档案管理制度一、归档制度（一）依据国家、卫生部、医科院相关要求，本院档案属于本单位国有资产。凡属归档范围文件材料，必需按相关要求向本单位负责档案工作部门移交，实施集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档；（二）院办档案室集中统一保管文书档案、基建档案。凡含有归档保留价值文件材料，院各部门应在每十二个月六月份之前将前十二个月档案移交到院办档案室；（三）归档要求依据国家档案局、卫生部、医科院相关要求，文书处理部门或业务部门向档案室移交归档文件时必需遵照以下要求：1、归档文件材料应齐全、完整。确保应归档文件材料齐全、完整、准确，达成三率要求（归档率 100 、完整率 100 、正确率 100 ）；2、通常归档文件材料（协议书、协议书）全部必需是正文原文，不得出现圆珠笔或铅笔字， 一律用蓝黑或黑色钢笔书写， 字迹要求工整、清楚。文件和电报按其内容联络，应合并整理、立卷；3、归档文件材料，必需保持它们之间历史联络，区分不一样价值，便于保管和利用。通常情况下，档案部门不接收未经整理零碎文件。对不符合要求者，档案部门有权退回归档部门，要求其重新整理；4、推行归档手续。归档文件交接检验无误后，即可办理具体移交手续。归档文件移交目录（清单）一式俩份，写明归档文件总数、移交人、接收人、交接时间等项目。归档部门和档案室双方交接清点无误后，双方均应在移交目录上推行签字手续。俩份清单，一份留存归档部门备查，另一份存档案室；5、文件材料形成、积累、整理、立卷、归档工作，要作为职能、职称以及业务部门各项工作一部分，列入年底绩效考评中；6、因工作调离医院时，调离者手中借用档案未还或应归档文件材料还未归档，院办档案室不予签字，人事部门不给办理调离手续。（四） 文书档案归档 文书档案预立卷工作关键由机关兼职档案员完成。兼职档案员负责在日常工作中搜集、整理和保管档案材料，以确保当年文件材料完整系统。1、预立卷工作程序：兼职档案员在院办档案室指导监督下，完成归档；2、预立卷基础要求：（1）搜集范围为当年收上十二个月度形成，和部门工作相关文件、照片、录音带、录像带、光盘等；（2）兼职档案员搜集整理本部门各业务人员手中文件材料并检验文件材料：是否有保留价值、内容是否齐全、有没有反复材料；（3）院级领导、机关各业务部门工作人员外出开会带回文件、会议材料，由兼职档案员负责搜集并和其它档案材料一并移交院办档案室归档。任何人或部门不得以任何借口私自留存档案材料。确属工作需要，要采取先归档后借阅或复制副本；（4）整理单位：请示和批复为一件、正件和附件为一件、转发件和原件为一件、获奖上报材料和上级批文或获奖证书复印件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；获奖上报材料在前，上级批文或获奖证书复印件在后；（5）跨年度请示和批复放在批复年立卷；没有批复，放在请示年立卷（没有批复请示，要在请示上注明无批复原因）；（6）送交到档案室文件材料统一采取 A4 纸。3、在初步完成预立卷工作后，兼职档案员通知院办档案室对预立卷工作进行检验，检验合格后，由兼职档案员完成文件自然信息数据录入。经部门领导指示同意归档后将预立卷材料送交到院办档案室；4、兼职档案员根据归档要求，对文件材料进行处理：去钉，标写页码，填写归档文件移交清单、备考表、归档文件目录。（五）基建档案归档行政处、建管办兼职档案员负责搜集、整理建设单位建设项目标管理文件。1、 由行政处、建管办兼职档案员，对项目完成单位在每项工程、每一阶段形成文件进行搜集、指导和跟踪管理；2、 工程完工后，行政处、建管办兼职档案员参与完工验收并进行预立卷工作，院办档案室工作人员对基建档案预立卷工作进行检验指导；3、在建设项目完工验收后六个月内完成档案立卷归档工作。由上级部门按基建项目拨款购置设备，其设备档案要按基建项目一同归档；二、档案保管制度（一）库存档案必需帐物相符；（二）档案出库、入库全部必需登记并推行严格交接手续，清点、签收手续均应严格、清楚、细致、责任分明；（三）档案使用行为管理和限制要求：1、使用者不许可在使用档案同时吸烟、喝水、吃食物。2、不许可在档案上勾划、涂抹，更不许可有撕毁剪切等破坏性行为，使用者必需严格确保档案完好无损。3、档案在库房外未被使用时，不许可长时间摊放在桌子上，应立即放入专用柜子中，不准私自带离要求使用场所（办公室、阅览室）。4、各不一样利用者未经许可不准私自交换阅览各自所利用档案。5、未经许可不准使用者私自拍照、抄录、复印。6、经过同意拍照、复印等行为应以不损伤档案完好理化性状为前提。（四）交还档案时，应保持实体秩序排列次序。三、档案工作保密制度（一）档案管理人员和利用者均应树立保密观念，落实实施档案法和保密法，共同保守档案机密；（二）严格实施相关档案接收、发放管理要求，和档案查阅、借阅、复印制度，认真推行登记、签字和审批手续；（三）接待档案查阅、借阅和归档人员，一律在阅览室内进行，库房重地未经许可，非档案管理人员严禁入内；（四）未经同意，任何人员不得私自将档案携带出阅览室，随意复印、摘抄档案，更不准将档案带入公共场所；（五）对已整理好档案要立即入库存放，对还未整理文件、材料要及时放入保密柜中。办公现场无人时，不得有任何秘级文件、资料放置桌面；（六）凡属密级档案必需在相关栏目注明密级字样。对机密级以上档案（含电子版）及国家关键工程项目应设专员专柜保管；（七）凡包含档案机密人员，不准在家庭、儿女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在一般电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密；（八）利用者对所借档案文件、技术图纸等必需妥善保管，立即归还，不得转借她人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所；（九）各房间、保密柜钥匙必需妥善保管，发觉丢失要立即汇报，认真处理，并采取有效防范方法；（十）发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即汇报主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面汇报。