公文处理实施办法(试行) 为了加强*建设集团公司(以下简称*集团)公文管理，推进公文处理规范化、制度化、科学化建设，提高行政公文处理工作的效率和质量，根据*厅行政公文处理实施办法，结合*集团实际，制定本办法。第一章 总 则 第一条本办法所称公文，是指在交集团管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公文文书，是*集团管理工作的重要组成部分，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，落实管理举措，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，总结交流经验的重要工具。 第二条*集团内设机构(除集团办公室外)不得以部门名义向集团总部以外的其他机关(包括上级机关、分公司等)制发政策性和规范性文件，不得代替*集团审批下达应由*集团审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以便函的方式行文。 第三条 除上级机关领导直接交办的事项外，一般不得以*集团名义向上级机关领导报送“请示”、“意见”和“报告。除*集团领导直接交办的事项外，*集团下属各单位不得以本部门、本单位的名义向集团领导个人报送“请示”、“意见”和“报告，或直接向集团总部各部门行文。 第四条对涉及*集团以外的单位职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关单位协商，会签取得一致意见后方可行文；如有分歧，不能取得一致意见时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，经*集团分管领导同意并将有关单位意见一并上报上级机关协调或裁定。 第五条*集团各类公文由办公室统一办理。 第六条公文处理工作应贯彻党政分开的原则。企业行政公文不得对党的组织做指示和布置任务。 第七条公文处理必须及时、准确、安全。 第八条在公文处理中，必须严格执行国家的保密法律、法规和有关保密规定。 第九条*集团常用公文种类包括 (一)决定，适用于对重要事项或重大活动做出安排和决策； (二)通知，适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求各部门办理和职工需要周知或共同执行的事项；干部任免、职务评聘等工作事宜； (三)通报，适用于表扬先进，批评错误，概述一个时期的工作情况，分段叙述重要事情的过程； (四)报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。“报告”中不得夹带请示事项； (五)请示，适用于向上级机关请求指示、批准。要详细、准确地写明请示事由，明确提出本单位对解决问题的意见，供上级参考，具体提供需要上级答复的事项。“请示”应当一文一事，只写一个主送机关，如需同时转呈其它机关，应当用“抄送； (六)会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项； (七)函，适用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等。第二章 公文格式 第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 (一)涉及机密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密、“机密级公文还应当标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特急”、“加急、“平急”； (二)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称； (三)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号； (四)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话； (五)公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、公文主题、公文文种三部分组成。转发类公文标题，应避免冗长。在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号； (六)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称； (七)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称； (八)公文除“会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章； (九)成文日期以负责人签发的日期为准； (十)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注； (十一)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词； (十二)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。 第十二条公文中的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。El期应当写明具体的年、月、日。年份为零的不能用“0，要用“O”。结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1(特别注意不能用顿号)，第四层为“(1)”。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词：词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第十三条公文格式 (一)字号。标题使用20号宋体加黑j正文发文字号、签发人、版记(除主题词外)均使用3号仿宋，“主题词：使用3号黑体，主题词内容使用3号宋体加黑； (三)页面设置。一般情况下，上、下、左、右边距均为254em，左边设置1em页边距，行距为15倍。特殊情况下可有所调整。第三章 来文处理 第十四条登记。办公室机要秘书收到公文后，要在收文簿上登记和加传阅贴，填写公文处理单。上级的电报、电话批示按收文处理。 第十五条拟办。来文登记后，将来文送办公室主任(或分管副主任)签注拟办意见，再分送各有关领导批办。 第十六条批办 (一)涉及上级机关的重大事项、重大决定、重要通知的文件批办：董事长、总经理阅，分管领导和部室办理； (二)涉及上级机关执行的文件批办：总经理阅，分管领导和部室办理； (三)涉及平行单位、下级单位重大事项的文件批办：董事长、总经理阅，分管领导和部室阅办； (四)涉及平行单位、下级单位的其他文件批办：分管领导阅，部室办理； (五)办公室负责对传阅文件进行登记。 第十七条督办与查办。办公室专设督办人员，凡经领导批办或交有关处室办理的公文，要按照办理的时限对承办单位和人员进行检查督办和登记，紧急重要的公文，应及时催办，不得漏办和延误，并及时向领导人汇报催办情况，必要时可下达督办单。需要召开协调会议进行传达和研究落实的文件，由具体承办部室同办公室报请主管相关业务领导协商处理。 第十八条主办。主办部室接到公文后，应认真处理，不得漏办和拖延。如遇到不便处理的问题，应提出具体意见，再送分管领导和办公室研究处理，不得擅自积压。 第十九条协办。两个以上部室共同办理的公文，除主办单位外，都应看作协办单位，协办单位要积极提供人员、提供情况，努力协助主办单位落实公文与批办的要求，不得推拖和消极等待。第四章 发文办理 第二十条发文办理指以*集团名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、签发、登记、打印、校对、缮印、分发等过程。 (一)拟稿 1根据发文的目的和内容，正确选用规范的文种，并标明机密程度、缓急程度，除综合性的指示、报告外，应坚持一文一事制度； 2综合性的文件由集团办公室拟稿； 3属于业务部门的有关业务文件，由业务部门拟文，部门负责同志核稿。 (二)会签 如需有关业务部门会签，部门负责人核稿后，签署会签意见，由拟稿人送有关部门会签。 (三)核稿 各部门拟写的文件由本部门负责同志认真核稿签字(或会签)后，由拟稿人送集团办公室，由集团办公室从行文格式和文字上核稿，并送有关领导审签。 (四)签发 董事会的文件，一律由董事长签发。 涉及重大事件、重大工作的上报文件，由总经理阅，董事长签发。 涉及管理工作和执行工作的上报文件，由总经理签发。 向下属单位发的文件和转发的文件，由分管业务的副总经理签发。 向外单位发的函件，由分管业务的副总经理签发。 (五)登记 领导签发的文件，由集团办公室登记编号后，按先后缓急及时交由打字员打印。 (六)打印 文稿经*集团领导审签后，集团办公室应注意*集团领导对文稿内容有无修改。凡*集团领导审签后的文稿，原则上不应再改动。若确需修改的，应请示审签文稿的*集团领导同意后，方可改动。 (七)校对 各部门撰写的文稿，打字员打好清样后由拟稿人校对签名。要把好校对复核关，确认无误后签字打印。 (八)缮印 打字员将打印成文的文件送集团办公室缮印，缮印完，留存2份归档。除会议纪要外，公文一律加盖印章，印章要缮印清楚，不压正文，骑年盖月。 (九)分发 印制好的文件，应按确定的份数由拟稿人负责分发。对集团内部机构、下属机构及省*厅发送的文件，由办公室统一发送；对外部单位发送的文件，由拟稿部门负责发送。第五章 公文归档第二十一条公文办理完毕后，应当及时整理归档。个人不得保存应当归档的公文。 第二十二条 归档的公文，原则上不允许将原件拿出档案室，确需借阅使用的，须经领导同意，方可复印。 第二十三条本办法由*集团负责解释。 第二十四条本办法自印发之日起实施。