物品采购管理制度第一章 总则一、目的为加强物品采购管理，规范所有物品采购工作，提高采购工作效率，保障公司经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料、耗材、物料及非经营性固定资产、办公用品、活动用品的采购（以下统称为采购物品）。第二章 权限和原则三、职责权限1.总经理负责采购管理制度的审批；2.财务部负责采购管理制度执行的审核；3.非经营性固定资产、办公用品、差旅、活动物料的采购均由行政人事部负责。4.其他与部门业务相关的采购则单独申请报批后由“临时采购小组”进行采购。四、采购原则1.询价比价原则必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，临时性应急购买的物品除外。2.一致性原则采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请购部门更改请购单。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%10%。3.低价搜索原则采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。4.廉洁原则（1）自觉维护公司利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。（2）廉洁自律，不收礼，不受贿。（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。5.监督问责原则：（1）采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。（2）在采购过程中，如果遇到采购商品质量、价格等问题，相关部门均可向行政人事部门提出异议。（3）对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员工绩效考核制度等进行处罚直至追究其法律责任。第三章 采购流程五、采购申请1.采购申请：是指某部门根据经营及工作需要确定一种或几种物品，并按照即定流程申请获得这些物品的过程。2.采购申请流程如图：由需求部门填写，请购单（附件1）要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及专业技术类的，须注明相关参数、产品要求。请购单部门审核总经理行政人事部由需求部门经理（负责人）进行审核，对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认，签字后提交上一级主管领导。总经理签字批准后，交由行政人事部进行采购。行政人事部收到经过签字批准的请购书，要对申请书的内容进行核对，并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后，进入采购环节。3.请购单规定3.1请购单（钉钉）应填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报行政人事部门。3.2涉及的采购物品种类、数量过多时可以提交附件电子文档的形式。3.3遇公司生产、工作、办公等急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话、邮件等形式请示，征得同意后提报行政人事部门，签字确认手续后补。3.4如是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申请部门必须详细说明。3.5请购单使用公司规定的表单，请购部门有更改和补充的，应以书面补充形式由公司领导签字后报行政人事部。4.请购单的接收4.1行政人事部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购是否经过公司领导审批。4.2接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不清晰不采购、图纸及信息资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。4.3对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。5.购单的分工处理5.1核对过的请购单，行政人事部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理，对于紧急采购项目应优先处理。5.2遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。6.日常办公文具的采购由行政人事部在每月月底进行统计和收集，次月第一周进行采购。并将此类预算费用在每月月初及时报至财务审核。7.按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后行政人事部采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。六、询价管理1.采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。2.属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品，但仍需留下报价记录。3.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题要应及时与请购部门沟通。4.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。5.对于紧急请购项目应优先处理。6.所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价，原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。7.对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同，成本较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品，一经被选用，做绩效考核加分。8.对于请购部门需求的物品，采购人员在采购过程中应该发现，采购物品有新产品可替代，而未与请购部门进行沟通的，采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议，一经被选用，做绩效考核加分，使用部门相应的减分。9.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，提报公司领导批准方可询价。10.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。11.除固定资产外，根据单次采购金额的不同，选择供应商询价、比价的供应商数量也要不同。金额大的，由“临时采购小组”决定。12.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。七、比价、议价1.比价采购均应具备一定资质和实力，具有提供或完成公司所需物资的能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。3.收到供应单位第一次报价或后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想价格。4.参考目标或理想价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。5.比价、议价结果汇总整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核。6.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。八、样品提供和确认1.若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。2.对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。九、合同签定1.供应商经送样审查合格后，由行政人事部和法务部与选定的供应商签订合同。2.交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。十、进度跟催1.为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。2.若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。十一、验收入库采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、活动物料等经需求部门验收，办公用品等常用品由仓库管理员负责验收合格后，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知人力资源与后勤部，2日内办理换（退）货手续。十二、对帐付款1.采购物品（物资）办理入库后，由采购人员凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款流程及手续。十二、注意事项所有的采购项目原则上均需要提供采购合同或交易订单，并附上送货单及采购发票。若无法提供采购合同和订单的，采购过程需两个人共同参与完成。十三、退、换货1.质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依据。2.因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。十四、“临时采购小组”1.“临时采购小组”由请购部门、行政人事部、公司领导组成。2.请购部门负责前期进行市场调研，给出采购商家或采购价格的建议，行政人事部门参考请购部门给出的数据及信息依据询价原则制作询价记录表，由领导决定。十五、供应商台账1.采购人员须建立供应商信息台帐。2.供应商库要求：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）采购合同签定及采购过程的完成情况。第三章 物品申领与保管十六、物品领用1.所购买的物品在做好资产登记后便可进行领用。需要借用物品时需向行政人事部进行申领并登记，登记内容包括借用物品名称、规格型号、数量、借用时间、借用期限和归还时间。2.物品用完之后须及时归还于行政人事部，若已到归还时间还需继续使用的，需补办续借手续。3.行政人事部在物品被借出后应及时跟催物品的归还情况。4.物品归还时，应及时检查物品是否有所损坏。若有损坏需照价或者折价赔偿。5.日常办公用品及劳保用品的领用（笔记本、笔、纸巾等）都必须做好领用登记后方可领用。十七、物品保管与盘点1.所有按照采购流程采购完成的物品均属于公司资产，都必须按照流程办理资产入库登记和由行政人事部统一保管。2.行政人事部负责所保管物品的保管和日常借出。3.行政人事部应定期检查所有资产是否完好，有否损坏或遗失。若发现物品损坏或遗失，应该及时向总经理报告，并说明原因。4.行政人事部及财务部于每一季度进行一次所有物品资产的盘点和清理。5.盘点完毕后，所有的资产情况需以报表的形式备存并上报总经理审核。第四章 附则十五、本制度的解释权归行政人事部。十六、本制度自颁布之日起开始执行。十七、本制度为公司内部管理文件，未经公司领导批准，任何人不得复印和外传。十八、制度修改、修订及换版工作须经总经理授权后由行政人事部执行。请 购 单申购部门 年 月 日序号名称规格型号单位请购数量参考价要求到货日期用途请购人： 部门主管确认： 采购经办人： 财务： 核准:说明：1、 签批流程：使用部门请购（填写品名、规格、参考价、请购数量、要求到货日期、用途等部门主管确认总经理核准采购;2、 采购经办人必须凭核批的请购单及时采购，报销时请购单需附发票后。物品领用表登记表序号领用物品名称规格型号数量领用时间领用人