返利费用结算类制度第一节 返利类制度一、合同签订及管理规范概述：合同协议是我公司与供应商商务合作的重要法律依据，其中规定的条款限定了我公司和供应商的权利与义务关系。合同协议中规定的返利政策是我公司核算返利重要依据，相关条款签订内容的合理性和条款词义表达的清晰唯一性，直接关系到我公司的合法权益，同时直接关系到我公司内部管理的科学性，规范性，条理性。为了充分保证我公司的权利，规范我公司内部管理，避免不必要的法律纠纷，合同协议的签定程序和合同协议条款签定标准必须遵守相应的规定和规范。（一）合同签定简单流程合同文本归档双方盖章合同审批通过，我方代表签字双方达成共识，拟订合同我方与供应商谈判（二）需要签定书面合同协议的范围1年度合作常规性合同，只要供应商与我公司产生商务往来，就必须签定年度合同；2只要存在对年度合同某些条款需做追加做补充说明的，就必须签定补充协议书；3供应商承诺给予我公司广告支持（包含所有形式的广告，如：外墙广告，媒体广告等），而在年度合同中未体现相应条款的，必须签定相应广告支持协议书；4我公司收取门店开张进场费（新店开张赞助费），每年有收费指标旗舰店进场费，必须与供应商签定场地费支付协议书5我公司收取展台，灯箱等道具制作费用，必须与供应商签定道具委托制作协议书6临时搞阶段促销活动，供应商给我公司特别的返利政策，此情况需签定促销活动协议书（包含特价机信息）7供应商承诺给予我公司库存商品价格保护，当零售价下调时，给我公司相应库存商品价格补贴，此情况，我公司需与供应商签定库存调价补差确认书（保价协议书）。（三）合同内容清晰性规定1合同签订尽可能采用我公司提供的合同模板。如采用我公司合同模板，合同中可变动条款需通过营销总监审核，确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方可签字盖章；2合同如采用供应商提供的模板，营销总监需对合同每个条款进行详细审核，确认合同合理之后，并且确认条款内容词义表达清晰，毫无歧义之后，方可签字盖章。（或者由专人对合同的合法有效性，合同内容词义的唯一性进行审核）（四）合同有效期间规定1除了空调类合同可跨自然年度进行签订之外，其他品类家电或者手机的合同一律限制在一个自然年度内进行签订，不能跨自然年度确定合同有效期限。2空调类合同有效期限一率控制在上年度的9月份至下年度的8月份；其他品类家电或者手机合同有效期限一律控制在一个自然年度的1月份至12月份之内。3如有供应商在一个自然年度的中途开始与我公司合作，那么第一份合作协议的有效性只能终止到本自然年度的12月份，以后的合作协议按自然年度跨度进行签订。（五）合同签订时间规定1在合同有效期到期之后至签订下期合同的过渡期，必须在一个月之内完成签订临时补充协议；2下期正式合同必须在上期合同到期之后的3个月之内签订完成。3如未在规定时间内完成正式合同签订，将停止付款。4未签订正式合同，但急需申请货款的特殊情况，需要做出申请，表明特殊情况和做出相应的保证，并通过营销总监和财务总监签字确认，方可给予结款。5经双方确认好的合同，在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。（六）增加操作品牌规定：供应商在执行年度合同过程中，增加新的品牌商品，必须签订补充协议，对新增的品牌商品的返利政策的各种规定作补充说明。如增加的品牌商品因没有合同作为核算返利依据，而造成漏算、少算应收返利的情况，相关业务员需承担完全责任。（七）补充协议、临时协议管理1补充协议、临时协议包含以下几类：A对年度合同某些条款进行追加做补充说明的补充协议书B广告支持协议书C场地费支付协议书D展台委托制作协议书E特价促销活动协议书（包含特价机信息）F库存调价补差确认书（保价协议书）G临时促销协议书2以上我公司相关部门与供应商谈判签订的协议书，必须在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。3在财务统计返利、补差和费用时发现只有已收数据而没有应收数据，帐上体现多收的情况，经核实是因为业务部没给财务提供相关的协议，导致财务部未挂相关的应收款项，从而导致财务数据整体产生混乱不准确，或者供应商手头有经过我公司确认的协议，而财务部却没有留存此协议，导致财务核算返利不准确。此情况一经发现，财务完全有理由怀疑相关业务员手头存在某些补充协议、临时协议未提交财务部，财务部有权利委托公司审计监察委员会对相关业务员进行审查。（八）合同签字盖章规定1所有的年度合同，必须经过营销总监级别以上（含总监级别）人员签字，所有补充协议、临时协议、特价机协议等协议书，必须经过部门经理级别以上（含部门经理级别）人员签字，再由财务合同章保管人员盖章后，此合同方可成效；2合同章保管人发现合同未经过相关人员签字，或者合同未体现签定时间，合同保管人将不予盖章。3所有具备法律效力的合同协议书必须加盖合同章，只盖业务章的合同协议一律视同无效。（九）合同协议归档保管1所有合同协议一律一式四份，我公司与供应商各两份；2我公司返利结算员和行政管理中心各一份，业务员不留存合同协议原件，可复印留存备案；3返利结算员对自己负责的品类品牌合同协议进行保管，按业务部门以一定顺序编号整理成册，并在电脑中进行登记，对合同的主要信息及条款进行汇总登记成为电子文档，利于查询。4合同保管人员手头保管的合同协议，以及业务员手头的合同协议复印件不得随意提供给他人查阅，已到期执行完毕的合同协议，合同保管人员不得丢弃，必须归档，整理成历史文档进行封存。5业务员需要了解全面详细的合同政策可以向相关返利结算员提出要求，返利结算员提供相应的合同政策。