机关管理的原理与方法案例分析参考答案第二章 文件工作管理案例2-1问题讨论1：出现的原因： 机构办事效率低下：文件运转与传递速度慢、效率低；机构职能交叉导致权责不明。 文件数量泛滥：重视文件数量而非质量；文件成本观念不强；没有权变思想，文件的制发不能跟上现实的发展。 工作人员素质低下：工作人员缺乏基本的的公文知识；没有权变思想，不能与时俱进；岗位职责监督不到位。 文件质量低下：文件质量监督不到位；文件内容质量低。解决措施： 严格控制文件运转过程：完善机关的组织体制，优化工作程序，使文件运转有序进行；严格使文件的运行符合规定的程序，并不断适应现实的需要进行改变；完善管理性环节的控制作用；提高文件运转速度。 提高办事人员工作效率：提高文件运转速度；阻止无用的文件信息进入文件运转过程；办事人员主动修复文件内容的错误，减少时间消耗；对工作人员进行相关的培训，提高其办事员素质。 对文件数量进行控制：提高工作人员素质，培养质量第一的观念；明确各机构权责，提高机关的程序化管理水平；明确规定行文制度和标准。 对文件质量进行控制：建立文件质量信息反馈机制；提高文件标准化程度；严格审查监督、加强文件质量检验；强化文件成本观念。问题讨论2：培训主题：改进文件工作，提升办事效率。培训目的：行政规范性文件是各级行政机关贯彻执行法律、法规、规章、上级行政机关的决定和命令，依法履行各项行政管理职能的重要依据，其质量高低直接关系到政府机关的形象和人民群众的切身利益。为此，各级政府、各部门特别是各级领导干部要加强行政规范性文件管理制度建设，全面提高行政规范性文件的质量，从源头上防止和减少因文件管理工作出差错而产生的效率低下问题。培训对象：专职文件工作人员、文件管理领导人、其他各级领导与业务员。培训内容： 专职文件工作人员的培训：由于文件管理人员有效管理及正确的文件工作是保证机关运行系统顺利实施和运行的重要因素，因此对专职文件人员的培训提出更高的要求，安排专职文件工作人员进行集中专项培训，使他们提高文件工作水平，学习成功经验，掌握文件工作要领。 文件管理领导人的培训：针对文件管理领导人，使其最终达到能精通文件制定和运行系统，并能对文件管理系统作出整体上的指导、规划，推动整个文件管理系统的进步。 其他各级领导人与业务员的培训：针对其他各级领导人及业务人员，使其了解文件制定和运行的基本套路，懂得文件工作的基本规范。培训方式： 授课：由专业资深的专业人士，在现场对专职文件工作人员进行培训。通常由课堂讲授和现场操作讲授组成，并着重训练工作人员的质量第一的工作观念。 实际操作与指导：模拟文件的制定与运行场景，在此过程中让专业人士详细讲解操作步骤，指导人员操作，解答人员问题并提出容易出错的地方供工作人员参考与改进。 研讨会：进行文件管理工作的研讨会，文件工作管理领导人和专职工作人员一起就文件制定与运行灯问题进行研讨。 交流会：在文件执行过程中，与各级领导人和业务人员就存在的问题进行交流，设立一个专为文件管理工作的信息交流和知识培训的内部网站，并将其办成为机关进行相互沟通和交流的网上社区 测试:制定一份试卷，内容包含：与文件有关的选择题；与文件有关的问答题；与文件有关的改错题，然后对专职文件工作人员进行测试，得分高者给予奖励，得分低者给予惩罚。讨论题： 你是否做好了担任公务员并从事文件工作的准备？ 你是否全身心投入你的工作之中？ 如果你认为自己有不足之处是否考虑要改正？ 如果你考虑提升自己的工作素质，你打算如何做？ 如果机关提供一次有关提升工作素质的培训，你是否支持或参与？ 从自身出发，你在文件工作中遭遇了哪些困难？能否解决？都如何解决的？ 从外部环境出发，你又遭遇了哪些困难？哪呢个否解决？