采购部制度与程序PURCHASING DEPARTMENTPOLICY & PORCEDURES目 录第一节 部门概述4第二节 部门组织机构图5第三节岗位工作说明书及工作项目程序与标准说明书6一、经理6 制定采购方针，并负责组织实施6 严格执行计划管理和定额管理，控制采购成本7 加强与其他部门的协调，主动征求意见7 加强对部门工作指导、检查，关心支持工团组织活动，增加凝聚力， 促进本部门8二、副经理8 根据市场行情和物资使用、消耗情况、制定采购计划，选择最佳的采购方式，严格控制采购成本9 定期检查本部门工作完成情况，完善岗位职责9三、饮食原料采购主管10负责执行和完成饮食原材料采购计划10分析比较市场行情，降低采购成本10 检查当日应到货情况，确保正常供应11 审核采购合同11 协调关系，负责采购知识和业务的培训11四、饮食原料采购员12 负责饮食原料的询价和采购工作12 及时、准确、按质完成分配的工作13做好市场调查，开拓进货渠道，努力降低采购成本13五、物资采购主管13 负责编制物资采购计划，并负责督促执行14 分析比较市场行情，降低采购成本14 审核采购合同，确保正常供应15 加强采购业务培训、管理和督导工作15六、物资采购员15 负责物资的询价和采购工作16 积极主动地对宾馆用品的市场供求变化情况进行调查16 积极收集产品的信息，向使用部门推荐17 作好物资的验收和入库17 负责工作服装面料和劳保用品的询价、调查与联系工作17 建立工作服装档案卡片，提供宾馆工作服装发展趋向方面的信息18 完成工作服装的制作，保障员工的使用18七、提运主管18督促提运报关员严守岗位责任，完成工作任务19八、提运报关员19及时、准确、安全地完成提运、转运、验收、入库和报账工作20第四节 附 录21一.采购程序及若干规定21（一）总 则21（二）采购项目的申请21（三）采购项目的择商、确认与报价21（四）采购项目的审批22（五）采购项目的购买22（六）采购项目的报关与报验22（七）采购项目的运输23（八）采购项目的验收23（九）采购项目的结算23（十）特殊采购项目24（十一）附则24二.部门工作用表格24参见第十一章 第五节 部门工作用表格。24采购部第一节 部门概述采购部在财务总监的领导下，接受财务部的监督、检查，实行部门经理负责制，下设饮食原料采购主管、物资采购主管和提运主管。物资采购供应部是负责酒店所有物资采购供应的职能部门，其采购范围主要有：饮食原料、餐具、酒具、烟酒、客房用消耗品、陈设用品、针棉织品、清洁用品、印刷品、机械设备、木器家具、其他器具、办公用品、文具、花卉等约2000多个品种。管理员协调，共同、严格控制库存，既保障供应，又合理使用资金。采购部在实行采购计划管理和库存定额管理的同时，严格执行货比三家，尽可能按照“保证质量要求、就近采购、分批进货、合理库存、”的原则，使采购的每一项物品既能符合酒店服务水准和要求，又能降低采购费用和库存物资对资金的占用，从而达到降低成本的目的。同时，采购部职能：一方面按质、按量、按时地满足酒店各部门对各类物资的需求；另一方面，主动为物资使用部门服务，积极开拓货源市场，了解市场各类物资的新品种，主动向使用部门推荐，做好使用部门的参谋。第二节 部门组织机构图经 理副 经 理饮食原料采购主管物资采购主管提 运 主 管采购员采购员办公室文员提运报关员第三节 岗位工作说明书及工作项目程序与标准说明书一、 经理（1） 岗位工作说明书岗 位 工 作 说 明 书 Job Description部门：采购部 班组姓名 直接上级：财务总监岗位：经理 直接下级：副经理及主管班次：行政班 工作时间：8：0012：00；14：0018：00工作职责：在计划总监的统一领导下，负责制定宾馆饮食原材料、物资、工装的采购供应计划，正确领导采购供应工作。工作原则：廉洁奉公、不谋私利、坚持原则、有较强的事也心和责任感。工作内容：1. 制定采购方针,并负责组织实施；2. 严格执行计划管理和定额管理，控制采购成本；3. 加强与其他部门的协调，主动征求意见；4. 加强对本部门工作的指导、检查、关心支持工团组织活动，增强凝聚力，促进本部门工作。（2） 工作项目程序与标准说明书 制定采购方针，并负责组织实施工作项目程序与标准说明书Procedure and Standard部门：采购部 班组： 编号：工作项目名称：制定采购方针，并负责组织实施工作项目承担: 经 理工作项目程序标 准1制定计划严格执行国际的经济法规和财经纪律，熟悉经济活动中的政策界线。