公文中主题词标引存在的问题及解决措施 摘 要 公文主题词是公文版记要素之一。正确标引便于揭示公文的内容和形式，便于归档和查询，也便于办公自动化和公文处理的规范化。在实际使用中，却存在着对标注不重视、标准不统一、标引不规范等很多问题。本文通过对应用现状的分析，并针对存在的问题及原因提出了相应的解决措施。关键词 公文主题词；标引规范；应用现状；应对措施 公文主题词又叫关键词，也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组1。是公文中代表其内容和形式特征的、最能说明问题的、起关键作用的词和词组。目前，作为办公现代化产物的公文主题词，在实际标引中，却存在这样那样不尽如人意的地方，使得公文执行效率降低，处理成本提高，同时还影响到对公文的归档、管理和检索查询，影响公文的实效性和交互性，也不利于公文处理规范化和办公自动化的进程。 一、正确使用公文主题词的必要性和意义 公文具有严肃性、规范性、程序性和工具性等特点，它是各部门在进行党政管理过程中形成的具有制度效力和规范体式的文书。正确使用公文主题词便于揭示公文主要内容，便于公文归档管理、检索查询，便于办公自动化和公文处理的规范化。中国共产党机关公文处理条例第八条第十五项2229和国家行政机关公文处理办法第十条第十二项2241都明确指出，主题词是公文的组成要素之一，制作公文时，“应按照上级机关的要求和国务院公文主题词表的标准标注主题词”2240。即使是下行文，为便利执行、归档和查阅，对其主题词也应作规范标注。 二、正确的标注原则和要求 作为表达公文一定概念的最小的词汇单元，公文主题词是标引公文主要内容和形式的最基本要素3，是公文版记组成要素之一。为此，国务院办公厅推出了国务院公文主题词表和使用说明（国办密函1994157号），进一步规范了公文主题词的制作和使用。国务院标准规定一份完整规范的公文应由眉首、主体和版记三部分构成，三者缺一不可。标注要坚持三原则：一要准，即主题词的标引对公文的内容揭示要准确，不仅在主题分析过程中对公文主要内容的分析和提炼要准确，而且对分析出来的主题概念转换成主题词也要准确。二要全，标引的主题词要尽量能全面反映公文的主题内容，不能漏标。三要专，即标引的主题词与公文主要内容的相符程度，一般说来，对于一个公文主题概念只有一个专指的主题词。这是衡量主题词揭示公文主题概念精度的一个重要因素。同时规定主题词不能使用表外词、不能颠倒顺序、不能简单字面组配。主题词标引时经常遇到待标的主题概念没有现成的主题词可供直接标引，必须先将该主题概念分解成2个以上的简单的主题概念，然后再分别用相应的主题词进行转换。分解时应将主题概念分解成两个或多个有交叉关系的子概念，或者是有限定关系的子概念，避免字面拆分4。 在具体操作中，一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词，位置在文件的末页背面的抄送栏之上，要顶格写；字体要求是“主题词”和随后的冒号用3号黑体，主题词词目字体可用3号小标宋，或者3号宋体加粗。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词，一份文件如有2个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引；再对第二个主题内容进行标引。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“”以便区别。另外参照国标规定如在一篇公文中涉及2个文种时，作为转发、批转、印发的公文文种，也就是作为附件出现的文种，可以不作为主题词标注，涉及法规性质的，则应作为主题词标注533。 三、当前存在的主要问题 遵照国标，相关行业和部门也编制了内部主题词表，但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作又在不断完善、规范的过程之中，因此在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，结合工作实际，笔者归纳为3个方面： 1.不标注公文主题词。主要表现在下行文时，出于标注者主观上的原因，不进行标引。 2.标注不规范。主要表现一是随意将标题字面进行简单组配，二是使用表外词，三是类别词、类属词顺序混乱不清，四是词目过多等。例一，市人事局、财政局、纪检委、监察局2004年文件“关于调整纪检监察办案人员补贴标准的补充通知”，其主题词随意标注为“调整”、“办案补贴”、“通知”；例二，学院2006年文件“关于印发学院实行安全稳定责任制与事故责任追究制的规定的通知”，其主题词标注为“学院”、“安全稳定”、“责任制”、“责任追究制”、“规定”，也是没有分析公文主题内容，从标题中自左到右随意抽出几个词进行组配而成。 3.标注不准确。主要表现为对公文分析把握不到位，转换不全面，抽象出的主题词不能准确揭示主题的内容和形式。例三，“市人民政府、军分区关于做好2004年冬季征兵工作的通知”一文的主题词是“军事”、“征兵工作”、“通知”。根据国标规定，抽象出的类别词标注为“军事”是不准确的，它只能作为类属词。显然标注者对规范缺乏了解。正确的应是“国防”、“军事”、“征兵”、“通知”。 例四，“市人民政府关于公布第四批取消和第二批调整的市级政法部门行政审批事项的通知”的主题词是“行政许可”、“取消”、“调整”、“通知”，抽象出的主题词是不准确的，其作为类别词的“行政许可”在主题词表中找不到，正确的应该是“行政事务”、“审批”、“取消”、“调整”、“通知”。 