都如何解决的？ 你对工作人员如何提升工作素质有何建议？ 你对办公环境如何改善有何建议？ 你对如何协调各部门工作有何建议？所需设备：两个会议室，试卷若干份，有关场景模拟的工具培训后应达到的水平： 专职文件工作人员精通文件基本规范；精通何如有效控制文件运转过程、文件传递过程、文件数量以及文件质量。 专职文件管理人员懂得文件管理程序与规范；精通如何有效从整体上提升文件质量的方法；精通如何协调各部门有关工作。 其他各级领导和工作人员基本了解文件基本知识和规范；懂得如何有效协调各自工作。案例2-2问题讨论1： 从时代发展的角度来看，工业社会以来，纸张的生产制造，文件的打印复制以及传送都变得更加容易，因为这样一个科学技术高度发展的社会给予了文件数量增长以技术上的支持；从当时历史的角度来看，在紧急时期，如第二次世界大战期间，文件数量增长速度迅猛，因而客观上需要数量较多的文件，因而对文件的需求增加也是其数量增长的原因。 以上两方面只要是其直接、间接原因，而起之所以增长的根本原因就在于公文本身是具有很大的效用的，它是法律规范的重要表现形式、传达政令采取重要管理的主要工具。上情下达的基本手段、横向联系的基本纽带、教育激励的有效教材以及印证事实的真实凭据。正式因为文档提供的这种信息沟通方式，人们在相当数量上也才会需要他。 这种情况是不太合理的，社会资源是有限的，如果我们花费了大量的社会资源来生产了相当数量的文件，而又不能保证这些文件的质量，其实质是对有限的社会资源的一种浪费，它会花费我们大量的人力物力去对它进行制造、管理，这些看不完的文件其实并没有发挥他们的价值，因而它也不利于社会的正常发展。问题讨论2： 首先，一个机关能用于储藏文件的空间是有限的，储藏大量的文件不仅会占用空间，在查阅时也会很困难，因而文件的高度增长是不合理的，而必要的文件需要保存，非必要的应该及时清理 对策：对档案整理人员应该加以培训，使之对何种文件应该保存，何种应该清理有正确的认识；在文件写作时进行较高的要求，从源头上提高文件的质量，减少文件的数量定期清理不需要了档案，并且将有用的存为电子档案。案例2-3问题讨论1：这次调查检测的结果说明该文件管理部门的文件管理存在问题，文件质量不高。 问题讨论2：不同意。因为不需要这份文件并不是经理们对停发停编这份文件没有异议的唯一原因。 问题讨论3： 客观理性地分析出现这样结果的原因； 调查文件的质量，明确文件的需求； 提高文件质量，以满足实际需求。案例2-4问题讨论1： 不一定取得有效的成绩。 文件管理工作的终极目标是使文件的效用得到最大发挥，服务于机关管理工作。 案例中仅通过约束文件成本来控制文件数量，文件成本的提高，可能一定程度上影响机关文件的刚性需求，造成文件内容粗浅，质量下降的情况。 问题讨论2：文件管理工作应该立足于机关对文件的正常需求的满足上，在文件保证质量的同时，科学控制文件数量，避免不必要的浪费。根据本机关实际情况，考察各部门的文件需求，制定相关的文件需求区间，对超出正常需求的进行梯级收费，由本部门自行承担。定期开展评比，对文件质量优数量控制好的部门进行表彰。案例2-5问题讨论1： 老张认为文件管理要注重数量方面的考虑，为防止出现对办毕文件认识不足，毁掉有价值文件的现象发生，应该尽量多的保存文件。老张的意见虽然能有效留有对单位有用的文件，但是很容易产生文件数量过度的问题，过多的文件会消耗管理人员有限的信息处理能力，降低工作质量和效率，文件的质量不能得到提高。 老李认为文件管理要以质量为主，要使有用的文件得到更好的管理和利用，文件应该要尽可能少。老李的意见虽然可以节省一定的文件管理成本，但是文件的标准卡的过紧，很可能使大量有用的文件流失，造成文件数量不足，使单位不能确立正确的认识，不能更有效的处理各种事物。 