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企业行政管理工作的意义行政管理工作在公司内不是中心,却影响中心,从事行政工作并不难,但把一些大家司空见惯“琐事”做好、做到位,却是一门艺术,需要花点时间、用点心思、下些功夫,它的大前提我认为是较强的事业心、责任感、服务意识、创新精神和一定的能力。 一、对职责的理解 行政部是公司的统筹、决策中心,是管理信息的处置、执行、监督和检查机构。其涵盖的内容繁杂:公司制度、流程体系和内容的规划及建设;公司级文件、档案的日常管理;总办的日常办公事务和秘书、前台工作;公司级会议及活动的计划、筹备和实施;负责建立、完善公司内外协调、沟通机制;公司公关及外联事务处理(含法务);后勤保障性事务的计划与开展(福利发放、车辆司机、办公用品及固定资产等);企业文化建设和内外宣传工作等。 二、对自身工作和标准的定位行政工作不是中心,但会影响中心工作开展的进度和好坏,做好服务保障和日常管理是岗位的最根本要求。(一)、宏观上(战略层面)以企业发展战略为出发点,统观全局,发挥好参谋、助手作用。 行政部是最近企业核心层的部门,绝大部分行政命令由此发出。行政部的人员必须深刻认识和领会企业的发展战略和目标,才能使自身分析、判断具体问题时掌握宏观,把握大局,分清主次、深浅、难易,才能做到有的放矢和保障有力。(二)、中观(战役层面)营造和谐、激情的工作氛围,善于协调服务,勤于督促检查。行政工作很重要的一环是要建立和营造企业文化的“气场”,一个充满生机活力的和谐团队,可以充分发挥各方面的积极性,产生持续的工作效益,并形成强大的内聚力。当然,光有“软的”文化不全面,还要有“硬的”制度和流程来辅助,达成对内加强管理、沟通,对外搞好协调,对下做好服务的行政管理目标。行政工作履行职责中,有大量的监督、检查工作,作为服务保障性管理部门,如何在坚持原则性的同时,又将灵活性把握到恰到好处,做到上下满意、标准统一,这需求一定的智慧。(三)、微观(战术层面)具备敬业和奉献精神,工作中强化责任意识,不断谋求改进和提高。 行政工作是个勤活,比较繁杂,有时也会被某些人轻视和冷落。想把行政工作干好,在明确了自身的定位的情况下,需要有点脚踏实地的敬业和奉献精神。行政部工作的特点之一就是:工作不存在阶段性特点,一年到头忙忙碌碌,干好了显不出来,通常被想当然认为是应该的,干不好,不论上下都会有怨言,就得有人背负责任,从而决定了行政部领导必须有点担当精神,身体力行地起好带头作用,在不断树立部门工作作风的同时,要坚持不懈地抓好所属人员的能力和素质提升,从而达到不断改进工作质量和效益的目标。 三、行政工作的体会 行政部的工作事关整个企业,十分重要。工作主要包括以下三个方面: 1,行政部是管家婆 公司的衣食住行,人、财、物等基本行政工作需要有人去管理,去担负起责任,去协调解决实际发生的事情,大事小事需要细心,成为企业的管家,为行政后勤工作提供保障。 2,行政部是保姆 把公司作为自己的家来管理,为公司服务履行职责,同时,行政部是员工的贴心人,为员工解决行政后勤的实际困难和问题,为员工服好务,行政后勤偏重服务。 3,行政部是规章制度的执行官 各项规章制度的制定,不仅仅在于制定,更在于贯彻和执行,要有强有力的执行力,确保各项行政工作的有序进行,对于突发的重大事件,事先制定紧急预案的管理办法,成立预案领导工作小组,由企业第一责任人亲自挂帅,成员由各部门主要领导组成,各施其能,把握各个环节,减少和避免损失和漏洞,出现问题及时汇报和协调。 