Important & Selected Documents展会管理规定一、总则 明确公司参展标准和操作流程， 掌握国内外的大型专业展会的行 情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。二、适用范围 本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。 综合办行 政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办 行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过 的展会相关资料。三、展会操作规程（一）国内展会参展操作规程 第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并 与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项； 第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计 划及人员分工；第三步：签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合 同签订后，催促对方尽快确认展位；第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广 告代理商，如需广告宣传， 经公司领导批准同意后，与其联系并签订 合同，办理相关事宜；第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参 展商证和参观证办理的有关事项， 确定参观人数后， 酌情办理参观人 员的证件；第六步：预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在 展区附近或交通便利、 价格适中的酒店， 做到既节省费用又方便与客 户洽谈；第七步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents分工实施完成；第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中 万无一失；第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回 的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批 后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；第十一步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关 手续，积极申报各项扶持政策。（二）国外展会参展操作规程 第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相 关的专业展览会， 特别是国际专业展览会； 与展会的组委会或中国承 办方联系，向其索要参展指南及注意事项；第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计 划及人员分工；第三步：签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同 事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位；第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广 告代理商，如需广告宣传， 经公司领导批准同意后，与其联系并签订 合同，办理相关事宜；第五步：展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分 工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、 搭建工作；第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事 项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签 证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件；第八步：预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店， 做到既节省费用又方便与客户洽谈；第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中 万无一失；第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；第十一步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审 批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；第十二步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关 手续，积极申报各项扶持政策。四、展会管理实施细则（一）参展目的企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。（二）参展原则1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则， 避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好 真实性调查等风险防范工作；3 ）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布 置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分 工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区 域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣 传和客户开发工作；6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验（三）年度展会计划Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents组织展会负责人应在每年 12 月份对下一年度展会的信息进行收 集，并整理为展会信息报告 ，发给国际项目部，国外展会具体市 场调研由国际项目部负责， 国际项目部对收集后的展会信息应做初步 的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标 展会；综合办行政管理员负责 在每年 1 月份根据各项目部意见， 整理、 确定本年度展会信息及参展提案报公司领导研究确定， 企划法务 室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理 展会信息机参提 案。1）信息调研综合办行政管理员 应对目标展会做详尽的信息调查， 包括：主办 方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影 响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。国际项目部经理 应配合外联员做好该项工作， 通过咨询展会所在国代理商考究展会的 真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、 政治环境、文化风俗、 交通和食宿信息等。 （企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合 办处理相关事宜 ）2）价格及优惠政策落实综合办行政管理员 在参展前应与主办方或组展单位咨询价格， 争 取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会， 应与主办方或组展单位建立良好关系， 以获得优惠的参展价格， 好的 展位和相关待遇。3）参展财务预算 在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装 展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员 差旅费用等其他可预见费用；参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、 对区域市场 销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents（四）参展筹备工作1）定立合同决定参展后应与主办方或组展单位订立合同； 如有条件， 事先核 实后，请法律顾问出具意见和确认。2）展会策划综合办行政管理员 针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。 展位选择 展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、 餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有 墙柱障碍等展位；展位的大小可根据具体需要选用标准展位、 双展位、特装展位以 适合品牌形象策略；选择展位前， 应了解附近展位的厂商信息和展示方式， 并作出必 要的设计调整。 展台布置和展品陈列展台布置的基本原则：远观效果醒目、 有冲击力，近观效果舒适、 明快，整体效果协调； 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向； 无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光； 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角； 展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、 洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料 材质（一次性 / 重复性）。 广告信息的发布 根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。 可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告； 在参加展会前三个月， 可以考虑在有影响力的网站、 刊物上发布Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents报道，以扩大知晓度。 目标客户的邀请 参展前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。 展品及模型的运输和保管各种资料及展品及模型应在展前 3 个月列出明细清单并制定运 输方案，综合办专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失等 情况进行汇报。（五）参展人员根据展会的规模， 应配备相应的参展人员， 并做明确的职责分配 和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、项目助理、专业技术人 员，参展前 2 个月由国际项目部提报并报公司领导批准。1 ）参展人员的职责展会项目经理：了解市场和广告需求； 监督展位的制作和设计方案； 保证布展时 模型和文件的及时到场； 保证展期提供充足的材料和宣传品， 确保公 司形象反映在展会上； 负责资料和宣传品的分发管理并解答提问； 负 责展品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员 的管理；撰写展会总结报告。专业技术人员：必须是经验丰富的技术人员， 对产品和技术细节非常了解， 在参 观客户的要求下进行产品演示， 或预先安排演示； 对客户提出的技术 问题进行回答；撰写信息收集和产品反馈报告。项目助理：主动问讯驻足的参观者， 并对公司和产品的概况进行介绍； 将参 观者引导给项目经理或专业技术人员； 分发宣传品和纪念品； 指导客 人填写信息和联络表格； 恭送问询者离开， 负责展会客商来访登记表 的填写、整理及展会客户信息汇总表的汇总； 会后负责撰写展会总结。Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents2 ）人员规范和培训 全体参展人员要求统一着装；佩戴名卡；态度亲切主动，举止合 乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该 做事前培训， 由负责展会所在国的市场部负责。3）参展人员培训内容 参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性 质、目标客户锁定等） ；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通； 活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。（六）展会的总结 展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。 必须指出， 展览 的效果，尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜 作不切实际的要求。1 ）效果分析 包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对 该次展览的印象等等。2）信息收集信息收集应作为展会活动的一项重要内容。 信息内容包括： 行业 信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询 和建议、展示设计趋势和改进等等；可考虑安排专门的信息收集人员， 不参与展台展示活动以起到身 份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。3）总结报告展会总结报告应在参展后 10 个工作日内由展会项目经理提交 综 合办主任 ，内容涵盖信息收集概要、 效果分析、展会评价、改进建议等；展会结束 10 个工作日内，展会项目经理负责按财务规定报销完 毕所有展会财务支出。4）资料存档Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents所有参展人员于展会结束 10 个工作日内，递交展会总结，同时 将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交 综合办存档 ；综合办行政管理员 将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、 董事长审批后存档，在电脑和档案橱中各保存一份。5）落实政策补贴综合办行政管理员 根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积 极申报各项扶持政策。五、记录存档（一）保存地点：