对违反保密要求、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给严厉处理。四、档案判定制度（一）初步判定。预立卷时，对全部文件材料进行价值判定，确定去留范围；（二）归档判定。立卷时，依据各类档案保管期限表进行判定和甄别文件保留价值，确定保管期限；（三）销毁判定。判定小组定时对超出保管期限档案进行判定，确定并提出档案存毁意见；（四）对要销毁档案进行登记，编制“档案销毁清册”、“档案销毁目录”，作为以后查考销毁档案材料凭据；（五）销毁档案时，应有些人监销。对同意销毁档案，不准出卖给废品回收站或留作它用。销毁档案后，应在“档案销毁清册”上注明“已销毁”和销毁档案日期，并由监销人署名盖章。五、档案借阅制度（一）院办公室档案室保留文书档案、基建档案关键服务于本院医疗、科研、管理等工作需要；（二）标准上本单位各业务部门只能借阅本部门立卷归档案卷并按标准办理借阅手续。借阅本部门档案，需取得本部门责任人同意；需要借阅其它部门档案时，需取得本部门责任人及归档部门责任人同意后，方可调档；（三）外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位相关部门领导签字同意，方可查阅，不得抄录或借出；（四）机密、秘密、绝密档案借阅一律根据档案安全保密标准中要求办理；（五）查阅各门类档案应在阅览室内进行，不准污损、划道、涂改、折卷、裁剪、抽换、拍照、撕毁等。特殊情况需借出，需经部门责任人同意，但借出时间不得超出30天，不得转借她人。需继续使用者要办续借手续，确保档案完整和安全；（六）珍贵实物档案、关键照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出；（七）凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家档案法、保密法给予追究现行法律责任。六、档案利用制度（一）本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必需推行登记手续，填写查借阅记录表和利用效果记录表，并将利用结果立即向档案室反馈，任何人不得例外；（二）外单位来查阅档案资料人员，必需持有单位介绍信，检验查阅人员身份和问清查阅目标、范围，经分管领导同意后方可查阅；（三）查阅档案人员应在阅览室内查询，并保持平静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案；（四）查阅秘密文件必需推行审批手续，严格遵守保密要求；（五）借出档案时间通常不超出30天，延长时间需办理续借手续；（六）借阅者应维护档案完整和安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究；（七）借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检验，并做好归还统计。借阅档案未还人员若要长久离岗必需在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用；（八）凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出档案、材料，以利安全保密等工作；（九） 凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按档案法及相关要求严厉处理；（十） 复制、抄录档案资料，要经领导同意，抄录复制档案由档案员查对无误，加盖公章，方可有效。 七、档案销毁制度（一） 定时复审档案保管价值。档案保管期满，要组织判定小组对其进行判定，经判定后无继续保留价值，应予销毁；（二） 通常销毁档案，必需经判定委员会同意，并编制销毁清册，写出书面汇报。已经同意拟销毁档案，必需逐年、逐卷、逐件进行登记；（三） 档案销毁要严格实施保密制度，必需指派两人以上监销，严格将档案资料做废品出售，需用专员送往指定地点销毁；（四） 销毁档案后，应在“销毁档案清册”上注明“已销毁”和销毁档案日期，并由监销人署名盖章。八、 档案统计制度（一） 档案统计要符合中国统计法及其它相关法规、规章要求；（二） 档案统计包含登记和统计两个部分，档案室要建立档案工作统计台账，档案人员要认真细致地做好档案收进、移除、整理、判定、销毁、抢救、清理、报关数量、情况及结构登记和统计，还要做好档案检索，编研和利用情况登记和统计；（三） 统计数字要正确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊；（四） 立即、正确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其它档案统计表，统计表要由领导签字盖章后上报或归档；（五） 定时对档案统计资料进行归纳整理，定时对统计数据进行必需综合、分析和研究，从而立即发觉问题，纠正错误，愈加好地认识和了解档案管理现实状况，掌握发展规律、提升管理水平。九、 档案库房保管制度（一） 院办档案室工作人员要严格遵守安全、保密规章制度，坚守工作岗位，切实管理好全部档案，不经领导同意，不准私自委托她人代行职务。（二） 进出库制度1、 档案库房只许可档案工作人员进入，非档案工作人员标准上不许可进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库防时（如维修库房及其设备等），则必需有档案工作人员陪同并一直相伴；2、 库房内不许可从事和库房管理工作无关其它活动，不许可在库房中吸烟、喝酒、吃东西；3