钢铁企业设备备件采购管理研究-陕钢集团汉中钢铁有限责任公司为例摘要21世纪以来，国内钢铁企业先是在经济快速发展的带动下实现了规模扩张，但受2008年美国爆发的次贷危机的影响，国内钢铁企业面临的经济形势急转直下，市场需求不足，产能严重过剩。在这种背景下，武钢也出现了产品滞销、经营困难情况，迫使武钢开始关注采购管理，希望通过内部挖潜降低采购成本，以缓解危机。一、绪论（一）研究背景及意义21世纪期初几年，国内经济保持了快速发展势头，在对市场的乐观期许下，国内许多大型钢铁企业通过并购、直接投资等方式扩大了规模和产能。然而，2008年美国次贷危机爆发后，中国经济也受到了影响，尤其是钢铁企业所面临的良好经济形势发生逆转，突出表现为钢铁产能过剩，国内外钢铁需求不足，钢材价格大幅下降，利润严重减少甚至亏损。同时，国际铁矿石进口价格长期维持高位，中国与国际垄断矿商的铁矿石价格谈判未果，更是让国内钢铁企业雪上加霜。在这种不利形势下，怎样保证盈利成为钢铁企业重点关注的问题。笔者结合武钢通用液压备件采购工作实际，通过系统分析武钢备件采购现状及其存在的问题，应用采购与供应链管理的基本原理提出有效的改进措施，希望能为钢铁企业降低库存成本、优化备件采购流程、有效管理供应商等提供解决思路。二、陕钢概述及备件采购现状（一）陕钢概况陕钢主要任务是培育有较强竞争力的贸易产业，形成武钢新的经济效益增长点，并为武钢集团持续发展提供服务。主要职能是负责武钢各成员单位原燃料、设备等材料物资的采购、仓储与配送；对外贸易；国际经济技术交流与合作。公司主要经营和代理各类商品及技术的进出口业务；销售钢铁及副产品、矿产品、煤炭、合金、金属材料、电工电料、电线电缆、建筑材料、耐火材料、机电设备、仪器仪表、化工产品；批发压缩气体及液化气体、易燃液体、易燃固体、自燃物品及遇湿易燃物品、氧化剂、有毒品、腐蚀品。承办集团成员企业的中外合资经营合作生产；承包本行业国内外工程；对外派遣本行业工程、生产及技术服务的劳务人员；从事本集团对外咨询及技术交流服务；承担与本公司有关的国内贸易。 （二）陕钢备件采购现状设备材料部是武钢集团国际经济贸易总公司下属的负责成套设备、备品备件、辅助材料贸易的业务部门。设备材料部下属部门按照不同业务板块划分为通用液压部、工矿备件部、电气仪表部、金属材料部、建材化工部。按照备件定义，通用液压部、工矿备件部、电气仪表部负责对应备件的采购业务。 武钢国贸是武钢成员厂矿的服务和支撑部门，采购职能是国贸的重要职能之一。备件采购业务中，各成员单位是国贸各种备件的使用单位或者用户，使用单位根据库存和生产需要向国贸提出备件计划，国贸负责对采购计划、供应商评选、报价或招投标、采购、仓储和发货等供应链全程进行管控和协调。备件采购方面涉及到的单位主要是使用单位、专业科室、供应商、商业情报室、采购中心和财务部门。 首先由各成员单位计划员录入需求备件的规格型号数量等信息，系统会自动将各厂矿录入系统备件信息分类打包，国贸备件采购业务人员通过各自账号登录 ERP 后，只能看到自己业务范围的打包信息，然后核对现有库存和使用情况决定是否需要采购、采购多少以及采购方式，随后生成计划报采购中心招标。采购中心组织供应商网上报价，评委网上评标，汇总招标结果。国贸备件采购业务人员再次确认采购单价，将超过商业情报部门在系统限定的价格的所有项次汇总后填写书面报告交商业情报部门审批。通过审批后，采购中心在网上做还盘确认，供应商网上还盘后，采购中心在网上发布中标通告，采购业务人员在网上输入相应的合同条款，生成网上合同后报各级主管部门审批。流程图如下所示：除了需要运用一般性的采购理论和经验外，备件采购还具有与备件特性有关的其它一些特点： 首先，武钢备件采购具有金额小、品种繁、备件采购人员众多的特点。2010年 1 月至 8 月国贸所有物资材料采购金额大约 256 亿元，备件采购金额仅 16 亿元；但备件品种达几万个，占全部采购物资的 95%。