深交所上市企业：合同管理规范发布单位：xxxx科技股份有限公司发布日期：2011.07.10前言3第1章合同管理的商务应用3第2章合同及标准合同4第3章特殊合同的审批流程7第4章销售合同审核及签署流程8第5章合同的执行13第6章特殊情况的销售合同管理和合同变更14第7章合同收款和催款15第8章合同管理和使用16第9章销售合同编号规则16第10章单据填制一览表18附图一 特殊合同的申请流程图19附图二 合同审核及签署流程图20前言适用范围：xxxxxx科技股份有限公司营销中心xxxxxx科技股份有限公司下属各事业部管理的销售部本合同管理规范的最终解释权在公司营销中心。第1章 合同管理的应用1.1. 营销人员必须掌握的合同知识和要求1.1.1. 客户为使用产品的最终用户的，从税法要求上，公司要向客户开具增值税发票；1.1.2. 对于混合类合同（既销售产品又销售服务），从税法要求上，应该分别签订产品销售合同和服务合同。对于不能分开签订的，公司将从高纳税,核定价格时应注意；1.1.3. 公司标准产品报价表中没有的产品、产品型号、产品部件、技术服务、合同义务，签订合同前必须经公司合同管理部门批准后才能通过，未经公司技术、财务部门核价批准的合同，公司将不承认该合同的合法性，也不予签订人计算业绩；1.1.4. 对产品售后服务及其它任何服务内容的承诺一般情况只能是“12个月的免费保修期”,任何个人对产品售后服务及其它任何服务内容承诺不得超过“18个月的免费保修期”的时间段；1.1.5. 不得对经公司允许免费提供给客户的产品、备品、备件及服务在合同中写明“赠送”；1.1.6. 营销人员不得在自己营销的范围权限之外，进行销售；更不得私自为其他单位提供销售服务；1.1.7. 营销人员不得截留货款挪作他用，必须保证收、支两条线，否者以违法行为论处；1.1.8. 营销人员有义务参与合同签订和合同执行的各环节，并承担合同款项收回的责任；1.2. 营销人员不得在未获审批或未有特殊授权时进行以下承诺和销售1.2.1. 公司标准产品报价表中没有的产品、产品型号、产品部件、技术服务、合同义务，又未经公司技术、财务部门核价批准的设备、项目及服务；1.2.2. 超出本人价格折扣权限范围外，又未经上一级领导批准的项目；1.2.3. 在3.1.6中规定的禁止使用的合同条款或合同文本的情况；1.3. 合同审批的职能部门和权限规定提前审批的内容申报人或部门审批职能部门销售非产品报价表的产品、部件、合同义务及服务；（出厂价）各单元技术支持、业务经理技术中心、营销中心管理部和财务合同管理科商务条款、价格折扣权限审批（代理价）项目经理、技术支持工程师和单元副职单元正职主管、营销中心管理部和财务合同管理科商务条款、价格折扣权限审批（模拟成本价）项目经理、单元正职主管财务合同管理科、公司主管副总、总经理禁止使用的合同条款或合同文本中心管理部财务合同管理科、财务总监1.4. 公司拒绝与客户签约或签约后会被拒绝执行的原因；1.4.1. 客户的付款信誉存在不良记录，如欺诈行为或被列入公司客户付款信誉黑名单。1.4.2. 合同价格超出本人权力范围或合同义务超过公司的合理成本范围； 1.4.3. 合同签约给公司带来较大或无法控制的信誉风险、审计风险、纳税风险；1.4.4. 对于已签订合同经优化公司最终审核后仍不能执行的项目责任人、单元领导，发生一次扣发当月绩效工资，同时该合同退回不予执行。累计发生两次降级使用；1.4.5. 对于不按公司规定签订合同，经公司最终审核后不能执行的项目责任人，发生一次扣发三个月绩效工资，合同退回不予执行，同时给予责任人降级或除名处罚；1.5. 合同商务应用要求1.5.1. 营销人员与客户进行商务交流、商定商务事项的前提是：了解并熟练掌握公司的合同管理规范；1.5.2. 营销人员必须遵守合同管理规范，保证公司利益；1.5.3. 营销人员不遵守合同管理规范，给公司造成责任和风险的，自行承担赔偿责任，同时公司保留对营销人员的起诉权利；第2章 合同及标准合同2.1. 合同及文本要求2.1.1. 公司的对外销售，必须与客户签订合同。对于未与客户签订合同的项目，将不记入相关部门的业绩；2.1.2. 合同必须为原始件。复印件和传真件，都不具备证明力。对于无原始件的合同，将不记入各营销单元或个人的业绩；2.1.3. 合同一式三份、四份或多份。洛阳隆华至少需要留存两份，一份交财务部合同管理留存和存档，一份由各营销中心指定责任人合同专管员进行留存、存档、管理、使用。合同管理人对合同的完整性负有100%的责任；2.1.4. 合同的必要性附件为：产品技术协议书、2.1.5. 合同的附属性文件有：销售发货单、产品验收交货单、设备安装协议、技术方案、补充协议、招标文件和投标书、往来信函及其他约定内容；2.1.6. 禁止使用的合同条款和合同文本： 2.1.6.1. 没有预付款或预付定金低于30%者；（中石油、中石化、双汇等国有大型企业，亦即公司A类目标客户例外），2.1.6.2. 合同书中，写错公司名称、产品标准型号，使用与公司标准不一致的合同；2.1.6.3. 合同中规定主要材料、零、部件为唯一指定品牌，且非我公司指导常用品牌；2.1.6.4. 甲方要求乙方签订先行开票后才予付款的条款（在实际操作中，可以根据需要先行开票，但在合同条款中，不得体现）；2.1.6.5. 