新经济时代下的企业信息化与管理变革首先,我们必须先明确一个概念何谓新经济时代?新经济的主要特征是知识和信息在经济发展中起决定性的作用。在新经济时代下，生产力的内容不只是简单的包括人、产品和工具，知识、科技、智力已成为其家族中不可或缺的新成员。而在人才方面，应运而生的是新经济的宠儿知本家和知本营运家。他们不但是知识的拥有者和创造者，而且更直接地成为了财富的拥有者和创造者。与知识紧密相连的是信息。知识资本的形成、交易、管理无不受信息的影响。信息引导知识资本的形成与营运，而知识资本形成与营运又随时反馈信息。同样的信息，对于不同的人具有不同的价值，这就得靠知本营运家把握时机，作出正确决策，获得市场潜在利润。 那么什么是企业信息化呢？我的理解有三个层面： 第一个层面是数据的信息化。把库存信息、销售凭证、费用凭证、采购凭证都以一定的数据格式录入到计算机里，以数字的形式保存起来，可以随时查询。这是企业内部的数据信息化。以前我们通过电话、传真、报纸、电视等方式进行信息获取、沟通交流，现在又增加了一种信息化的方式，就是通过网络传输数字化的信息、文件、邮件等等。 第二个层面是流程的信息化。这是指把企业已经规范的一些流程以软件程序的方式固化下来，使得流程所涉及岗位员工的工作更加规范高效，减少人为控制和拍脑袋的管理行为，同时也能提升客户满意度。举个例子来说，早期使用信用卡是一件极麻烦的事情。售货员要查卡是否有效，大额的还要打电话到银行去要授权，而今天只要刷一下卡，就知道有效不有效，额度是否在限额内了。这也就是流程的信息化。方便了消费者，也提高了自己的营业效率。 第三个层面是决策的信息化。这是指通过对那些信息化的原始数据进行科学的加工处理，运用一定的计算模型，从而起到对管理和决策的支持作用。比如说成本和费用控制是每个管理者都重视的内容，但以前我们只能在每个月报表出来后才知道哪儿超了、哪儿省了。如果运用信息化手段，当每笔费用、销售录入电脑以后，我们就可以清晰地归纳各科目费用，并且可以按岗位、按部门、按项目来汇总。企业信息化是企业应用信息的过程，是指在企业的生产、经营、管理等各个层次、各个环节和各个方面，应用先进的计算机、通信、互联网和软件等信息化技术和产品，并充分整合、广泛利用企业内外的信息资源，提高企业生产、经营和管理水平，增强企业竞争力的过程。企业信息化的目的在于信息的应用和企业信息资源规划。企业信息化对企业的发展有着重大意义。首先，企业信息化是实现企业快速发展的前提条件。企业信息化可以实现企业自身的快速发展。企业存在的目标就是追求利润最大化，目前，我国中小企业普遍存在规模较小、资金不足、竞争力弱等特点。它们更加渴望自身快速发展，增强自身的经济势力。对于这类企业开展信息化，可以利用它得到行业信息、竞争对手信息、产品信息、技术信息以及销售信息等，同时也可以及时对这些信息进行分析，做出积极的市场反应，达到了企业迅速发展的效果。其次，企业开展信息化，有助于实现传统经营方式的转变。对于处于传统领域的企业，他们的传统加工业离不开生产和销售，传统零售业也离不开供、销、存。实施信息化以后，这些关键环节都可以借助信息化去实现，同时企业开展信息化可以派生其他新型的销售手段。书籍的网上销售方式是对传统经营方式进行挑战最成功的例子。例如美国亚马逊书店首先尝试在网上销售图书并获得成功，成为带动全球B2C电子商务发展的风向标。而国内越来越多的企业也在逐步开展网上销售的经营方式，在传统经营的基础上开辟了一些企业营销新模式。再次，信息化能够给企业带来新的利益来源，可节约营运中的各项业务成本，并提高工作效率。企业信息化使传统经营方式发生了转变，主要表现在节约成本和提高工作效率两方面。根据美国的一项调查显示，在呼叫中心，一个训练有素、服务能够持续24小时并且态度保持不变的服务人员，其一个人每个月大概能接待350名客户。调查同时表明，客户询问最多的问题是“银行利率是多少”。这就很荒谬，因为这些简单的问题造成了呼叫中心工作人员的重复劳动，他们本来应该更多地参与解答一些复杂的问题。所以，我们需要把这些简单问题剥离出来，让客户通过网络实现自助服务。结果，这名呼叫中心的工作人员每个月同等条件下能够负责15000名顾客，工作效率提高了45倍。同时，在利用信息化手段节约成本的同时，企业信息化的应用还给企业内部各个环节上的沟通创造了条件，有助于改变企业内部的低效体制。 如企业实现管理系统信息化后，上级管理者可随时跟踪、监控下级的工作状况，从而提高了工作效率。 最后，企业开展信息化可以使内部管理结构更加扁平化，加速信息的沟通。企业信息化的开展使信息资源在企业内部得到共享。并且使原始信息在从传递到决策过程中，反馈时间大大缩短，决策层与基层、各部门之间的沟通更加快捷，管理更加直接。企业信息化给企业带来了三种变化 ：第一种是替代性变化。举例来讲，汽车发明之后取代了马车，这就是取代式变化。