用品库存统计325.9办公用品管理和进销存财务的关系32第六章 车辆管理336.1车辆档案336.2车辆申请346.3油耗记录356.4其他功能35第七章 系统管理357.1企业信息367.2组织架构367.3员工信息和用户管理377.4 权限管理387.4.1功能权限管理387.4.2职位权限设置397.4.3数据权限设置397.4.4基础数据权限设置407.5数据导入407.6套打管理417.6.1 套打模板管理417.6.2 套打字段信息427.6.3 系统打印参数437.7 系统参数437.8 分支机构44第八章 其他功能458.1 知识管理458.2电话管理468.2.1通讯记录管理及参数设置468.2.2拨打电话、电话录音47第一章 系统整体介绍该系统采用最新技术架构，应用先进的网络平台及工作流引擎将各系统各部门充分协同起来，形成一个流水化的工作平台，实现公司各部门各信息系统的流水化作业和协同工作，从而提高工作效率，规范管理，是一套典型的智能型自动化办公管理系统。该系统除传统的协同办公管理功能外，更重要是能为所有会形成孤岛的信息和业务系统提供整合功能，是整个整合管理平台的基础，可建立企业信息、组织架构、进行员工设置，设置各个子系统的功能权限定义及业务流程等等。同时也整合了移动通信、邮件及互联网等各种最新技术。1.1功能概况个人办公制订个人工作计划，上级可安排下级工作任务，计划有强大提醒功能；工作报告可设置模板并按模板填写，上级可进行点评审批，点评信息自动发短信给对方。日常办公通过新增需要审批的业务单据并提交，由系统根据相应流程设置自动判断下个办理人，需要我审批的所有单据会集中在“我办理的事宜”模块，如果外出可将部分或全部业务委托给指定人办理，实现外出期间需要我审批的流程自动提交给委托办理人办理。公共信息公告发布及阅读跟踪；文件库管理，可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档；知识库管理可对知识进行分类，并集思广益，可跟踪浏览情况。在线短信在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。行政办公会议室管理可实现会议室的申请、预约情况查询、会议提醒及人员签到等；投票管理可实现匿名投票。流程管理根据不同流向判断设置多个审批环节，为各种业务定制审批流程，包括系统业务单据和自定义表单；通过流程监控可查看流转情况，进行催办、特送等；对重要公文可启用流水号管理；表单定制为各行业客户提供灵活的自定义表单，满足个性化需求。车辆管理车辆是公司重要资产，因流动性大，管理特别难，可根据车辆状态进行车辆的申请与安排，将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来，便于事后查看分析，还能自动记算百公里油耗，投保、年审自动提醒等。办公用品采购入库、领用、退回、库存、盘点、领用分析等，该模块主要用于非公司主营产品的办公用品管理，公司主营库存商品用于办公用品时用ERP领料出库来实现。电子邮件不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook 、Foxmail 收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息，否则要到每个人的收发件箱查找过滤才能实现此功能。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。来电精灵CTI配合快普USB来电盒实现来电自动弹屏，自动匹配客户及联系人并显示与该客户相关联的售前、售中、售后信息，实现快速响应，可设置去电前缀，在系统任何有电话或手机的地方直接点击即可拨出电话，免去手工拨号，同时实现自动电话录音。手机短信配合快普短信猫实现每个人只要能上系统就可发短信，可对各部门人员进行短信限额设置，可对系统员工和客户群发短信、系统短信提醒，定时发送设置等。系统管理可限制用户查看系统信息的起始时间、系统登录时间、设置用户密码修改周期及密码强度要求等安全管理；可设置功能权限、数据权限和敏感数据；用WORD灵活编辑想要的打印模板，每个模块可上传多个打印模板并默认其中一个，可按单据行数、固定行数或最大行数进行打印，设置打印提示及打印按钮控制等；桌面自定义、单据自定义及功能强大的系统参数设置等1.2相关操作过滤条件的设定 点击任具体一功能模块，系统会将该模块的业务单据按过滤条件设置以列表的方式显示出来，这里可随时修改过滤条件更新查询状态。单据的关联页签 系统任一业务单据若有关联信息或关联单据，可点击单据左上方的分页签查看关联信息，并且可在该关联信息的页签中编辑或新增所对应的关联信息。