合同的收款时间（质保金除外），从合同签订之日起计算，超过12个月；2.1.6.6. 要求质保金超过10%的（一般情况质保金应争取为5%以下）2.1.6.7. 合同方为产品使用的最终用户的，向我方申请开具超额增值税发票的；2.1.6.8. 与公司第一次合作的甲方，不予支付预付款的；2.1.6.9. 客户以往未付帐款帐龄超过12个月，且有再次发生欠款可能的；2.1.6.10. 客户付款信誉，被列入公司黑名单，且不能支付全款发货的；2.1.6.11. 不接受合同条款中的固定条款的，如“免费保修期外需乙方提供的维修服务将按乙方收费标准向甲方收取相关费用”等；2.1.6.12. 不向我方提供最终用户名称的；2.1.6.13. 没有合同原件的；（特殊情况有合同传真件的经主管领导批准可先安排生产，在30天内或发货前必须补交原始合同文本）；2.1.7. 对于使用上述禁止使用的条款和文本的合同，将走特殊审批流程，即必须经过财务总监和主管副总确定是否可以签订。2.1.8. 以下合同条款和合同文本，公司倡导使用：2.1.8.1. 使用公司标准合同文本；2.1.8.2. 货款支付为提货前全部支付完毕的；2.1.8.3. 若分批付款，则每笔货款的支付，合同条款约定都是具体支付日期，如年月日；或者例如: 设备提货时七日内(预计为2011年月日)支付30%货款, 设备到达现场后七日内(预计为2011年月日)支付30%货款, 2.1.8.4. 设备交货前应有提货款；即收到甲方 10%-30% 的提货款后3日内交货等；2.1.8.5. 选择交接货地点：隆华仓库，运输方式为：用户自提；若是供方承担运费，合同应明确运输费用和货款为两票制,即运输费用允许单独开列发票；2.1.8.6. 设备运抵现场后在需方具备条件时，经需方书面通知，供方派技术人员1-2名到现场，免费提供一次安装指导；2.1.8.7. 合同诉讼地确定为洛阳市的；2.1.8.8. 售后服务：免费保修期为一年；2.1.9. 以下为公司规定的主要合同标准条款：应结合2.1.8条款共同遵守条款名称标准定义支付时间及金额预付款30%及以上；合同生效后按比例明确指定时间(预计年月日)支付进度款、提货款，到货款、验收运行款必须有确定的明确日期即(预计年月日)；尾款(质保金)10%以内；在合同约定时间（12个月）到期后10个工作日内支付,预计年月日全部支付完毕；付款方式支票、电汇、现金或同意一定比例的银行承兑汇票；交货日期预付款到帐后，按洛阳隆华合同评审规定的交货期确定发货时间，因用户原因不能按时发出的要补办手续。质量保修期和售后服务产品质量问题12个月内免费保修；产品终身有偿服务，收到书面投诉后 36-72 小时内给予处理解决，特殊情况另外确定。2.2. 合同文本规范性分类类别定义标准合同使用公司标准格式合同，条款、文本未作更改，与标准模板完全一致；标准条款合同未采用标准格式合同，合同的条款、文本，与标准合同完全一致非标准合同1、 未使用公司的标准合同、亦非标准条款合同2、 未按照标准条款规定填写合同；超出公司规定的条款要求，对公司可能产生不利影响；2.3. 标准合同的定义和使用2.3.1. 标准合同：是指合同的主要条款、格式、附件，通过进行事前定义、固定、要求，形成的格式合同文本。2.3.2. 标准合同文本包括两类，一是标准格式合同：指标准格式合同文本；二是标准条款合同：仅对关键要素的详细内容作出必要的规定，签订合同时格式自定，内容按强制性规定和非强制性规定区别对待，强制性条款符合公司规定，非强制性条款按双方协商，基本做到了互惠互利的约定。2.3.3. 标准合同包括的必要内容为：2.3.3.1. 标准合同和标准条款合同统一放入公司OA系统中管理部开辟的“合同模板”栏，营销人员可根据实际情况从OA系统下载相关模板和条款；2.3.3.2. 管理部将定期对标准合同和标准合同条款进行更新，并发布通知，营销人员必须使用最新版的标准合同，不得使用不符合公司规定的或过期的条款。否则按非标准合同处理；2.3.3.3. 合同包括的必要内容和规定(一) 产品的名称(注明商标、大名小名)、型号、规格、换热管材质；(二) 产品的技术标准(含质量要求)： 技术标准：按设计图纸生产制造；对产品质量负责的条件：按照供方企业标准和相关国家标准执行； (三) 产品的数量和计量单位; 大小写数量清楚，单位明确如：台、套等(四) 产品的包装标准和包装物的供应与回收； 一般为裸装或无包装要求，不回收；(五) 产品的收货单位、交货方法、运输方式、到货地点(包括专用线、码头); 收货单位：需方全称；接收人：具体人名；交货地点：供方仓库；运输方式：1、买方自提，代办汽车运输，费用由 承担。(六) 接(提)货单位或接(提)货人；收货单位明确，接收人明确；(七) 交(提)货期限;应有货款联动约定：如收到提货款后xx日内交货；(八) 验收的方法;可一次性验收：交货验收；若需运行验收则需分为外观验收（初验）和运行验收（终验），初验后设备移交给需方应由其负责保管和维护。具体见技术协议书的验收约定。(九) 产品的价格;标准产品按公司发布的价格表执行；非标设备按照公司营销管理文件规定的程序核算制定和控制；(十) 结算方式、开户银行、帐户名称、帐号、结算单位;现金结算；按隆华公司财务部发布的名称、账号执行；(十一) 违约责任;双方约定(十二) 当事人协商同意的其它事项。体现公平性原则，双方对等