另外，备件品种多导致从业人员多，占采购业务人员总数的 50%以上。 其次，备件采购型号、规格和尺寸是由生产设备决定的，这个特点有时会被设备供应商利用，提高设备的后续备件采购成本。武钢整机的引入由技术改造部负责，设备被引入生产厂矿后，成本动辄几十万元，因而厂矿一般是不会更换设备的。有些设备制造厂家的备件不是标准件，他们在武钢引入生产线时通过低价中标，而在后续的备件订购中以远高于市场价的价格销售。 再次，一些市场竞争激烈的备件可选供应商很多，价格质量差别非常大，有时同一种备件市场上就存在很多不同的质量档次。由于这些备件一般很难从外观上判断质量，只有上机运转一段时间后才能知道好坏，所以这些备件采购需要采购人员具备相当的专业知识和经验。 此外，备件采购还具备一些生产特性。备件采购不仅仅是准备库存，更重要的是稳定生产，保证一线生产设备的及时保修。所以，采购备件时需要从产品质量、价格、售后服务、供货及时性、供应商的可持续发展等全方面因素综合考虑。 三、武钢备件采购存在的问题及原因分析 （一）料号管理问题与原因 从 2006 年开始，武钢备件采购人员使用 ERP 系统在各自权限范围内开展各自工作。首先由武钢各成员单位的设备点检员或工程师在每月底向本厂备件计划员提出备件申报计划，各厂计划员将收集到的计划汇总并核实库存与备库量后，生成合理的需求计划，然后申报到武钢国贸对应部门。申报过程中，每一个备件都有对应的编码，也就是料号。料号的编制要体现和符合大分类、中分类等层级关系。其次要符合唯一性原则：为准确识别料号的身份，在编码中要确保各料号所代表的特定含义的唯一性，绝对不可以出现重码。再次要符合扩展性原则：料号分类必须科学，要为未来的编码留有较大的空间，以满足不断发展变化的需要。武钢 ERP 系统将料号大分类见下表：表3-1 武钢备件料号大分类 料号是明确需求的第一步，料号体系是否科学对备件需求计划的执行具有根本性影响。但是，由于武钢备件品种数量庞大，料号编制主体不一，造成料号体系存在以下问题： 1）很多备件料号不具有唯一性 编制料号的步骤首先是各生产厂矿计划员上报料号申请，然后武钢国贸备件业务员按照业务范围对属于自己管辖大类的备件编制料号。厂矿现场人员申报料号时经常没有核准型号规格，而且也没有仔细查实是否已有料号就上报申请，当国贸业务员按申请编好料号后不可避免导致同一备件有多个料号，有些料号无对应备件等问题。另外，有很多备件可以归入不同的大类，比如说螺杆泵，它既可以作为润滑泵归入 QR 气动润滑件这一大类，又可以作为液压泵归入 YY 液压件这一大类，还可以作为污泥输送设备归入 TY 通用污水处理设备。当同一备件归入不同大类由不同人员编制料号时，同样会导致一种备件出现多个料号的情况。再者，同样型号的备件有很多品牌，也造成了同一个料号对应多个不同品牌的备件。 2）对相关人员没有考核 正如第一条所述，现场料号申请人员上报问题较多，型号不全、型号有误、以及有料号却重复申请现象严重，导致国贸因为备件型号不全或错误造成的流标现象时有发生。但国贸公司在武钢的定位是一个服务型部门，对于各个分公司没有考核权，无法从料号申报环节对厂矿料号申请人员进行有效管控。另外，国贸业务员的素质也参差不齐，不是每一个人新增料号时都会认真核对，导致重复料号、错误料号越来越多。 3）不能及时更新料号系统 由于没有明确由哪个单位主管料号，料号问题责任划分不清，信息反馈不及时，所以一直以来只有在因料号原因产生问题影响工作时，当事人才能发现问题，通过新增、修改、删除、停用等方法更新料号。 （二）备件需求计划申报与采购落实的矛盾及原因 1）生产厂矿的计划申报工作不注重事前控制 武钢成立于计划经济时代，尽管其管理模式和管理方法也在与时俱进，但重生产轻服务的传统由来已久，对备件采购等服务职能仍然比较轻视，体现在备件计划申报工作上就是不重视事前分析。