4,个人想法 个人品德,只有具备100%忠诚度和100%职业道德,投入100%的工作能力才能成为优秀的行管人员;个人素养,超强的事业心,勤奋务实的工作态度,下功夫干实事,亲力亲为,及时汇报和沟通协调,考虑全面,对公司负责,对个人言行负责;个人勤奋,从小做大,工作成绩要靠个人加倍努力工作付出辛苦才能取得,加入公司就把个人全身心给了公司,荣辱与共,只有得到公司的认可,个人才有提升发展的空间和机会。 我认为作为公司的一份子必须要有服从的意识,摆好自己的位置是相当重要的。工作中务必要做到四点:做事任劳任怨,处事忠诚可靠,行事干脆利落,错事痛定思痛。 四、工作愿景 、抓好每一项日常工作,件件有落实,事事有回应 行政部工作头绪很多,任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒槌,行政部必须头脑清楚,要有清晰、明确、规划的运行图。有思考地做事,有规划地工作,做任何事情都要有计划,做到“计划性经营、科学化管理”,抓好每一项日常工作,件件有落实,事事有回应。例如:每月固定某日前收集下面各部门的工作总结和工作计划及培训计划,统计汇总形成公司月、季度、半年、全年总结及下一步计划。 、建立健全规章制度,工作不断创新 实现行政部创新的转变,把行政部固化的从死板变成有生命有活力,外向奔放、积极主动。行政部固定式、程序化的工作较多,面对看似小事的经常性工作,建立健全规章制度,合理设置组织机构,要建章立制,写在纸上、贴在墙上、记在心上,形成规矩,俗话说“没有规矩,不成方圆”,养成“高标准、严要求”良好的工作习惯,坚持“以人为本”发挥主观能动性,不断使老工作有新意。 、立足当前,夯实基础,将行政部管理的基础工作做实做细,保证部门工作思路的彻底落实现代管理模式层出不穷,说到底目标只有一个,那就是尽最大可能合理配置资源,实现资源价值的最大化。要不断将本部门各项工作予以梳理,对那些切实可行的做法要予以坚持,对与现代企业发展相悖的要重新审视,逐步剥离。另外,还要根据公司发展需要,将行政部各项基础工作落实到员工个人,真正将行政部各项基础工作夯实做细。 五、工作计划 1,服务领导、服务基层 梳理公司主要工作日常管理,首要解决的是如何为公司服务,进而为各部门服务、为基层服务。 2,制度建设建立健全各项制度, 实行会议制度,制订会议的规范与流程,明确会议通知、会议记录、会议签到、会议纪律等。制订和修改行政部的各项制度及岗位职责。 3,文档管理 文件收发、档案管理工作;公司各种文件归档,规范红头文件的制作标准和格式,董事长签发文件的整理、建档。 4,行政后勤 工作重点突出创建花园式工厂。 后勤管理:创建花园式工厂 办公用品管理 工作服发放等; 车辆管理:用车申请 车辆维护制度等。 5,企业宣传 规范、掌控对外宣传途径,把握对外公布的宣传喉舌,所有对外宣传资料全部归口行政部管理,经董事长批准后,行政部存档备案,方可对外发布。整理出提升的企业精神和企业价值观,以及提炼董事长的文化价值观,展现董事长人格魅力。 6,草拟接待方案 树立对外的窗口和形象。 7,协调沟通 发挥公司领导班子的参谋助手作用,勤于沟通、及时上报、保证上传下达的政令畅通。办公事务管理及协调;从部门基础管理做起,逐步加以完善,统一管理,各司其能,发挥专业特长优势,取得实际效果。 9,临时事务 圆满出色地、快速及时地完成董事长和公司领导层交办临时事务。 总之,凡事尽心尽力,一切以公司利益着想。工作不仅是为了公司,更重要体现人事行政部能为公司所作的价值,一个人最糟糕的表现就是工作不认真,没有责任心,所以,事必躬亲、亲力亲为、实事求是,不夸大、不浮躁,杜绝华而不实。工作中,坚定努力工作的信心和加倍工作的干劲,以一天当十天的辛勤工作,深入基层,服务一线。祝愿我公司的明天更美好! 1
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