XXX有限公司控制状态：采购控制程序 文件编号： SJ/QP-025 文件版本： B 生效日期： 2004.11.01 发文编号： 编制采购部审核XXX批准XXX采购控制流程图责任单位流程描述备注8技术部 采购部质量部采购部技术部总经理采购部生产部生产部采购部质量部生产部生产部库房供应商生产部财务部采购部1采购信息 价格确认2 供应商选择评审 审 批N Y3签订采购合同4采购计划组织到货 5不合格品控制程序入库检验N Y装 机开入库单开发票6生产过程控制挂帐/结算审核、校对1BOM表图纸、规范233供应商评定记录可接受供应商名单3 55技术协议5采购合同质量协议45采购计划订货单供应商定期评价表5报检单进货检验记录6入库单、发票877采购方针：准确、及时、低价、优质1 目的对采购及供应商的评定过程进行控制，以确保采购的产品能够满足本公司和客户的需求。2 适用范围适用于对产品有直接影响的原辅材料、零件、包装物、服务采购的控制及供应商的管理。3 职责3.1 采购员负责对供应商资源和采购的总体策划和管理。3.2研发部负责制定提供完整适用的技术性文件和资料，必要时对供应商的生产工艺进行辅导。3.3质量部负责对采购产品的检验和验证，和对供应商的品质辅导。4 工作程序4.1 采购策划4.1.1 采购产品重要度分类根据本公司采购产品的性质，对最终产品的影响程度，对采购产品进行分类：A类：对构成最终成品起关键作用，并直接影响到成品质量性能的采购产品。B类：对构成最终成品起较大作用，并可能影响到成品质量性能的采购产品。C类：对构成最终产品质量及性能无影响的通用件、标准件及辅助物料的采购产品。D类：设备配件、工装、夹具等。E类：办公用品、劳保用品。A、B、C类采购产品的确定详见BOM表。4.1.2 供应商选择、评定：按供应商管理程序执行。4.2 采购实施4.2.1 采购计划编制的依据：a) 交货时间依据：销售要货单、生产指令、采购品生产周期和运输时间、合同评审结果；b) 数量依据：产品BOM表、库存情况（包括合格的和可返工回用的）、产品合格率、资金占用；c) 供应商依据：可接受供应商名单、供应商生产能力、供应商评定结果、供货业绩和价格；d) 可能的偶发性事故的考虑（包括本公司和供应商）；e) 顾客后续订单及可能的订单调整；采购计划经采购主管审核后签字生效，以作为签发采购合同的依据。4.2.2 采购资料4.2.2.1 必须能清楚完整的说明所采购产品的要求，适宜时包括：a) 产品、程序、过程和设备的批准要求b) 人员资格的要求c) 质量管理体系要求可分别在采购协议、订货单及图纸工艺文件中体现。4.2.2.2 对于A，B类产品由采购主管负责与供应商签订采购协议后，由采购员将订货单传真给供应商进行采购，对于C类产品由采购员直接进行电话或现场采购。4.2.2.3 采购资料的审核：采购资料在发放前，采购主管应仔细检查其完整性和适用性。4.2.2.4 订货单的发放和更改：由采购员及时发放供应商。如遇更改，由采购员及时电话或传真通知供应商，同时做好相应记录。4.3 采购监控4.3.1 采购品交付时间、数量和品质的监控4.3.1.1 供应商根据采购员的订货单按时交付到指定库房，采购产品进入本公司后，由仓库保管员按库房管理规定清点并核实送货单，指挥分批存放在待检区或指定地点，做好相应的产品标识和检验状态标识，并填写报检单及时通知质量部按产品监视和测量控制程序进行检验和试验，根据检验结果，办理相应的手续。4.3.1.2 采购主管及时安排好对采购计划的监控，并根据各仓库上报的采购产品入库情况填写采购计划/进度表，对采购合同进行追踪。4.3.1.3 监控方式及适用时机根据采购产品对最终产品影响的重要程度、生产或业务需求的急迫性、供应商的能力和供货业绩，可运用以下一种或多种监控方式a) 计划执行中期征询：适用于每采购合同b) 实地查访：当供应商有不诚信表现时c) 派驻代表：产品重要度为A、B类；供应商管理水平不佳；此产品供不应求；采购品质量主要由生产过程决定、不易通过检测实现；供应商制造专业水准差、需要辅导监管等。d) 供应商主动反映：在采购协议中规定，当供应商在时间、数量和品质上存在交货风险时，必须主动提前反馈，以便采购主管有时间采取相应对策。e) 进货检验和试验：常规品质监控方式。f) 到供应商货源处验货：本公司无此类产品检测设备，仅凭质量证明文件和记录还不能保证，存在质量风险时；交货时间紧迫，一旦在进货检验时发现质量问题有可能直接影响到本公司向顾客的交货；一次或多次的不良交货记录，需到供应商处探查究竟，以便采取相应对策；客户规定要到供应商货源处验货；当需要采取此种监管方式时，必须在相应的采购信息中确定预期的验证安排和产品放行方式。