保 密05山东焦化北海冶金科技有限公司文件北冶发2012 号 存货管理制度(讨论稿) 第一章 总则第一条 为规范公司存货管理, 严格存货进出、存放管理,确保存货账实相符, 盘活存货、加速流转，制定本制度。第二条 存货包括原材料 、辅助材料、备品备件、外购半成品、自制半成品、库存商品等。第三条 仓储部必须根据公司自身的生产经营特点制定仓储的总体计划，并考虑工厂布局、工艺流程、设备摆放等因素，相应制定人员分工、实物流动、信息传递等具体管理制度。 存货应当制定各品种最高库存量、最低库存量，明确责任人；同时，凡是库存已达到最高库存量的存货，仓库管理员应当拒绝收货，凡是库存低于保险储备量的存货，仓库管理员要及时上报存货补充计划。第四条 未经财务部门同意，不得私自设置仓库，分厂尚未使用或剩余的物资在月终盘点时必须全面盘点，不得以任何理由私藏存货；同时，也不得私自增加仓库有关人员。存货内部控制中的不相容职务应当分离，其中包括：（一）存货入库和出库经办者与审批者应分离；（二）实物的验收保管与采购应分离；（三）审批发料的人员与存货保管员相分离；（四）存货盘点应由保管、材料核算员及独立于这些职务的其他人员共同进行；（五）若某职位空缺或相关人员临时外出，应指定替代人员或临时人员负责，避免暂时的职务重叠。第五条 仓库划分待检区、退货区、合格区、次品区、暂存区和寄放区。1、待检区：以黄色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但质检部门待查质量而将物资存放的区域。2、退货区：以灰色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确认属于供应商产品的质量问题，采购部正在或拟向供应商要求退货的物资而将其存放的区域。3、合格区：以绿色合格标识牌表示，是指已收到采购通知入库并经质检部门检验质量确认质量合格而将物资存放的区域。4、次品区：以蓝色标识牌表示，是指物资在使用过程中经确认不能再使用或不能以正品（合格品）看待而将其存放的区域。5、暂存区：以红色标识牌表示，是指已收到采购通知入库但经质检部门检验质量确认质量不合格而将物资暂时存放的区域。6、寄放区：以茶色标识牌表示，是指经公司领导同意让供应商寄放或客户采购后寄放而将物资暂时存放的区域。来料加工物资可以独立规划“来料加工区”，在本制度中放入“寄放区”进行规范。第六条 公司设置废品仓库，并由仓库管理员建立废品台账，单独记账保管。各仓库不应该存在废品物资，应当定期清理尤其是次品区域的物资应当及时处理，该转入废品仓库的要及时转入废品仓库，仓库管理员应当承担起管理的责任。第七条 仓库使用的有关单据的格式、联次、报送对象和管理，严格按照公司的规定执行。第八条 仓库进出物资都必须办理入库手续和出库手续，公司各部门应严格履行先入库、后领用的规定，涉及的所有单据都必须经仓库管理员签字确认才是有效的单据；没有经过仓库的物资，仓库管理员要对物资进行实地盘点，否则不得给予开具单据，也不得给予签字确认。第九条 待检区、暂存区和寄放区的物资不能内部（主要是分厂）领用和销售，如果经质检部门检验可以使用，必须先办理入库再办理出库，否则不能发货，以确保账实相符。寄放区的物资如果是供应商或客户自己使用，也要办理相关手续后才能发放，确保账实相符。第十条 仓库所有单据的内容必须填写完整、书写工整，不得涂改；否则，视同单据无效，会计收到仓库传来的单据必须认真审核，发现不符合要求的必须及时退回和纠正，确保单据书写规范。存货实行编码管理。存货编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表存货、品名、规格或类别及其他有关事项的一种管理工具。对存货实行编码管理，有利于增强存货资料的正确性，提高存货管理的工作效率，是进行计算机 ERP系统管理的基础。