办公用品管理制度第一章 总则第一条 目的：为进一步规范项目办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘点、交接程序和行为，提高办公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，特制定本制度。第二条 适用范围：XX项目部全体员工。第二章 具体规定第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为综合部。第四条 办公用品分类 办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公品。1.易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、透明胶、剪刀、A4纸、A3纸、笔记本、印油、文件夹、复写纸、卷尺、长尾夹、便签本、笔筒、回形针、订书钉、钉书机、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。2.耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。第五条 办公用品的采购1.办公用品由综合部统一采购。综合部要做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。2.综合部于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、费用统计表和下月公司办公用品使用计划，报经理审核。3.每月1日，综合部根据审批过的当月办公用品使用计划，结合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。4.采购人员根据书面采购建议，填写采购计划单（附件）。采购固定资产办公用品时，要有分管领导审批意见。购买非常用或专属办公用品时，由申购部门填写采购计划单，分管领导、项目经理审批同意后，交由采购人员予以采购。5.审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购人员可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金，进行采购。6.常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。7.综合部要加强对办公用品采购、保管的监督和管理，对各部门领用的办公用品要有一定的监管,防止出现重复领用和浪费现象.第六条 办公用品的入库1.采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等到综合部处办理办公用品入库手续，未经入库不得领用。2.综合部办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致后，方可办理入库手续，填写办公用品购进登记表(附件)。采购经办人、综合部主管在购进登记表上签字。3.综合部凭购进登记表登记存货数据和相关账目。第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理1.备用的办公用品由综合部统一管理保存，并实行每月盘存制。综合部于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的保管人签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。2.办公用品的领用由各部门统计本部门所需物品数量，填写办公用品领用登记表（附件）领用。3.各部门领取人要在办公用品领用登记表上签署本人姓名和领取日期,领用后归部门负责使用保管。涉及耐用高值品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。4.已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）第八条 办公用品的报废项目对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高值品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。1.对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。2.可维修品出现问题的应当提交办公用品报修单（附件2）至综合部，由综合部联系专业维修人员统一处理。3.对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况下，或者是无条件维修的，或者维修所需人力物力金额折算接近物品价值1/2的，经过综合部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单（附件3），经所属部门负责人、综合部、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请分管副经理批准；原购买价值单件超过3000元的，须报请经理批准。4.耐用高值品在经过报废审批后，由综合部进行回收处理，以求尽可能的开源节流。5.耐用高值品完成报废程序后，应当从耐用高值品登记表内核销，核销时须附上办公用品报废申请单。第九条 辞职清退情况处理对于辞职、离职或不在项目工作的员工，须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资领取.事项。 第三章 附则第十条 本制度由综合部制定，并负责解释。第十一条 本制度自下发之日起执行。 附件2： 办公用品报修单设备名称报修部门使用人设备编号故障现象处理结果或建议报修部门意见负责人签字： 年 月 日维护人员签字备注或其他综合部意见 报修时间： 编号：附件3： 办公用品报废申请单申请人： 所属部门： 年 月 日办公用品名称报废日期申请报废原因所属部门备 注所属部门：分管副经理：综合部：经理：财务部：