人力资源与行政部秘书职务说明书档案编号：一、 基本资料1、职务名名称：秘秘书 2、直直接上级级：部门门总经理理 3、所所属部门门：人力力资源与与行政部部 4、薪金等等级： 5、薪薪金水平平： 6、辖辖管人数数： 7、定员人人数： 11 10、工作作分析人人员： 111、分析析日期： 112、批批准人：二、工作概概要2.1岗位位目的协助公司总总裁、部部门经理理处理行行政管理理、文字字、对外外协调等等日常工工作。2.2职务务说明编号 工作作内容 消耗时间1. 完成总裁交交办的各各项任务务；2. 负责公司重重要会议议的通知知、接待待等工作作；3. 根据领导要要求制作作电子文文档，对对办公室室的重要要文件制制作电脑脑备份；4. 负责公司印印章、介介绍信、证证书的管管理工作作；5. 负责公司档档案、文文件、公公函、传传真的分分类、归归档工作作；6. 协助开展公公共关系系维护工工作；负负责接洽洽、维护护公司外外部关系系，负责责接待来来宾；7. 负责与分支支机构、外外部单位位的协调调；8、9、10、11、12、13、 14、15、16、17、18、19、20、1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、 14、15、16、17、18、19、20、2.3职务务权责编号 权限编号 责责任1、对部门门的工作作建议权权； 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、1. 对总裁交办办工作的的及时有有效完成成负责；2. 对档案保管管的完善善有效负负责；3. 对印章使用用的合规规性负责责。4、5、6、7、8、9、三、任职要要求3.1教育育与培训训最低 学历 小学学 初中中 高中 职职高 中中专 技校校 大大专 本本科 硕士士 博博士 其其他： 所需专业主修专业： 1、行行政管理理2、相关专业： 1、2、所需培训科科目1、礼仪2、3、4、5、6、所需培训时时间1、 BB A 一个个月以下下2、 B 一至至三个月月3、 C 三至至六个月月4、D 六六个月至至一年5、 E 一至至两年6、 F 两年年以上3.2经验验与技能能工作经历与 经 验验1、 办公公室文秘秘工作 2 年以以上 2、 年年以上 3、 年以以上 4、 年以以上 专业能力资历凭证1、2、3、4、一般能力领导能力 指导导能力 激激励能力力 授权能能力 创新能能力 计划划能力 资源分配 管理理技能 组组织人事事 时间管管理 人际关关系 2 协调调能力 3 群体技能 谈判判能力 冲冲突管理理 说服能能力 公共关关系 表达达能力 2 公文写作 2 倾听听敏感 22 信信息管理理 2 分析能能力 判断能能力 实施施能力 1、要求求很高 22、要求求较高 3、要要求一般般 4、要要求较低低 55、不做做要求3.3 个个体特征征兴趣爱好项目： 要要求程度度：很高高 较高 一一般 较较低 很很低 很高 较较高 一般般 较低低 很低低 很高 较较高 一般般 较低低 很低低 很高 较高高 一般 较低 很低 个性特征项目： 细细心谨慎慎 要求求程度：很高 较较高 一般般 较低低 很低低 很高 较较高 一般般 较低低 很低低 很高 较较高 一般般 较低低 很低低 很高 较较高 一般般 较低低 很低低 自然生理特 征征适应年龄： 20岁岁以下 221-225岁 226-330岁 311-355岁 355-455岁 455岁以上上适应性别： 男 女女 男男女皆可可四、岗位关关系职务关系可直接升迁迁的职位位： 可可升迁至至此的职职位：可相互转换换的职位位： 其其 他：内外沟通关关系对内：与上上级的沟沟通 接受总总裁、部部门总经经理书面面与口头头指导同级沟通 保持与与各部门门的良好好沟通与下级的沟沟通对外沟通：五、工作执执行 工作活动基基本功能能 信信息 人 物物工作责任0 风风险控制制1 成本本控制2 指导导监督 3 内部部协调 4 外部部协调5 工作作结果6 组织织人事7 法律律责任8 决策策责任9 其 他0 综合合 00 指指导 0 创造 1 调整整 11 谈谈判 1 精密加加工 2 分析析 22 教教育 2 操作控控制 3 汇编编 33 监监督 3 驾驶操操作 4 加工工 44 转转换 4 处理 5 复制制 55 劝劝解 5 照料 6 比较较 66 交交谈示意意 6 反馈馈回馈 7 服务务 7 服务务 7 掌握握8 接受受指示、帮帮助设备运用电脑 计计算器 电话 扫扫描仪 传传真 装订机机 复复印机 其其他 软件应用1、软件件开发2、网络、系系统维护护 3、专专业软件件使用4、网络工工具、一一般办公公软件使使用工作绩效标标准编号 关键业业绩指标标 量化目目标 指标权权重 1、2、3、4、5、6、六、工作环环境与要要求工作场所经常去国外外、外埠埠出差 因工作需要要经常外外出联系系或商谈谈（本市市） 因因工作需需要与本本市几个个固定部部门联络络 一般仅仅限于本本公司办办公区范范围内 一一般仅限限于本座座位，不不宜外出出 其其他情况况 工作时间 工作作时间极极不固定定且无规规律 经经常需要要加班 经经常需要要下班延延时 一一般只需需白天工工作时间间 工工作时间间较自由由，弹性性制 其其他情况况其他职业病： 名名称： 危险程程度：舒适性： 舒舒适 一一般 不舒舒适工作要求1、工作压压力 很很大