它反映在经济GDP上的效应是一到两倍；第二种是升级式的改变，依然以汽车为例，伴随着高速公路的修建，高性能的汽车出来了，从每小时30公里的马车到每小时250公里的跑车，这种升级式的改变给经济GDP往往带来10倍以上的增长；第三种改变是结构性变化，以美国为例，一般员工都是在城里上班，住在郊区，这样就诞生了“郊区经济”，在科技进入郊区经济的过程中，经济就发生了结构性的变化。在信息化的过程中，也演绎着类似的变化。在从传统商业模式向e商业模式发展的过程中，企业的生态环境随着信息化的实施也发生了结构性的变化。当前，大多数中小企业在信息沟通过程中存在信息不畅的情况，而信息化可以加速信息的流通，缩短信息在传输中的上下级的距离，当然，许多企业已经认识到信息化对于信息沟通的重要作用，他们纷纷提高对信息化重要性的认识和提高对信息化效果的满意程度，普遍上调了信息化预算。实践表明，企业的信息化建设与企业的员工素质、管理模式、管理方法、业务流程，过程控制、组织结构、规章制度和责权利方面有着密切的联系，也存在着很多问题。如果这些问题在企业进行大规模信息化项目建设的同时不能得到有效解决，那么企业仅通过应用各类信息系统也是不能有效的提高管理水平、整体素质和经济效益的。 因此，企业的信息化要进行持续的管理变革，确保企业有一个规范的、科学的业务流程和管理基础，这个阶段的工作是不可逾越的。需要指出的是，企业管理变革，并不完全是企业信息化建设的需要，而主要是为了面对激烈的市场竞争，为了提高企业生存、发展和竞争能力的需要。管理体制的建立，实际上就是企业信息流的规划。在整个企业信息化建设的过程中，最初实现的实际上是企业信息流的固化，固化的过程中会有信息混乱、信息处理瓶颈、信息处理冗余或者信息处理环节过多等状况发生，从而带来管理体制的调整，体制的调整必然会有信息流的调整和信息管理系统的调整，信息化建设的深入也会产生新的信息流动方式而带来更新的管理体制的调整，周而复始。由以上的过程可以看出，企业信息化建设会推动管理的变革，而管理的变革会对信息化建设提出更高的要求，如此反复，最终实现的是管理更有效率。 那么企业信息化对企业的管理体制变革具体会产生什么样的影响呢？在一定程度上，信息化促进企业组织结构的变化通过影响企业多样化发展体现出来。换言之，信息化改变了企业组织结构的约束条件，从而改变了企业多样化的过程和形式第一，企业组织多样化本身的目的就是获取协同效益，即两个或更多的活动相互补充，其共同作用的效果大于两个或多个活动效果的简单叠加。由于信息成本的下降，信息化应用对协同效益产生直接影响。对于相关多样化而言，生产过程和销售过程的信息流通更加便捷，有利于企业组织获取更多的协同效益；对于无关多样化而言，企业组织的资金流更加畅通，管理能力的转移成本也会降低，从而也有利于企业组织获取更大的协同效益。 另一方面，从本质上讲，企业组织多样化是以企业取代市场。企业组织可通过上述诸种形式实现市场的内部化，使自己具备制造某种产品的能力。企业组织制度的创新，使经济生产与交易的权利结构变得更加复杂。第二，由于在信息化过程中，信息成本大幅度降低，社会需求趋于多元化，因而，促进了某些新型企业组织结构形式诞生。企业结构由传统的金字塔型向扁平型转化，组织形式由海螺型向纺锤型转化，即两头(产品设计开发与产品销售)大、中间(制造环节)小，新型企业组织结构形式诞生。事实上，我们的大部分企业还处于相当落后的经验管理阶段，就犹如只有一条崎岖的山间公路，一些通晓先进管理理论的专家学者却对我们的企业家说，世界上最好的车是卡迪拉克，你买吧！企业家真就把卡迪拉克给买回来了，结果一上路，卡迪拉克不但跑不快，还把底盘给挂坏了。最先进的东西不一定适用，而只有适用才是最好的。的确，我们谁都希望“更快、更高、更好”，谁都希望“走捷径，抄近路”，但我们不能违背企业发展的客观规律，在管理上没有“捷径”，没有“轰轰烈烈”，它更需要的是科学、客观、理性，扎扎实实，一步一个脚印。处于经验管理阶段的中国企业，其管理变革的方向是进入科学管理阶段，所要达到的目标是：一、设计科学、规范的管理制度和业务流程，使之运作正规、经济、健康，用法治取代“人治”，降低能人变更在企业运作中产生的风险。二、建立科学有效的决策机制。降低决策风险，稳健、成熟经营，将成为经营管理者的首要任务。三、实现业务的持续稳步增长。管理变革的核心任务就是为企业经营的业务保驾护航。综上所述，管理变革是企业发展到一定阶段后的必然选择。历史的经验告诉我们，成功的企业，其管理手段应该与企业的发展规模相适应，其管理方式必须与企业的发展阶段相匹配，过于滞后或超前都将导致企业不同程度上的危机。 从经验管理，到科学管理，再到现代管理，这是企业管理变革的必然进程，不可逾越。目前90%以上的中国企业还处于经验管理阶段，但是我们很多管理者没有弄清本企业所处的进程，就盲目套用所谓先进的管理方式和方法，由此注定了不可避免的大起大落的宿命结局。因此，我们的企业必须从盲目感觉的梦境中走出来，认清自己所处的阶段，随着企业的发展不失时机地、积极主动地、分阶段地、脚踏实地地进行管理变革，我们的企业才能真正走向成熟，才有可能在参与全球经济一体化的竞争中获胜。