武钢的设备管理组织结构也不统一，共分为 16 个单位向国贸申报计划，如下表所示：表3-2 计划申报单位名单 各个单位又都有独立的设备管理系统，备件计划收集与申报的途径各不相同，也没有严格的备件消耗定额与备件储备定额管理。计划的来源以日常点检发现的问题为主，基本上是以事后维修为主。 2）武钢国贸与各生产厂矿之间的供需缺乏统筹 武钢炼钢总厂有 3 个分厂，每个分厂都有独立的申报备件计划的部门，在申报计划时都没有考虑总厂的备件消耗定额与备件储备定额，例如有一台减速机，二炼纲、三炼钢和四炼钢的在线量分别为 8 台、10 台和 14 台。每个分厂会独立申报备件计划，分别为 2 台、3 台和 4 台，这样备件采购计划一共是 9台。实际上在线 32 台设备，6 台同时出现故障的可能性相当小，有 6 台备库就足够了。这种情况在一些通用型备件采购中就更加突出，如一些通用的轴承、水泵和液压件备件，全武钢 16 个厂都各自有库存，实际需求被放大，采购工作量也大大增加。 3）生产厂矿备件申报人员与国贸采购人员业务范围不匹配 国贸公司按备件品种划分工作岗位，比如通用液压部备件品种分为风机、阀门、空压机、工机具等30种。这些备件的采购业务分别由 15 个备件业务员处理，平均每个业务员 2 个品种，对应武钢 16 个分厂。16 个分厂备件管理部一般有 4 个备件计划员，对应设备材料部的工矿部、电器部和通用液压部，分别负责工矿备件、电器备件、通用备件和液压备件的计划申报。但其中有 3 个分厂的备件管理部没有按照以上分工，而是按照生产线划分区域，同样是 4 个计划员，他们要负责管辖区域内所有备件（包括工矿备件、电器备件、通用备件和液压备件）的计划申报。不同生产线人员需要同样的备件时，就无法统筹采购，计划重复，同一备件出现多个料号也就可能发生。 4）成本控制与考核方式不合理导致供需矛盾 武钢通过两个指标控制备件采购成本：一是控制采购合同年度总额，并且按月分解到每一个备件采购业务员，这项指标的控制权限在武钢国贸；二是控制每个月供应商的结算金额，这项指标的控制权限在武钢 16 个分厂。生产厂矿只控制结算金额，不用考虑采购成本，为了稳定生产和避免断货，分厂偏向于尽量多地向武钢国贸申报计划。因为申报计划后，如果国贸没有及时签定合同和按时到货，影响生产的责任全部由武钢国贸承担。同样，武钢国贸由于有控制采购金额的压力，一方面采购时会过分重视价格导致忽视质量，另一方面不会及时处理所有的计划。武钢国贸和生产厂矿分别代表供应商与需方，出于各自利益考虑，以上成本控制方式不利于武钢国贸统筹处理整个武钢的备件采购，而且会进一步激化供需矛盾。 （三）供应商管理问题与原因 武钢是国有大型钢铁企业，下属有许多生产单位，各种类型设备成千上万，备件需求规模庞大，所以备件供应商绝对数量相当巨大；而且各种备件的性质不同，管理资源相对有限，组织层面又存在各种各样的问题，这些都导致武钢国贸在供应商管理方面存在诸多问题。1）供应商绝对数量太多 有些备件品种的备选供应商偏多，另一些备件品种却存在独家垄断。例如，武钢国贸某备件采购部采购品种集中在 30 个大类，纳入合格供应体系的有 500余家。一方面某些品种的供应商数目众多，无序竞争；另一方面某些品种的供应商独家垄断，采购方谈判能力弱。比如制冷备件类的民用空调，整机和配件的采购资金每年约 450 万元，几乎所有的品牌在武钢都有一定的份额，每一种品牌有 23 家代理商参与竞争。招标评分规则，其中价格分权重比例 60%，供应商能否中标很大程度取决于投标的价格，因而招标结果往往低价中标，产品质量和售后服务质量得不到保证。2）产品与供应商管理以经验为主 武钢备件供应商虽有重点供应商和一般供应商之分，但对怎样分类却只有指导性原则，没有具体可行性的分类标准。这就造成相关人员实际工作中只能根据经验进行分类，各人综合素质和业务能力