例五，省教育厅2005年文件“省教育厅关于举办省第二届大学生艺术节艺术教育科学论文报告会暨2005年高校艺术教育论坛的通知”的主题词为“高校”、“大学生”、“艺术”、“活动”、“通知”，正确的标注应该是“高校”、“艺术教育”、“科研成果”、“通知”，错误的原因除随意标题字面组配外，对整个文件的主要内容是没有全面把握的，文件核心内容主要是强调“艺术教育的科研成果”，“艺术” 一词不存在于主题词表中，也不能完全代替文件内容的“艺术教育”，“科研成果”这个类别词没有抽象出来，简单的一个“活动”不能说明文件内容，而且“大学生”从属于高校。标注无疑是不准确的。 四、原因分析 (一)不标注的原因 1. 由于主体是公文的主要组成部分，占据版心的大部分位置，主体对公文质量的好坏起着决定性的作用，因此许多人过分强调公文主体的完整性、规范性和用词的准确性，认为一份公文只要具备公文标题、主送机关、公文正文、附件、发文印章和附注等7个要素，就是完整合格的公文。出于这个观念，很多人不能清醒地认识公文主题词在公文制作和档案管理中的重要作用，忽略了主题词存在的必要性和重要性，认为主题词和公文的关系不大，标与不标、标对标错无关紧要。恰恰相反，缺少了眉首和版记，无论七要素如何完整，行文如何准确流畅，它首先是不完整的公文，就不可能合格和规范6。 2.觉得按照主题词表来标引过于麻烦，或者为图省事，使得制发的公文只有主体部分，没有主题词，或者上行文不得已使用主题词，下行文时主题词长期不用或完全消失。 （二）标注不规范的原因 1.标注的主题词不是在相关的公文主题词表中选定的，而是根据标注者的意愿，随便在文件中抽出几个词汇来标注。这种情况比较普遍，如例一。 2.也有很多人依据公文的标题，从前向后依次标引。这是产生不规范的主要原因。如例二错误的原因是没有掌握公文的主题内容和主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，随意而盲目地把标题完整地搬到后面作为主题词来标引。很显然，作为一个学院的下行文也好，上行文也好，“学院”是不能作为主题词标注的。 3. 在实际的标注中，还不同程度地存在标注词目过多和位置放置错误等情况存在，这也属于标注的不规范。 4.各行业使用各自的主题词表，在为标引者提供便利的同时，又会因为主题词表种类多，使标引者不知如何选择，也是形成标注不统一、不规范的原因534。 （三）标注不准确的原因 1.标注者对文件理解不深，抽象出的主题概念不准。 2.实际工作经验不足，对主题词的标注规则缺乏了解，造成标注的主题词缺乏准确性和一致性，这是造成标注不准确的关键原因。如例一，根据国务院公文主题词表明确规定标引顺序是“先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词”的规定，“调整”肯定不能作为类别词，“办案补贴”作为类属词也不完整，正确的类别词应为“财政”，类属词中作为文件内容的为“办案补贴”、作为文件形式的应该是“调整”，最后标注作为文种的“通知”。例三、四、五均是标注不准确的典型例子。 五、解决问题的措施及要求 （一）高度重视对主题词的正确标引 随着信息社会的飞速发展，各单位对内对外事务的加大，信息量的增加，数据量的增大，公文使用频率的增强和管理规范化、现代化的要求，各级各单位领导，特别是主管公文制发的部门和工作人员，应高度重视公文主题词标注工作。 1.主管公文制发部门的领导把主题词标注水平作为衡量公文制作质量的一条重要标准，并以此评判公文制作者的工作能力7127，杜绝标注的随意性，保证标注的准确性和一致性。 2.制定统一的内部公文主题词表和标注规则。各单位除参照国务院公文主题词表和本行业试用的公文主题词表外，应该根据自身的特色和需要，制定内部通用的公文主题词，并根据发展和需要，及时增补和删减词目，便于单位内部各部门遵照使用。目前一些行业如教育部门等已制定了属于自己的公文主题词表。 3.建立先进的内网公文检索体系。标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件，应由各单位办公室公文制发部门和档案管理部门联合，按规范的公文主题词建立一致、先进的公文检索体系，有利于在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件，辅助领导同志决策，便于各部门工作人员查询使用。主题词检索方法可以弥补分类检索方法的不足，使检索更自由，查找跨度更大。 4.加强对文秘人员的培训。为提高公文主题词标引的质量和公文的整体水平，各部门应每年定期对各级文秘人员和档案管理人员开展公文处理业务培训，使其掌握正确的标注方法，熟悉相关规则和要求，准确规范标注主题词。如本文例二，掌握该公文的主要内容并参照国务院公文主题词表和教育部公文主题词表（试行）正确的应为“学校管理”、“综合治理”、“安全事故”、“责任追究”、“规定”。其中“安全事故”、“责任追究”在主题词表中找不出来，规范的还应在这两个词下面加上“”，并把它加到本单位制定的公文主题词表中。针对多文种情况，如例二“规定”要标注，否则只标第二个文种“通知”即可。 5.保证文秘和档案人员的相对稳定性，以保证公文处理的连续性，也是保障公文主题词标引规范化的有效途径。 （二）具体工作人员要加强学习，加强责任心，熟练掌握正确标引规范和方法，提高标注水平 1.提高对公文主题词严肃性的认识。对于公文制作者而言，主题词标注之前，首先应理解公文的主题，即主要内容，不能图省事随便从标题中选取几个词完事，也不能随意从文中抽出几个词来随意组合，要在先把握公文主要内容的基础上参照规范再行标注。一旦标注完成后不要随意改变。 2.增强公文工作的责任感，提高对主题词重要性和必要性的认识，各单位公文制作者要把公文主题词标注工作当作责无旁贷的分内事，把主题词当作公文的完整要素规范标注，不断提高标注工作水平7128。 3.熟练掌握标引规范，分工负责。公文制作者要熟练掌握国务院、本行业和单位内部的标引规范和要求，严格遵照规范要求，认真标注。