第二章 存货进出管理第十一条 存货进出仓库，仓库管理员应当和当事人当面点清数量，当面开具单据（包括入库单、出库单和收据证明单据），做到单据和数量完全相符。第十二条 存货进出仓库时，仓库管理员必须严格按照公司有关规定和本制度的要求执行，在确保审核审批人员和相关经办人都有签字确认后，才能收货和发货。第十三条 发货一般要遵循推陈储新、先进先出、频者就近的原则，坚持做到一盘底、二核对、三发货、四减数，坚持单货不符不出库、包装破损不出库、残损变形不出库、手续不全不出库。对贪图方便，违反发货原则造成物资变质、大料小用、优材劣用以及差错等损失，库管员负经济责任。第十四条 原材料、辅助材料、外购商品、备品备件入库1、待检程序：仓库凭采购人员的采购通知单或订单（包括寄库和来料加工都要有关部门的通知）和供应商的送货单或发票按品种、规格型号、数量与供应商当场点清数量后进入待检区，并当天上报质检部门，同时挂上黄色待检标识牌。仓库管理员凭实际收到的物资数量（待检），可先开具临时收料待检单给供应商，并写上“此条为临时收货证据，三天内有效，三天后视同已办理入库或退货而自动作废”。存货物资需经质检部质量检验、过磅检斤后，方可拆除包装，并组织卸货。2、检验程序：质检部负责存货出入库的质量检验与过磅检斤。存货必须经过质量检验合格后，方可过磅检斤，办理出入库手续。质量检验不合格的存货，一律不准办理出库、入库手续。过磅检斤时，至少应两人在场，分别负责司磅和监磅。过磅计量后，应出具司磅单。司磅单应经司磅人、监磅人和客户（或者客户代理人）签名，并加盖“已司磅计量”章。电脑打印的司磅记录作为司磅单的附件使用。若电脑打印的司磅记录具备司磅单原始凭证的各要素，可直接代替司磅单。3、入库程序：质检部过磅检斤无误、质量检验报告合格后，仓库管理员凭质量检验报告确认的品种、规格型号、数量填制“货物验收入库单”，并由质检员签字确认。同时仓储部组织人员卸货将物资转入合格区，挂上绿色合格标识牌。卸货人员应严格按照收货组指定的货位卸货，且严格按照堆码规则进行堆码。原辅料堆码应利于盘点计数。卸货时，收货组人员应在堆码现场进行指挥和复检。质量检验报告单、卸货单、司磅单、采购通知单（或订单）和供应商的送货单或发票随同“入库单”报送财务部门。物资抵库但库管部门尚未收到“订货单”或“采购申请单”等无计划采购时，库管员应先洽询采购部门，确认无误后始得办理入库手续。4、退货程序：如发现单货不符、外包装破损或质量检验报告不合格的物资应当及时退货，暂时没有退货的应将物资转入暂存区，并挂上红色不合格标识牌。同时，仓库管理员要跟踪退货管理。已入库物资又发生退货的，保管员凭采购部出具的退货通知单，开具“货物验收入库单”红字单，办理退货手续，承运人确认送货签回单等由采购经办人负责跟踪。原则上单货不符的物资不得接受，如采购部门要收下该物资时，库管员要告知上级，并于单据上注明实际收货情况，并会签采购部门、财务部门。第十五条 产成品、自制半成品入库由质检部门现场检查质量，经检验合格后，仓库管理员开具“入库单”，由工人（或送货人）、质检员签字确认。同时将产成品或自制半成品转入合格区，挂上绿色合格标识牌。如检验不合格，仓库管理员开具“不合格品暂存单”，由工人（或送货人）、质检员签字确认。同时将不合格品转入次品区，挂上蓝色标识牌。第十六条 原辅材料、包装物、外购商品、修理用备品备件、产成品和自制半成品出库1、分厂领用：生产用直接原材料：由分厂统计员统一填写“领料单”，由领料人和分厂班组长、审批人签字，仓库管理员凭“领料单”发货。贵重物资、生产用关键备件、精密仪器和危险品领用，须经分厂厂长、仓储部部长审批。