老张和老李的意见都有一定的道理，但是认识不全面。文件的管理应该数量与质量并重，数量既不能多也不能少，要与质量密切关联。根据工作的实际需要，选择有用的文件进行留存立卷，确实做到文件数量合理，质量有保障，满足工作所需，这是文件管理的本质要求。案例2-6问题讨论1： 该建议治标不治本，只能带来短期的形式上的作用，但无法从根本上解决问题。减少正式文件、不印文头、不给文号或以部门名义发布，只能减少正式文件、市府文件的生成量，但却将这些负担转移到便函、部门文件上，所以治标不治本。 该问题根本上是文件质量不高，文件管理不善引发的文件泛滥，而不是单纯的文件数量问题，所以处理该问题需从文件质量和管理上着手。问题讨论2：该建议成功应付了上级压力，同时不对市府工作造成太大变动和压力。该建议形式上减少了文件的生成量，但是至少保持了单位文件的需求量和生成量不变，将正式、市府文件转化为便函、部门文件，不作大变动，迎合了市府心理，应付了上级压力。 问题讨论3： 正式文件、市府市办公厅文件生成量大大减少; 便函、部门文件生成量大大增加； 该建议治标不治本，不能从根本上解决问题，应从文件质量文件管理上着手。案例2-7问题讨论1：1、老张的观点：优点： 重视提高工作人员的素质，掌握科学的工作方法，使之具备良好的工作作风。老张提出加快文件运转速度的关键是人，由此可以看出老张对培养和提高文件工作人员素质的重视。 变更工作人员结构，提高了文件运转速度，使组织工作更有效率。老张提出要对文件工作人员进行合理配置，把不合适的人替换掉，这就有利于提高人员素质，加快文件运转速度。缺点：在进行文件工作人员结构变更时，会遇到来自员工方面的阻力。变更人员结构，必然会侵犯一部分员工的利益，因此，他们可能会对此进行反抗，阻碍改革的进行。2、老鲍的观点：优点：提出办公自动化，是文件工作变得方便、快捷。老鲍提出要大力推行办公自动化，把文件登记、起草等工作进行自动化，这样可以大幅度提高文件的运转速度。缺点： 办公自动化成本高。办公自动化需要购买电脑、软件等办公工具，这要花费大量的资金，增加了文件运转成本。 办公自动化推广比较困难。办公自动化需要文件工作人员掌握比较专业的电脑技术，因此，在推广方面会存在困难。3、老李的观点：优点： 整合组织人力资源，优化组织人员结构。让组织员工“在其位谋其职”，使他们的能力得到最大发挥，从而使文件工作更有效率。 提出要加强员工的职业素质培养，让员工掌握科学的文件处理技术和方法。这就提高了员工的素质，有利于文件运转速度的加快。缺点：在进行人事调整时，没有考虑到员工利益问题。这会阻碍人员精简工作的进行。4、小姜的观点： 优点：对人员进行合理配置。小姜举出在现存的岗位中，大多存在工作量失衡问题，因此，在了解员工的工作能力后，把他们分配到合适的工作岗位，解决文件工作中人员分配不合理的现象。 建立和完善文件工作制度，保障其执行力。有的员工延迟文件的发放，没有按照制度执行，这就降低了文件工作的效率。因此，要解决好执行不力的现象。 合理布局办公环境。环境的好坏，布局是否合理对组织工作效率会产生影响。小姜提出要合理规划办公环境，这就减少了文件工作人员不必要的麻烦，加快了文件运转速度。缺点：缺乏整体的，系统的解决方案。小姜虽然找出了组织文件工作的不足之处，但却没有从整体上把握其问题核心，且没有突出问题的重点，不利于解决问题。问题讨论2：如果我是老郝，我会综合采纳各位处长，副处长的意见，取其精华，弃其糟粕。采取的措施： 建立和完善文件工作制度。强化“过滤”机制，以减少干扰，提高实践的有效利用率，简化程序手续和方法，消除多余过程。