工程采购部管理制度及流程V:1.0管理制度精选整理工程采购部管理制度及流程2020-4-1公司采购部流程管理制度采购制度严格按照公司的质量体系要求。采购过程简化，程序可循，做到有据可查，防范风险，降低成本。一,采购计划负责公司采购计划，接到采购计划报公司总经理批准后，确保各项采购任 务完成，其中包括工程米购，物质米购和工具米购等。1， 采购申请单下达：工程项目采购申请单由项目经理签字确认，交于公司采购部，采 购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复后统一下达采购部。 采购计划单中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相 关技术参数、备（推）选厂家等。2， 采购计划单变更：非该项目项目经理下达的采购计划概不采购。采购计划变更（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）需由项目经理签字确认，采购部接到变更通知，需要和工程合同 进行校核，内容和工程合同一致报总经理批复，不一致及时登记 备案汇报总经理，以便日后追加工程款。3，采购时效管理: 所有采购计划根据工程具体情况，确定哪些材料先到位，哪些材 料订货周期长，力争做到材料不耽误工程进度的前提下，材料及 时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供 应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定的时间完成任务， 做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以 及材料使用情况。4， 建立工程采购档案：将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一年的工程 采购合同与工程清单统一管理：工程询价单、直接采购清单设备 报价单统一管理。供应商合同 根据具体工程统一管理，直接采购 部分根据具体采购人直接管理。采购平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用 途、产地等。浏览相关网站，按时按量按质完成采购供应计划指标，积 极开拓货源市场，做到货比三家，控制降低采购成本。对于特殊产品采 购，按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：1， 询价：询价可以通过多种方式，包括网络查询，直接寻找供应商，供应 商自我推销，展会等形式。确定部分适合长期合作的合作伙伴同 时，也要不断开拓新的供应商，寻找新的产品。对于物资采购产 品根据市场行情合理报价，对于所报价产品进行及时沟通，说明 价格涨落的原因以及供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰的 产品，因推荐新产品（若对方坚持，应说明存在的质量问题以及 保修问题，尽量有文字依据），产品询价，报价时应注明产品名称、 规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付款方式等 情况，以及供应商厂家，联系人，联系电话等信息。2， 比价：对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的的厂 家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三家，以正规比价格式 存于计算机或手工记录文字资料，在比价时做出价格分析。3， 议价在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，争取 有利的付款方式。4， 供应商管理：通过寻找新的货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对 供应商一次评定（以质量、售前售后服务、生产力、交货期、付 款、价格等方面考核），对不合格供应商及时调整。对于合格的年 度复审。三，合同管理与供应商签订采购合同，敦促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。1, 合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现在产品明细、价格、 质保，主要技术参数、运输、到货期限、质保期，付款方式，税 金等几方面。最好尽可能留有质保金，附上采购清单。2， 合同管理按具体工程项目细分，每一个项目采购合同归类到每个 工程项目名下，直接采购的按采购人分。3， 合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份，采购部与供应商 签订购买合同后，第一时间提交给财务管理。四，验货采购部和仓库一起负责物质到场验收，所有物质到场后必须详细查 看，清点做到送货单，发票与实物的数量规格，单价一致，并及时入 库。五，仓库管理1， 入库管理：供应商送交物料时，仓管员根据公司的采购清单仔细 核对货物的数量、规格、质量、价格，判定合格后详细填写入库 单保存第二联，第一联交于财务，财务人员凭入库单和客户送货 单（必须有工程名称、供应商公司名称、联系方式）做应付货款， 缺少一样，财务不予做应付款（仓库每月月底前必须将入库单递 交给财务）。如发现不合格，有权拒收，退，换不合格产品。2， 物料保管：物料的储存保管，应根据物料的特征和用途规划仓库 区域，定置存放管理。物料的堆放应尽量做到过目点数，检点方 便，成行成列，整齐易取。物料如有损失，报废等，仓管员要及 时向公司汇报，审批后方可处理，未经批准一律不能擅自处理。 仓库物料也不准擅自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等3， 物料出库：如需从仓库借或领用物料时，需要填写领料单，是领 用还是借用要注明清楚，由项目经理签字，领用人签字，方可领 取物料，仓管员要及时填写出库单并让项目经理签字，及时登记 账目并保存好出库单，做好库账，做到物账相符。物料出库后， 如未完全使用完，必须退回仓库，退回仓库也是用入库单。如有 突发情况需要领用物料的仓管人员可以视情况采取先发料后补单 的程序，并做好记录，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓 库。4， 仓库盘点：根据工期可以进行周、月、季、年的期限做好入库， 出库，剩余库存汇总工作。六，米购部责任1 , 负责与财务协调做好出入库，发票清理和结款，合同管理工作2 , 及时与技术部、工程部了解项目进行情况和紧急变动情况3, 物质售后服务，负责返修和调换产品明细。由具体采购负责人与 厂家协商、跟踪，保证产品在最短时间返还到施工现场。七，采购岗位责任1 ,采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购2 , 不断的开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物质，提高 供应商服务质量，减少采购费用，节省开支，降低成本，获得充 分的物资供应3， 提高工作效率，缩短采购周期，提高经济效益4， 在任职期间，严格履行本岗位的职责，定期向经理汇报本部门的 月、季、年的统计工作，并提出好的建议和意见。