生产用间接原材料：主要是机物料等维修配件及低值易耗品，由分厂统计员开单，维修性质的领料实行以旧换新，分厂主任签字后，保管员凭单发料，保管员对退回的旧料设帐管理；设备、技改性质的领料设备部开具领料单，设备部负责人签批后保管员发料，同时所属分厂统计员应对此类业务进行记录，在项目业务完成时，由设备部、保管员共同组织对所领用机物料配件情况，进行现场验收，分厂负责人要协助确认。财务部将对机物料及备品备件领用及退旧帐目进行检查。2、销售出库和移库：仓库管理员凭有关部门开具的“发货通知单”发货，销售统计员根据实际发货数量填写“发货单”，提货人（承运人）凭“发货单”办理承运手续以及出门手续：保管员在“发货单”出门证联盖“仓库章”，有关部门办好承运手续后在出门证联盖货运专章，保管及保安据盖章齐全的“发货单”出门证联放行货物。仓库管理员办理出库时要认真审核“发货通知单”，核查出库批准手续（特别是须先款后货或限额赊销出库的存货，是否经财务部审核）是否齐全，严格依据所列项目办理出库，并核签有关单据。发现计算有误时要立即通知开票人员更正后发货。销售发出的存货应进行复磅校核，并由质检部出具复磅单，质检部应建立健全销售存货复磅原始记录，复磅人员应在出门证上签字确认，并加盖“已复磅无误”章。门卫凭加盖有复磅章的出门证放行。3、免费赠送：免费赠送包括两种情况，一种免费赠送客人；另一种是免费赠送客户。赠送客人：销售部凭总经理的审批条开具“物资流转发货单”(备注注明赠送)，仓库管理员凭单发货，并根据实际发货数量填写流转发货，由提货人签字确认,提货。赠送客户：有关部门销售统计员凭相关合同或总经理的审批条开具“发货通知单”，仓库管理员凭单发货，并根据实际发货数量填写，由提货人凭“通知单”向销售统计员开取“发货单”并按财务制度规定办理出门手续(加盖货运章)，仓库管理员和保安凭单据放行。赠送客户的发票应当在财务部长的指导下进行开具。免费赠送的相关合同和总经理审批条应当随同“物资流转发货单”同时送交财务部门；反之，按照销售的形式进行核算。货物增送要按视同销售业务进行财务处理。4、分厂退货：由分厂统计员统一填写“领料单”，填写时使用红字，由送货人、分厂厂长审批和质检员（确认能否再次使用）签字，仓库管理员凭“领料单”（红字）收货，并将物资存放在分厂原位置或仓库相适应的区域（合格区、次品区、退货区）。库管员要依据退库原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成的，要立即通知采购部门。5、特殊状况处理（1）已发出货物后，发现品种、数量遗漏（2）已发出货物后，发现发错货物品种（3）已发出货物后，发现多发（4）已发出货物后，客户要求变更第十七条 销售退货按照公司销售退货管理制度有关规定执行，由质检员检验质量，按照质检员确认的品种、规格型号、数量和产品等级（合格品、次品等），由仓库管理员开具“退货验收入库单”，由质检员、送货人签字确认，并将物资存放在相适应的区域（合格区、废品区、退货区）。不符合销售退货管理制度有关规定的，仓库管理员有权拒绝收货，并及时向相关负责人（仓管部长及财务部长）反馈情况。第十八条 寄放出库1、如果供应商要出库寄放物资，由材料会计凭“供应商书面通知”开具“提货单”，仓库管理员凭“提货单”发货，并根据实际发货数量填写“流转发货单”，“流转发货单”由提货人签字确认，仓库盖章，提货人将“流转发货单”交财务审核无误后，在出门证联加盖财务章，仓库管理员和保安凭单据放行。2、如果公司要出库寄放物资，按照以上相关入库和出库条款要求，先办理入库手续再办理出库手续，不得只办理出库手续。第十九条 内部调拨1、同等级物资内部调拨的，由出货仓库管理员开具“内部调拨单”，由仓库主管审批签字确认后执行，由送货人和进出仓库管理员签字确认，收货仓库凭“内部调拨单”入账。2、不同等级物资内部调拨的，由质检员检验质量，按照质检员确认的品种、规格型号、数量和产品等级（合格品、次品等），由出货仓库管理员开具“内部调拨单”，由质检