物资采购管理制度第一章 总 则第一条 为加强物资采购与管理工作，规范采购行为，降低采购与管理成本，提高资金使用效益，优化采购流程，特制订本管理制度。 第二条 物资的采购要从降低物资全生命周期综合使用总成本角度出发，综合考虑物资的购买成本、配套设施、运行维护、升级更新和替代等因素，分析和了解市场行情，掌握市场信息，优化采购方案，提升采购品质。第三条 物资的管理包括采购物资管理、供应物资管理和废弃物资管理，并贯穿于物资需求，物资获取和资源控制等全过程。第四条 该制度适用于河北绿岭果业有限公司和河北绿岭庄园食品有限公司的采购与管理工作。第二章 采购管理第五条 采购管理的基本原则为：（一）遵守国家有关法律法规及相关政策。（二）实行“规则在先，实施在后”原则，采购物资必须经相关部门逐级审核签字后才予以实施。（三）加强自身建设，规范操作行为，建立反腐倡廉的长效机制。第六条 物资的采购要高度重视物资的质量和售后服务，加强采购的后评估工作，收集使用部门的信息反馈，及时处理使用过程中发现的问题。第七条 物资采购供应部应加强服务意识，设置采购应急保障机制（绿色通道），为公司项目、生产运营等应急要求提供优先快速服务；或采用委托采购，授权需求使用部门先行购买，后补办相关手续。第八条 物资采购方式分为采购部采购、委托采购两种，采购部采购为日常使用的物资；委托采购为专业的机械设备和一些目前有供应厂家同时采购部不能独立完成的采购，由采购部委托使用部门采购，使用部门负责具体采购工作，但采购方案及时与采购部沟通，对经常性、万元以上的物资采购，采购部派专人协助受托部门进行采购，相关的采购资料及供货合同采购部保存复印件一份。 第九条 编制物资采购预算和采购计划，依据物资采购预算和采购计划，制定采购目录，掌握物资需求程度，明确采购权限、采购时间、地点、物资的用途等。第九条 物资采购供应部负责组织整个采购工程，负责编制采购方案，负责组织招标、谈判、采购情况汇报、合同承办等各项采购工作。第十条 物资需求部门负责提出采购申请，编制技术规范书，并参与项目或物资的评标及合同谈判，负责设备配置清单和合同及附件的审核签订。第十一条 财务部门负责采购文件及合同文本的付款审核，参与合同审签。第十二条 法律顾问参与招投标文件及合同条款的编制与审核，参与项目等合同的谈判和签订。第十三条 在采购过程中根据采购物资具体情况合理选择采购方式。采购方式可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、优先谈判、小额直接谈判采购和订单采购。一万元以上的必须签订供需合同。第十四条 科学选择采购方法，统谈统签、统谈分签、分谈分签。第三章 供应商管理第十五条 加强供应商管理，供应商是指为公司提供设备及零部件、原辅材料和物流等相关服务的企业，包括生产型企业、贸易型企业和物流服务型企业。供应商管理是各项物资采购管理活动的源泉，科学合理选择供应商，保证物资有效供应。第十六条 加强市场调查和研究，了解和掌握市场行情，选取具有一定供货能力、实力雄厚、质量稳定、信誉较好，符合公司质量、安全和环保等管理体系要求且能够长期合作的供应商。第十七条 建立供应商评估评价体系，组织对供应商进行考察、认证和评估，组织或参与设备厂验，跟踪所采购设备、材料和售后服务等工作，设定信用评定等级，根据等级实施不同的管理。 第十八条 对供应商档案实行动态管理，对供应商信息变更做好及时维护和更新，供应商档案资料包含：企业营业执照、税务登记证、组织机构代码证、特种行业“生产许可证”及“销售许可证”、物流服务供应商相应资质证明等有效复印件，供应商信息变更审核表，质量异议处理记录等资料。第十九条 现有供应商无法满足采购需求，可选择新增供应商，促使供应商之间保持适度竞争，降低采购风险。第二十条 建立供应商准入和退出机制，对于违反合同规定的，依据情节轻重直至取消供应资格。第二十一条 供应商档案属保密材料，必须严肃、认真保管，不可外泄，违者作违纪处理。第四章 运输及调拨管理第二十二条 根据合同、谈判条件及购买物资形式，采用厂家直运、自主承运、委托承运或物资配送等，选择最佳运输方式，降低运输成本。第二十三条 物资运输要坚持及时、安全、合理和节约原则，密切衔接物资进出两个环节，确保运输合理有效。第二十四条 采用委托承运与配送，应与委托运输、配送公司签订书面合约，明确服务范围、计费标准、支付周期和保险索赔等内容，运输和配送费用按服务合同标准结算。第二十五条 自主承运和配送的，运输与配送费用列支成本，由物资采购供应部或其他相关部门进行费用报销。第二十六条 物资采购供应部负责对公司范围内物资存储数量、状态等实行调查和监控，保证库存物资保值增值，降低储备成本，提高物资使用效率。第二十七条 资源调拨应有相关资源管理部门确定调拨方向，物资采购供应部配合做好调配的具体工作。第二十八条 物资调拨应有调拨手续，调出与调入部门提前沟通，双方负责人签字确认。第五章 合同管理第二十九条 物资采购供应部负责组织相关部门与供应商确定合同文本及附件，技术规范书由需求部门签字确认，采购合同文本由需求部门负责人和物资采购供应部负责人签字确认。第三十条 建立合同台账，对签署的合同和协议要及时实施跟踪管理，汇总付款信息，并配合财务部做好合同的付款审核工作， 第三十一条 采购合同文本及附件在ERP系统中录入，并按照授权体系由相关领导审批。合同授权体系如下：合同金额在1万元及以下由需求部门、法律顾问、物资采购供应部和财务部副总会签和审批。合同金额在1万元以上的由需求部门、法律顾问、物资采购供应部、财务部的副总经理会签，总经理审批。第三十二条 合同分发与执行，物资采购供应部将合同文本分发至需求部门、合同执行部门、财务部等相关部门；需求部门与物资采购供应部共同负责采购合同的执行，原则上要求供应商一次性提供全额发票。 第三十三条 加强保密意识，防止任何形式的泄密行为；要自觉接受、配合有关部门的监督与检查。第六章 物资管理第三十四条 公司物资管理工作遵循集中管理，统一调配；快速及时，安全准确；减少库存，降低成本的原则。第三十五条 在采购库存阶段明确物资所处的状态、位置、数量等，配合物资使用部门和管理部门一起优化资源配置，并对调拨过程进行监督和控制。第三十六条 牵头并组织相关部门对采购物资进行验收，组织完成入库、出库、质量抽检、调拨工作和拆旧料、工余料、报废料再利用和处置工作。第三十七条 加强报废物资及再利用管理，物资采购供应部配合相关部门做好对工程余料、拆旧料以及废旧料的管理，降低工程建设造价，节约成本费用。第七章 账务管理第三十八条 物资管理应遵守财务管理制度，建立对账薄，定期与财务部进行日常账务、付款明细等核对，确保账实清楚。第三十九条 物资采购供应部应积极和其他部门做好账务明细的核对，保证账务条理清晰。第四十条 对公司指定供应商，物资采购供应部一对一建立对外记账薄，做好日常登记、月汇总和核销记录等，做到账账清楚，账实相符。第八章 附 则第四十一条 本管理制度由公司物资采购供应部负责解释。第四十二条 本管理制度自发布之日起执行。 物资采购供应部二一二年十一月七日7