掌握采购策略；根据客房的客源及营销部对客源的预测情况和以往各年各部各类物资的消耗情况；根据库存量和在途物资量编制年度采购计划；将编制的年度、季度、采购计划报请宾馆最高领导审查、决策；将编制的年度、季度采购计划报送财务总监审核，以正确合理的使用资金。2 负责组织实施根据库存物资的库存数量多少和轻、重、缓、急，组织实施采购计划的执行情况；根据计划采购物品所用金额，报请财务部协调，负责组织实施采购计划；负责领导、落实、督促采购计划的执行完成情况；在采购计划中出现的问题及时解决，果断决策。 严格执行计划管理和定额管理，控制采购成本工作项目程序与标准说明书Procedure and Standard部门：采购部 班组： 编号：工作项目名称： 严格执行计划管理和定额管理。控制采购成本工作项目承担: 经 理工作项目程序标 准1制定管理根据客源预测和结合往年物资消耗量；根据使用部门的要货计划；分析、研究、调查。加强计划管理。2定额管理审核以往年度各类物资的使用定额是否合理；定额消耗上有无浪费；根据情况合理制定新的定额；3控制采购成本了解掌握进货渠道、价格、质量；熟悉掌握市场物资购销价格；检查每次物资采购的质量、价格，或有无短缺现象；控制进货批量和次数，节约采购储运费，控制采购成本。 加强与其他部门的协调，主动征求意见工作项目程序与标准说明书Procedure and Standard部门：采购部 班组： 编号：工作项目名称： 加强与其他部门的协调，主动征求意见工作项目承担: 经 理工作项目程序标 准1主动帮助全面了解各部门物资使用情况，仔细介绍，给予帮助；对有特殊用途的紧急物资，更应积极主动按时按质购回。3征求意见及时处理使用部门对本部门的投诉； 主动征求使用部门的意见。定期召开各部门意见询会；正确对待意见，认真改进工作。 加强对部门工作指导、检查，关心支持工团组织活动，增加凝聚力，促进本部门工作项目程序与标准说明书Procedure and Standard部门：采购部 班组： 编号：工作项目名称： 加强与其他部门的协调，主动征求意见工作项目承担: 经 理工作项目程序标 准1、加强领导加强政治思想工作 加强业务技能知识的培训定期对员工进行考评检查、指导、帮助本部门员工的工作2、 关心工团关心工团组织的健康活动，为活动提供方便对工团组织在工作中所作的成绩要充分的肯定3、增强凝聚力，促进工作作风民主，联系群众，深入基层；关心职工生活，廉洁奉公，不谋私利；提出的意见，只要对工作有利，就应采纳。二、 副经理（1） 岗位工作说明书岗 位 工 作 说 明 书 Job Description部门：采购部 班组姓名 直接上级：经理岗位：副经理 直接下级：主管班次：行政班 工作时间：8：0012：00；14：0018：00工作职责：协助经理制定伙食原料、物资采购、工作服装制作等计划。 工作原则：廉洁奉公、坚持原则、作风民主、责任心，组织观念强。工作内容：1.根据市场行情和物资使用、消耗情况、制定采购计划，选择最佳的采购方式，严格控制采购成本；2 定期检查本部门完成情况，完善岗位职责； 3负责部门工作计划，处理和协调采购、保管、验货、使用部门的关系； 4 经理外出时，负责有关部门的日常运转和管理工作（2） 工作项目程序与标准说明书 根据市场行情和物资使用、消耗情况、制定采购计划，选择最佳的采购方式，严格控制采购成本工作项目程序与标准说明书Procedure and Standard部门：采购部 班组： 编号：工作项目名称：根据市场行情和物资使用、消耗情况、制定采购计划，选择最佳的采购方式，严格控制采购成本；工作项目承担: 副 经 理工作项目程序标 准1了解分析市场行情对各种物资进行全方位的调查、了解、分析；对宾馆物资的进货渠道要有所了解和掌握，包括进销价格；经常了解市场行情，掌握熟悉现行的市场价格。2了解物资使用消耗情况听取使用部门对物资的使用情况的意见，并及时改进；了解物资消耗的全部情况；了解物资消耗超额的原因所在；写出书面报告，以利及时修订采购计划。3 采购计划综合各方面因素，制定采购计划；分别按年、季、月报出计划；组织实施采购计划。4严格控制采购成本 以最佳的采购方式进行采购；减少进货环节，控制进货批量和次数节约采购费用。 定期检查本部门工作完成情况，完善岗位职责