采购部作业指导书总目录序号 内容 页码1 采购部职责32 采购部权力43 采购部经理岗位职责54 食品采购员岗位职责75 用品采购员岗位职责86 文员岗位职责97 采购基本程序及审批程序 108 采购控制服务流程与规范 119 采购后续跟进服务流程与规范 1310 物资请购服务流程与规范 1411 食品采购服务流程与规范 1512 物品采购服务流程与规范 1713 鲜活货品采购服务流程与规范 1914 维修零件及物料采购服务流程与规范 2015 印刷品请购、验收及发放服务流程与规范 2116 招标工作服务流程与规范 22 17 辅料采购索证制度 24 18 辅料采购验收制度 25 19 报账（结算）服务流程与规范 27 20 采购配送（加盟商）28 任务: 采购部职责(1)部门: 采购部服务程序：服务规范职责1负责酒店采购管理规章制度、采购工作流程和标准的制定并及时修正与完善2负责掌握酒店营业所用的各类物资的需求与库存情况，及时制订采购计划并实施3负责通过市场调查或招标，选择酒店的供应商；建立供应商档案并定期对其进行评估4负责与供应商谈判并签订采购合同，跟踪供应商的发货过程，确保按时、按质、按量到货5负责对经验收不符合合同要求的各类物资进行退换货处理6负责酒店营业所用物品的采购报销与结算管理工作7负责酒店采购单和收据的整理，各类文件和有关采购申请、合同等资料的归档工作任务 : 采购部权力(2)部门 : 采购部服务程序：服务规范权力1有权参与酒店经营战略的制定并提出相应建议2有权参与年度、季度、月度经营计划的制订并提出意见和建议3有权对违反酒店采购管理规章制度的行为和过失提请处罚4具有采购部内部组织机构建立、员工考核的权力5具有酒店营业所用各类物品供应商的选择权6具有采购部内部工作开展的自主权7具有采购部内部员工聘任、解聘的建议权8其他相关权力任务 : 采购经理岗位职责(3)部门 : 采购部 职责描术：主要工作任务1制定采购管理规章制度（1）组织制定采购管理规章制度，上报总经理审批后组织实施（2）负责制定采购管理工作流程与标准并督导执行（3）根据制度和工作流程的执行情况及时修订、完善各项规章制度及工作程序2制订采购计划与预算（1）根据酒店的经营计划和年度预算，制订酒店的采购计划和预算，经财务部审核后，报总经理审批并组织实施（2）审核酒店各部门呈递的重要采购申请单，根据库存情况制订采购计划，确保各类物资及时供应3进行采购过程管理（1）指导市场调查工作，进行合格供应商的审核审批（2）抽查供应商档案的建立和完善工作，指导供应商评估工作（3）参与重要供应商的谈判和重点合同的签订工作（4）参与酒店大批量及重要物资采购的业务洽谈工作、检查合同的执行和落实情况（5）监督、指导所有进口物资的报关工作，保证手续齐全、完备（6）按计划完成各类物资的采购任务，合理控制采购成本4部门内部事务管理（1）处理本部门内部的日常行政事务（2）负责本部门所属员工的业务指导、绩效考核工作（3）负责本部门员工培训、人员调配和工作安排等（4）负责协调本部门与其他部门间的关系，解决争议（5）主持部门内部会议的召开和重大事务的处理工作任务 : 食品采购员岗位职责（4）部门 : 采购部职责描述：主要工作任务1供应商信息调研（1）搜集、分析食品供应商信息，建立供应商档案（2）负责定期整理、分析、更新供应商档案（3）不断开发货源渠道，及时向食品采购主管提供新产品和市场信息2采购比价（1）掌握酒店对各类食品原料的需用要求，及时了解市场的供应情况（2）负责了解季节性产品特性和价格变动情况，对市场上的新产品、新价格及时向领导汇报（3）根据采购计划和要求，进行询价、比价，进而选择物美价廉的食品供应商，报食品采购主管审批3执行食品采购（1）根据食品主管审批结果，与食品供应商进行谈判，正式签订供应合同（2）负责向食品供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况及供货情况（3）及时通知收货组人员、厨房及相关人员及时到指定地点收货，清点数量、检查食品及酒水质量（4）负责办理不合格及不符合要求食品的退换货工作4货款结算（1）负责每天现金或支票采购的报销工作（2）根据供应商供应情况及采购全同的规定，定期与供应商输货款结算事宜任务 : 用品采购员岗位职责（5）部门 : 采购部职责描述：主要工作任务1开展市场调研（1）调查所需用品的行业情况，实时掌握常购用品的市场需求、供应动态、市场价格等信息，编制市场调研报告（2）不断开发货源渠道，向用品采购主管提供市场信息，推荐新供应商及信息2进行用品采购（1）负责进行单项用品的询价、议价等具体的采购工作，选择信誉好、物美价廉的供应商，报用品采购主管审核（2）与供应商协商采购合同的具体条款，根据授权代表酒店与供应商签订合同（3）批量大的订制用品要签订购货合同，严格审核合同条款并交用品采购主管审批3执行并跟踪采购订单（1）根据采购合同填制采购订单，与供应商联系订单执行事宜（2）根据订单确认内容对供应商交货情况进行跟踪落实，确保按时到货（3）确保采购的用品价格合理、质量可靠，对不符合采购要求的用品负责输退货或调换工作4货款结算（1）采购用品验收合格后，及时将发票、验收单、入库单（入库的采购用品）一并交财务部为供应商输结算手续（2）负责每天现金或支票采购的报销工作5供应商管理（1）及时收集、整理供应商的信息资料，建立供应商档案（2）根据与供应商合作的记录和市场调查资料，及时更新供应商档案（3）协助做好供应商定期考核与评估工作，按时编制供应商评估报告任务 : 文员岗位职责(6)部门 : 采购部 职责描述主要工作任务1文件资料管理(1)根据采购经理的要求，草拟各类报告并打印、发放(2)整理每天的采购单和收据等，编制每周进货汇总表（3）协助采购经理落实有关进口货物的收面申报工作(4)做好采购部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工作2会议管理（1）安排会场，向与会人员下发会议通知（2）发放会议资料，做好会议记录和会议总结3办公用品管理（1）编制采购部办公用品、员工餐券领用计划（2）负责部门内部办公用品、员工餐券等的申领与发放工作4其他事务（1）负责采购部人员的考勤登记和统计工作（2）负责采购部财产的登记和管理工作（3）领发采购部人员工资单、劳保用品等（4）协助采购经理做好与各部门的联系工作任务 : 采购基本程序及审批程序(7)部门 : 采购部 服务程序：服务规范基本程序：审批程序：1， 使用部门申购；2， 报价;3， 报批；4， 订货入仓；使用部门经理-仓库主任-采购部经理-财务部成本主管-财务部经理-总经理任务 : 采购控制服务流程与规范（8）部门 : 采购部服务程序：服务规范选择供应商制订采购计划验收、付款签订采购合同实施采购 1制订采购计划（1）采购部经理根据采购申请及采购物资库存情况制订采购计划，包括采购物资的具体信息（如名称、品种、规格、数量）、采购时间、采购预算等内容，经财务部经理审核后报酒店总经理审批（2）总经理审批通过后，采购部经理组织下属员工开始实施采购计划2选择供应商（1）采购员进行市场调查，找出三家以上有代表性的供应商进行综合考察，在考察中要重点了解供应商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量以及目前的供货状况（2）收到报价后，采购主管组织有关专家成立评价小组，对供应商报来的货品价格以及质量、信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商3签订采购合同（1）采购主管就采购事宜与供应商进行谈判和磋商（2）采购主管与供应商签订采购合同，具体内容包括物资名称、规格、数量、单价、交货日期，付款方式，违约责任等（3）采购主管将采购合同报采购部经理、酒店总经理审批4实施采购（1）采购合同审批通过后，采购员向供应商发出订货单（2）供应商收到订货单后，按合同要求及时发运物资（3）采购员跟踪供应商