4.3.1.4 监控结果及反应方式a) 当供应商不能满足100%按时交付时，可按下表的提示做出快速反应。为确保反应计划有效，在确定反应计划时可多种方法并举，在一种反应计划失效时，其余反应计划能发挥作用，以防止循序反应所带来的时间上的延误。反应原则：将采购对生产和业务的影响降至最低限度。项目结果反应方式时间提前根据目前库容和后续物资到库计划决定，嘱咐以后按计划延误可能延误马上通知生产，同时密切监控，作好应对策略确定延误马上通知生产，由生产决定具体更改数量不足通知生产，同时作好补足的措施多余退回或暂存而不入账品质不良不良率过高预计会导致生产不足就地或退回分选，同时不足不良部分，并通知生产部门批不良初步确定原因以决定马上补交或另行采购，同时通知生产以上监控结果记录在采购计划/进度追踪表上。b) 当品质不良是在生产过程中发现时，按生产过程控制程序的生产异常处理要求和不合格品控制程序规定执行。c) 品质不良和数量差异来自于仓库定期盘查时，按仓库管理规定执行。d) 当品质不良来自与顾客投诉和售后服务中发现的属于采购品问题时，按纠正和预防措施管理程序执行。4.3.2 采购价格的监控：由财务部根据市场物资行情按相应的财务管理制度执行。4.3.3 供应商的监控：采购人员根据平时与供应商的接触和了解，动态掌握供应商的各方面变化及趋势可能对物资供应和品质的影响，如组织机构人事变化、企业性质变化、资金周转状况、金融信誉、客户群变化、生产规模生产设备检测设备变化等，再结合每年发放供应商基本情况调查表了解相关信息，以便使相应的采购决定更加科学合理。4.4 采购品及供应商数据分析4.4.1 数据收集整理和传递信息内容收集职责和报告路线使用的表格交货质量状况时间和数量仓库采购采购计划/进度表产品质量质量采购进货检验报告供应商定期评价表线内采购品质量状况仓库采购入库单及其统计售后产品质量状况业务质量采购信息反馈单库存品数量和质量状况仓库质量采购库存报表采购价格和成本财务采购、总经理信息反馈单、财务报表、分析报告4.4.2 统计分析：根据采购品对生产和业务造成的影响的现实状况，为实现采购方针确保当前供应、符合将来发展、不断降低采购成本和价格、与供应商携手共进的要求，根据4.4.1条掌握的基本数据，可按供应商、采购产品类别和规格、采购流程管理中的各过程进行分析，明确流程管理中各方面的责任。4.5 分析结果处理和采购绩效改进4.5.1 供应商交货业绩和等级调整的通知：采购主管每月6日以前将供应商的交货业绩和等级调整以及按采购协议执行的结果以供应商质量信息反馈单的形式发放至每个供应商，并对各供应商的供货业绩和状况在采购主管以进货质量汇总评定表的形式加以公布。4.5.2 采购业绩的改进：业绩改进的程序和总体要求按公司的持续改进管理程序和纠正和预防措施管理程序执行。4.5.2.1 供应商改进决定：采购主管根据监控和数据统计分析的结果，对存在供货及时性和品质问题的供应商及时发放供应商质量信息反馈单（有轻微不合格可以挑选或回用时适用）、8D报告（批量退货或生产中发现严重质量问题时适用）要求供应商整改和反馈。4.5.2.2 本公司的改进决定a) 采购策略调整：采购比例调整、外购和内制转换、采购价格调整、付款政策和处罚力度调整；b) 供应商开发：开发手段需根据实际情况决定，以下是可供选择的方式： 选择新供应商 安排第二方审核 对供应商进行技术辅导 要求供应商进行质量体系认证采购主管将以上的开发决定随时纳入到供应商开发计划中进行执行和跟踪。c) 内部管理完善：人员管理（考核、人员调整、帮助、培训、激励等）、流程管理改善、内外部接口管理改善。4.5.3 公司内部沟通：采购主管每月或根据上级领导的要求将采购管理的结果、采购管理决定、设想和建议按各部门的报告要求整理成采购报告，按信息沟通管理程序执行，提交总经理和在相关会议上沟通。4.5.4 改进事项跟踪：采购主管经理对4.5条款落实的改进事项落实人员进行跟踪和记录。4.5.5 效果评估和经验交流：采购主管经理每月对以上改进事项的措施效果进行评估，对失误和经验进行总结和交流，对有效的措施需进行文件化固定或更改的地方按文件控制程序的要求进行。5 相关文件5.1 供应商管理程序5.2 产品监视和测量控制程序5.3 不合格品控制程序5.4 库房管理规定5.5 信息沟通管理程序5.6 持续改进管理程序5.7 纠正和预防措施管理程序5.8 文件控制程序6 相关记录6.1 采购协议 更改后保存一年6.2 采购计划 保存期一年6.3 订货单 保存期三年6.4 供应商质量信息反馈单 保存期一年6.5