6任何需要复印年度正式合同的要求，必须提供书面申请，说明复印合同用途，并有主管部门经理签字确认方可进行复印。二、返利，补差管理概述：返利，补差是我公司最主要的利润来源，是支撑我公司健康迅速向前发展的原动力。从我公司每个月的经营报表可看出，我公司销售商品帐面上绝对处亏损状态，而最终综合毛利达到5%7%，都是返利和补差收益贡献的结果。而返利，补差计算的准确性和及时性直接关系到我公司的利益，也直接影响到赢利能力的客观性，从而影响到我公司高层领导决策的准确性和可行性。同时返利，补差能否及时回收，直接关系到我公司资金是否良性循环，返利、补差及时回收，将减少我公司的资金沉淀，促进我公司健康发展。而返利、补差帐务是否科学有序管理，直接关系到返利、补差的应收数、已收数和未收数据的真实性和客观性，也关系到评判我公司赢利能力的客观性。为了保证我公司利润不流失，保证我公司权益不受损害，返利、补差管理的科学性，合理性，为我公司的健康迅速发展，打下坚实基础。一返利，补差管理简单流程返利/补差应收/已收/未收数据对帐返利/补差回收冲帐返利/补差催收返利/补差应收挂帐合同政策收集返利/补差计算基数收集返利/补差计算返利/补差计算结果确认二合同政策收集1所有的合同协议，包括补充协议和临时协议、特价机协议，在双方全部盖章确认完毕的当天，即时提交一份给相关对口的返利结算员。 2业务员在与供应商业务操作过程中，如涉及到特价机问题，必须及时把特价机信息记录下来（参见如下表格）XX家电特价机信息收集表供应商特价机品牌型号特价期限特价机返利政策政策适用期限涉及商品数量备注部门： 业务员： 日期： 年 月 日 3业务员必须随时提供特价机信息及协议三返利、补差核算及确定应收 1返利分类：月度返利，季度返利，年度返利，阶段活动返利2返利应收数据来源：书面合同中规定的各类返利；合同外争取的阶段返利。3核算人员：应收返利数据的核算由返利结算员完成。4返利计算：返利结算员严格按照掌握现有的合同政策来核算应收返利。41返利计算方法规定：411以合同期限内的返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税回款额为基数，以相应适用的返利政策核算返利。412以合同期限内的返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税进货额为基数，以相应适用的返利政策核算返利。413以合同期限内的返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税销售额为基数，以相应适用的返利政策核算返利。414为了体现返利核算的清晰性和延续性，“回款额”统一规定是指某个返利核算期间（分：月度、季度、年度）的含税打款合计（即回款的商品价值总额，包含我公司以帐扣方式回收的返利、费用部份），不包含本返利核算期间的商品货款在下个返利核算期间支付部分，本返利核算期间的商品货款在下个返利核算期间支付部分记入下个返利核算期间进行核算返利；“进货额”统一规定是指某个返利核算期间我公司某种商品的进货额，不管此商品的货款是否已支付；“销售额”统一规定是指某个返利核算期间的我公司某种商品的销售额，不管此商品的货款是否已支付。415常规的合同政策返利以“返利计算确认表”体现返利计算过程和结果；阶段活动返利以“阶段促销活动返利计算确认表” 体现返利计算过程和结果。5完成返利核算时间规定A下个月度2至12号完成上月度（2625）月度返利。B下个月度2至12号完成上季度（最近三个月）季度返利。C年度合同到期后，在下年度的第1个月的20号之前完成上年度的年度返利核算。6返利计算结果确认：返利结算员把返利计算结果及返利计算依据提交相关业务员，业务员需在规定的时间内对返利结算员的返利计算结果进行签字确认，如在规定时间内对返利结算结果没能确认，返利结算员将视同返利结算结果核算无误，把核算出的应收返利提交返利会计入帐挂应收帐款。7无政策核算依据，由业务员因要提高商品毛利率争取到的额外返利，以业务员在月度毛利报表中提供数据作为挂应收返利的依据。业务员需对所提供的数据负完全责任，并且需与供应商签定书面协议，以确认供应商同意支付相应的返利。8合同规定模糊返利政策的情况，8补差应收数据分类：库存商品调价补差，未达毛利率补差、消费者补差、增票高开补差81库存商品调价补差811只要商品存在调价，业务员必须根据与供应商签定的 “保价协议书”，填写“商品调价通知单”812并且业务员需与供应商沟通，应收库存调价补差数得到供应商认可，给供应商出具“库存调价补差确认书”，并得到供应商签字确认；813如果事先未与供应商签定“保价协议书”，在需向供应商收取库存商品调价补差时，必须补签定“保价协议书”，并且出具“库存调价补差确认书”。814应收库存调价补差以业务员提交的“商品调价通知”单上的应调整补差作为挂应收依据，业务员需对所提供的数据负完全责任。815在财务统计返利、补差时发现补差只有已收数据而没有应收数据，帐上体现多收补差的情况，经核实是因为业务没给财务提供调价通知单，导致财务未挂应收补差，从而导致财务数据整体产生混乱不准确。此情况财务完全有理由怀疑相关业务员手头存在某些应收数据未提交财务部，财务部有权利委托公司审计监察委员会对相关业务员进行审查。82月度未达毛利率补差：月度未达毛利率补差是以月度毛利报表，根据当月销售情况和合同确保毛利率的有关条款规定，核算出应收补差金额。返利结算员必须把此部分补差计算过程及结果提交供应商，得到供应商的确定支付书面协议或者承诺书。（参见如下表格）未达毛利补差计算确认表供应商：核算期间： 年 月 日 至 年