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公司实物档案管理办法一、为加强实物档案(大类代字9)的管理工作,使实物档案管理科学化、规范化、标准化,根据中华人民共和国档案法、广州市档案管理条例等法律法规,结合我公司实际,制定本办法。二、本办法所称实物档案,是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的,对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。三、公司综合档案室负责对本公司已归档的实物档案进行管理,负责对未归档的实物进行监督和指导。四、实物档案的归档范围(一)本公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。(二)上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。(三)本公司对外交往中获赠的重要纪念品。(四)本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。(五)机构成立以来使用过的牌、匾。(六)反映本公司不同阶段的工作证、纪念册、纪念证章等(样品)。(七)其它有保存价值的实物。五、实物档案归档要求(一)应归档的实物自形成后的三个月内向公司档案室移交,由于特殊原因,实物档案不能存放到档案室保存的,应先由档案管理部门拍照登记,标明存放地点,按规定存放。(二)实物档案要保持整洁、无破损,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。档案部门应定期对实物档案进行检查,保障档案实体的安全。(三)归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本公司声像档案(荣誉照片)的管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。(四)本公司对外交往中赠送给对方的重要实物,也应当拍照归档。六、实物档案的整理(一)归档实物的分类:归档实物以件为单位进行整理(成套实物为一件)。(二)归档实物的排列:归档实物按种类结合归档时间进行排列。(三)归档实物的编号:归档实物按照*有限公司档案综合管理分类方案进行编号。(四)实物档案目录的编制:归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案目录应装订成册并编制封面。七、实物档案的保管(一)实物档案应专库或专柜保管。(二)存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁,定期除尘,避免实物档案褪色。(三)易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护,确保实物档案完好无损。八、实物档案的利用(一)利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。(二)因举办展览等确实需要使用实物档案原件,须办理借用审批手续,在借出期间如有损坏、遗失或逾期不交还等情况,给予通报批评,并按实物价值予以经济处罚。(三)珍贵的或不易搬动的实物档案,只提供实物档案照片使用。九、实物档案保管期限序号内容保管期限1本公司获得省级或省级以上的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等重要的、具有突破性或特别意义的永久一般的长期2本公司获得市级的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等重要的、具有突破性或特别意义的永久一般的长期3上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等 永久4本公司对外交往中获赠的重要纪念品永久5本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品永久6机构成立以来使用过的牌、匾永久7反映本公司不同阶段的纪念册、纪念证章等样品永久
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