总经办管理制度同意执行：2016年6月目录第一章第二章能第三章第四章行文管理制度第五章企业照、信件管理制度第六章印章管理制度第七章管理制度第八章会客制度第九章保密制度第十章会制度第十一章出差制度第十二章一般事第一章总则为了规范总经办的管理，提升总经办的效率，特制定本制度。本制度由总经办拟订，呈总经理办公会议审查通事后审查同意后通知实行，改正时亦同。第二章职能总经办是负责企业行政指令贯彻落实，部门协调及招待、会务、车辆、通信管理等行政工作的职能部门，同时还担当信访、文档、文稿、行政印章管理及对外宣传等工作。第三章职责职权1. 贯彻执行总经理、副总经理、助理总经理的指令，辅助组织展开企业各项工作，协调各部门工作。2. 依据企业重要经营决策工作程序的规定，对企业领导提出的决策所需解决的课题与目标，组织有关部门调研、论证及方案拟订，安排方案的审批，监察方案的实行。3. 认识和掌握企业内外动向，收集和反应有关信息，向领导供给参照建议。4. 负责企业最高管理层平时会议的会务工作，对企业办公决策执行贯彻落实、敦促检查之职权。5. 负责企业大型会议的会务和重要活动的筹办工作。6. 负责企业主要领导及重要会议的报告、文件、资料的文秘工作。7. 负责企业对外公布重要通告、通告、通知及介绍企业概略。8. 核发各部门草拟的企业级文件。9. 负责管理企业对外宣传的文字及进行资料准备。10. 负责以企业名义上报下发各样文件、印签和机要文件，传真的收发、传达工作。11. 负责企业各级行政和有关重要文件管理；负责公函的分类、登记、传达、催办工作。12. 负责来信来访、文件资料办理，按期进行文档清理及归档工作。13. 负责企业对外招待和对外交往活动事务，代表企业做好行政事务工作。14. 负责打字、复印、邮件和快递收发工作。第四章行文管理制度1. 本企业行文由总经办负责草拟，并在发文单中填写文件标题、发送范围、印制份数，报主管领导审批后印发。2. 由主管领导审批后需签发的文件由总经办打印，由草拟人校正修正后实时打印，一致编号、登记、存档、散发。3. 企业各项制度、规定、决定、决策、纪要、委任以及向有关部门的请示、报告等需以红头文件形式或其余特定形式印发。4. 印制文件资料要有计划性和科学性，要依据文件资料印制要求及数目选择适合的印制方式，要求使印制数与使用数基真符合。5. 企业各部门应妥当保存文件，并实时整理归档，总经办将按期进行检查。第五章企业证照、信件管理制度1. 总经办负责企业营业执照、组织机构代码证、土地证等证件的管理，因公需要借用时，严格办理借用手续，需要复印时，由总经办复印并在复印件上注明“此复印件仅供办理事项使用”。2. 总经办应在政府有关部门的要求下，达成营业执照、组织机构代码证的年检工作。3. 企业私函、信件采纳一致格式和市场可购置到的一般稿纸，公函袋作为企业办公之用。第六章印章管理制度1. 企业印章分为行政印章、法人代表名章、财务章等，分别由有关部门负责保存。2. 企业各种印章一致由总经办申报和刻制。3. 各部门启用印章前，需要到总经办登记存案、方可使用。4. 各部门停用印章时一定当天交到总经办封存，不然各部门主要领导担当所有责任。5. 总经办负责保存企业行政印章。6. 企业职能部门代表企业保存的印章，要确立用印管理方法及用印监印人，企业同意后，履行使用和保存权。7. 对外联系工作使用一致格式的私函、介绍信，均有各部门领导或企业领导署名方可盖印。8. 重要项目合同、协议等行文时，如需加盖企业行政印章，由主管部门署名后，报请主管副总或行政副总同意后，到总经办存案用印。9. 印章外用时，需填写借用申请表，报行政副总审批后，进行外借。第七章车辆管理制度1. 企业车辆的使用、保护、审检、缴费以及办理有关证照、保险、年检等由企业总经办一致安排管理。2. 企业车辆的使用按各部门工作的重要性，急用优先，兼备一般，一致分配的原则进履行用管理。3. 有关个人用车，企业车辆原则上不得使用，职工若出现重要事件急需用车，应经行政副总同意，总经办安排用车。第八章会客预定制度1. 总经办人员接到预定时，应认识客人的身份、特别要乞降见面时间，做好书面记录。2. 把招待重要客户的任务以书面或电话形式上报有关领导3. 总经办依据总经理安排做好招待准备工作，主要做好：会议室、文件资料的准备；有关部门配合的准备；款待的准备；其余准备工作。第九章保密制度1. 属于企业奥密的文件、资料，应注明“奥密”字样，由专人负责印制、发放、传达、保存，非经同意，禁止复印、摘抄奥密文件、资料。2. 企业奥密应依据需要，限于必定范围的职工接触。接触企业奥密的职工，未经同意禁止向别人泄漏。非接触企业奥密的职工，不得探询企业奥密。3. 记录有企业奥密事项的笔录，拥有人一定妥当保存。若有丢失，一定立刻报告并采纳妥当举措。企业职工妥当保管好电脑和资料，防备外来人员查察电脑内容。第十章会议制度1. 企业召开全体职工会议时，由总经办在企业微信群内或其余方式公布会议时间。2. 会议开始前，由总经办负责部署会场，清理睬场卫生。3.参会人员提早5分钟入场，重要会议提早10分钟入场。4. 参会人员填写会议签到表，由会议记录人标明迟到人员，未到人员，对迟到人员及无故不参加会议人员在全企业做出责备和罚款办理。5. 会议开始前总经办提示监察参会人员将通信设施调至静音状态，会议时期要认真听、认真记，禁止低声密语、窃窃私议。禁止抽烟，禁止做与会议没关的事情。6. 会议结束后，由会议记录员整理睬议纪要，并报主管领导签订后，下发企业各部门传阅。总经办监察会议内容的落真相况。7. 其余部门会议由各部门自行通知。第十一章出差制度1. 总经办人员因工作需要出差，受主管领导委派到外处出差，应实时交接工作。2.出差时期，出差人员每日下午5点以电话、短信、微信或其余方式向主管领导报告工作进展状况。3. 出差返回后，要实时向部门负责人、部门主管反应工作状况。4. 出差途中，因患病，或遇不测灾祸，或因工作需要，需延伸出差时间，一定电话请示主管领导，并获同意。5. 原则上出差应准时返回，因私事延迟一定执行告假手续。6. 出差时期，一定遵纪守纪、禁止滋扰惹祸，损坏企业名誉，若有违犯，接受企业严重处分。7. 禁止营私舞弊，以出差名义办理个人事务。第十二章一般事务1. 负责企业会议室使用管理。2. 负责企业内部电话设置、调整、电话花费的归口管理工作。3. 负责企业内部值班安排工作，实时向领导报告重要状况，并辅助办理有关问题。4. 关于行政管理中出现的有关违纪乱纪事项及行为有权强行遏止，必需时报请企业领导判决。附则：本制度由总经办拟订和改正，各项条款的解说由总经办负责。本制度自审批经过之日起奏效。