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一、 行政管家报到状况 作为酒店行政管家应在酒店开业前1-2个月内报道,报道后应首先做如下工作: 1、了解酒店组织机构,知道行政管家在酒店中的角色地位,以及其他部门岗位设置,如:隶属上级、平行部门岗位情况。 2、认识及了解已经到岗的管理人员、工程经理、前厅经理、营销经理等,并进行必要的沟通、联系。 3、确认暂定的办公地点,并完成相应布置。 4、对酒店工地现状进行了解,包括工程进度,大楼分布,客房部设施位置等。 5、得到一套饭店建筑结构图,为了解设施的分布情况,确定各个管理人员范围之内的职责提供基础。 二、筹备的先行工作 1、联络人力资源部确定行政管家主要助手人选(楼层主管、布草房主管、PA主管),行政管家报到后10天内助手应到位。 2、行政管家每天定时巡视正在建筑的饭店大楼,列出各个区域名称,提出清扫方面的特殊要求,对各个区域的清扫和维护工作提出推荐人选,形成业务分工文件。3、总经理根据业务分工文件起草分区职责计划,计划规定各个区域的职责,清扫范围界限。这些界限很重要,它们可以确保所有地方都有人安排清扫,职责区之间没有重叠之处。这一计划应在行政管家任期内第一个星期出台。 4、客房部组织机构初步设立 行政管家下一个任务是建立客房组织机构,假定分区职责计划表明客房将负责客房、公共设施区域、公共卫生间、布草房(洗衣房对外招标),客房部基本管理人员确定下来。5、拟订大楼布局图 为保证最大限度地熟悉设施,行政管家亲自拟订饭店每一间房使用计划,标明位置、面积大小、朝向,与其他客房区域的位置关系。 6、制订工作量标准 通常国际酒店平均工作量为14-16间客房,根据本酒店实际情况订出合理的工作量标准。 7、客房分段和大楼分区 在工作量标准及大楼布局图基础上,可以分出客房段、若干客房段组成一个大楼区,由一名领班负责,这样划分便于指挥和控制。 三、完成部门组建 1、确定部门分组具体情况、运作模式; 2、制订部门人员安排表; 3、完成部门排班方案。 四、制订人员工时数表 表格列出需要服务的房间数,需要的服务人员,在8小时工作日里所需要的服务员总工作时数,每一周服务员总工作时数,每月服务员总工作时数,这种信息对于行政管家安排工作日程和有效管理都是至关重要的。 五、工作说明书和岗位职责描述的完成 包括各个主管、领班、服务员的工作描述和岗位责任。 六、物品计划 客房部物资方面的准备跟人员安排是双管齐下同时进行的。 1、物品采购类别 客房部固定资产; a.客房家具和房间设备; b.客房清洁设备; c.其它 客房盘存资产。 a.清洁用品; b.客人用品(消耗品、客用品、租借用品); c.布草; d.制服 2、选择供应商 采取竞争性采购,货比三家,多项选择; 要考虑供应商的信誉、服务质量、价格、产品质量、适用性、储存要求、批量大小; 供应商对酒店产品的了解程度。 3、建立设备档案 设备档案主要有客房装修资料(记录客房家具、地毯、建筑装饰和卫生间材料)和机器设备档案、内容包括设备名称、购买日期、生产厂家、价格、维修记录。 4、建立客房流动资产的控制、领用、盘存系统 设立客房中心用品库房,其存量满足客房一个月以上的需求,楼层布草房备一周左右的用品,工作车上备一个班次耗用量; 客房用品的发放应根据楼层布草房的配备定额明确一个周期时间,申领用品应填写领料单; 建立库存盘查。 5、收货 确认所有物品到货后存放的位置,哪些入库,哪些直接转入部门,还是全部集中仓库管理; 组织、调动人力对大批量货品进行搬运、整理; 由专人负责物品存放的安全性,防止从偷盗、丢失; 相关帐务问题; 确定一个搬运日,申领、发放客房用品,将物品分发至客房中 心库房、楼层库房,由责任人管理,以便下一步开荒工作。 七、客房经营的员工配备 联系人事经理共同完成此项工作。 1、招聘、挑选员工 根据人员配备表招聘职位及确定人数; 渠道:人才市场、登报、招募内地旅游职校毕业生。 2、面试 3、入职指导 录用员工; 发放员工手册、制服、安排宿舍; 参观酒店; 入职会议。 4、培训 培训工作是人员筹备工作中很重要的一环,要制订详细培训计划。 培训内容、知识、态度、技能; 实践培训为主; 部分重点培训内容: a. 客房礼仪、规范; b.清扫程序; c.夜床整理程序; d.客人退房程序; e.洗衣服务程序; f.设备、清洁剂使用; g.锁匙管理 h.失物招领; i.客房消防、安全。 八、营业计划 行政管家要领导和控制客房部的营业需要建立各种程序。 1、表格管理 客房部营业管理中会用到很多表格。 客房中心 客房部当值交班表、客房中心电话记录薄、客房状况显示表、 客房用品报告表、物品借用登记表、顾客遗留物品记录表、 锁匙领用表、失物认领表、工程维修单、日耗品申领单、 仓库消耗品盘存记录等 楼层 交接班登记表、楼层工作日志、来访登记表、房态检查报告表、 楼层住客报告表等 公共区域 公卫领班工作单、员工工作单、公共洗手间检查表、公卫用品统计表等 2、各种工作标准、工作程序 签到制度、清扫程序、客人接待程序、卫生消毒程序、 夜班工作程序、布草处理程序、清洁用品稀释标准等 3、客房部各种档案管理与布置 九、开荒计划 行政管家在大楼竣工并交付之日,协同相关人员对交工工程进行验收、接管,在验收合格之后将进入客房开荒工作。 1、以组为单位发放开荒工具、客房物资、用品; 2、清理现场工程、生活垃圾; 3、第一次开荒清洁、工程死角、水泥残渣、油漆; 4、家私、电器设备进场; 5、协助工程部调试水电设备; 6、第2次开荒清洁; 7、布草、客房用品进场; 8、全面清洁开荒; 9、检查、验收。 十、正式开业日的准备工作 1、同前厅部保持联络,确认可出售房间状况; 2、同工程部保持联络,保证客房处于正常运转状态; 3、参与酒店开业其他准备工作。
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