第二章 个人办公2.1计划任务员工可根据实际情况作出详细工作计划，掌握工作重点；部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的任务编制，对计划进行点评、调整工作计划、分配计划任务等，实时监控工作进度。支持共享给团队成员，支持树状列表方式来展现各计划的层级关系，并借鉴了“日历管理”的图形化交互方法，来安排日程和任务，使之一目了然。位置：整合管理个人办公计划任务计划列表的查看方式：除了按照常规的列表查询，也可通过周日历和月日历的方式查询。负责人员和共享人员:负责人员为计划的主要负责人，可对计划进行编辑和调整执行状态。共享人员则只能查看该计划信息。计划分级：通过选择来确定计划之间的层级关系，选择上级计划后，会自动继承上级计划的开始及结束时间，并可在该时间范围内进行修改。快速制定计划：可在同一页签制定多条计划后一并保存，之后可分别进行修改或完善。计划的状态：未开始进行中暂停已完成已延期取消。计划的关联：可关联客户、上级点评、实际行动。2.2实际行动做好“时间日志”，记录当天具体做了哪些事（如果是做计划的事，就直接从计划表里调取，也可以手工输入）。可以关联多个客户（销售行动）。其中具体的实际行动可以关联具体的工作计划和具体的单据如：费用管理、商机管理、合同（交付）、合同（回款）、市场活动、线索管理。位置：整合管理个人办公实际行动实际行动的关联：可选择对应的计划任务，也可在关联页签处关联客户，若有关联客户，此次实际行动相当于该客户的一条，在客户联系记录模块可查看此信息。2.3工作报告用于员工记录周、月、年的工作情况、心得体会、以及工作中出现的问题（可以直接从“计划任务”或“实际工作”功能模块导入数据）；并且部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的报告，可以进行点评（给每个人评分，可参与绩效考核）。位置：整合管理个人办公工作报告报告类型：上周报告、本周报告、昨日报告、本日报告等。选择不同报告类型后会影响报告主题的时间。报告模板： 选择引入或编辑所需要的报告格式。也可在此通过新建模板来增加所需的模板格式。2.4上级给我的点评/我给下属的点评查看上级用户对当前用户的计划任务、实际行动（联系记录）、工作报告、商机管理中的单据进行点评的内容。点击点评内容的超链可以打开关联的具体单据。位置：整合管理个人办公上级给我的点评/我给下属的点评点评的业务范围：计划任务、工作报告、实际行动、商机管理2.5自定义桌面用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用于定制用户桌面六个功能快分别显示的单据列表内容。位置：整合管理个人办公自定义桌面关于本模块： 用户可在此编辑符合自己使用习惯的用户模板，并可以将设计的模板保存为多个方案，选择已保存的模板即可调用设计好的模板。2.6在线短信在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。位置：整合管理在线交流在线短信信息类别：列表中记录两种类型的信息：1、其他用户直接手工编辑的日常交流信息。2、系统相关业务的提示信息，如下属提交工作报告后我们能够看到系统提示信息，此时点击能够快速定位到对应的工作报告。2.7电子邮件不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook 、Foxmail 收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。位置：整合管理在线交流电子邮件邮件的发送范围：可同时将一封发送给内部邮箱地址和外部邮箱地址，可以进行短信群发等。外部邮箱的设置：和foxmail的账户设置类似，设置成功后可以发送和接受外部邮件。邮件模板 发送邮件时可以调用设置好的模板格式，如添加个人名片，自动调入客户联系人的名称，编辑常用问候等，方便我们快速规范的编辑邮件。如果要在发外部邮件时能够自动调用客户的名称，则点击，选择对应的“联系人：联系人姓名”，确定后会加入到里对应的光标处。3.2文件库可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档。位置：整合管理个人办公文件库文件的分类：通过树状结构设置不同层级的文件夹，每个最末一级的文件夹中存放文件。文件的权限：针对不同的文件夹设立权限，文件会继承所属文件夹的权限。文件夹权限设置解读: A管理者：文件夹的管理者由可新建文件夹的用户来设定，文件夹中的其它权限（编辑者、作者和读者）则由文件夹管理者设定。文件夹管理者可以在文件夹中创建子文件夹，并指定子文件夹的管理者。B编辑者：文件夹的编辑者在本级文件夹和子文件夹