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附件2城建档案归档质量和整理要求一、归档文件的质量要求(一)纸质文件的质量应吻合以下要求1归档文件应为原件。施薪资料质量证明文件为抄件(复印件)的必定加盖供货单位印章方为有效,并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签字及原件存放地点;2工程文件的内容及其深度必定吻合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。表式填写要完满,用词要正确,结论要明确;3归档文件的内容必定真实、正确,与工程实质吻合合。建设单位、监理单位应依照国家有关工程勘探、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求,对归档文件内容的真实、正确性进行审查;4归档文件应采用长远性强的书写资料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写资料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。计算机输出的文件应使用激光打印,不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机;15归档文件应字迹清楚,图样清楚,图表齐整,要求单位或个人签章的文件,其签章手续齐全。计算机编制的文件应采用内容打印,手工签字的方式。不得采用先签字再复印、盖章的复制件;6归档文件资料幅面尺寸宜为A4幅面(297mm210mm),图纸宜采用国家标准图幅;7工程文件的纸张应采用能够长远保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新宏图。计算机出图必定清楚,不得使用计算机出图的复印件;8纳入施工图审查范围的竣工图应盖有审图章,所有竣工图均应加盖竣工图章;9利用施工图改绘竣工图,必定注明改正更正依照;凡施工图结构、工艺、平面部署等有重要改变,或改正部分高出图面三分之一的,应当重新绘制竣工图;10 不相同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3-89)一致折叠成A4幅面(297mm210mm),图标栏露在外面。(二)电子文件的质量应吻合以下要求1对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息(如签章)固化成PDF文件;2对于扫描型电子文件,应吻合以下质量要求:2( 1)格式采用TIFF、JPEG、PDF。单份多页文件需储藏成PDF格式;( 2)扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、页面为黑白两色,并且字迹清楚、不带插图的文件,采用黑白模式扫描;清楚度较差的文件采用灰度扫描;带有有色标记,盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。竣工图可视扫描收效选择其中一种扫描模式;( 3)采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF格式储藏,用Group4压缩;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,应采用JPEG格式储藏,储藏时压缩率的选择,应以保证扫描图像清楚可读的前提下,尽量减小储藏容量为准则。原则上A3、A4扫描每页不高出1.5MB,A0扫描不超过10MB;( 4)扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清楚、完满、不影响图像的利用收效为准,一般应在200400dpi;( 5)扫描图像应进行裁边办理,去除节余的白边,以有效减小图像文件的容量,节约储藏空间。扫描留下的黑迹宽度不得高出0.5厘米,影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污办理。办理过程中应依照在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则,保证图像清楚、完满,无偏斜、失真。对方向不正确的图像应进行旋转还原,3以吻合阅读习惯;( 6)对一份文件进行分区扫描的,应进行图像拼接手理。对有些张开后在同一面但分左右两页的文本,如建筑工程规划赞同证、建设用地规划赞同证、施工赞同证等两页要视作一页扫描,以保持文件的完满性。(三)声像文件的质量应吻合以下要求1照片应主题明确,画面清楚完满,色彩还原正确,被摄主体不应有明显失真变形现象;2照片与底片应同时归档,归档的照片与底片影像应一致,且应有文字说明;3照片宜冲印成5英寸7英寸的彩色照片;4数码照片的采集应使用RAW、JPEG或TIFF格式,其分辨率不得小于500万有效像素;5归档的数码照片不得经过后期加工;6数码照片的归档保存应采用一次性写入光盘作为载体,载体资料不能够有磨损、划伤;7建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定,不宜少于10张。二、归档文件的整理要求归档文件必定经过分类整理,并组成吻合要求的模卷。(一)纸质档案的整理要求1组卷要依照文件资料的形成规律,保持卷内文件材4料的有机联系,便于档案的保存和利用。每一卷工程档案都应当是一组联系亲密、数量适当、保存价值基本一致,能表达一个相对独立的看法的文件;2建设工程项目由多个单位工程组成时,工程准备阶段文件、监理文件按项目组卷;多个单位工程共用的施工准备文件、图纸改正记录、施薪资料质量证明文件及试验报告等文件按项目组卷;施工试验记录、施工记录、竣工查收文件、竣工图等按单位工程组卷。对于专业化程度高,施工工艺复杂,平时由专业分包施工的子分部(分项)工程应单独组卷;3立卷时比较归档范围及排列次序,文字资料第一按照文件类属进行分卷,再考虑模卷的厚度(2cm左右)进行组卷;竣工图第一依照专业进行分卷,再考虑模卷的厚度(4cm左右)进行组卷;4文字资料按建设程序、事项、时间、专业等次序排列。各种文字报告,要求同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能够分开,并按批复在前,请示在后、主件在前,附件在后的次序排列;5施薪资料质量证明文件应与相应的试验报告,按一一对应、先后次序排列;6施工试验记录及施工记录一般可按结构部位、查收批次、形成时间的先后次序排列;57竣工图按专业次序排列,同专业图纸按图号次序排列,更正图、补充图排在整套图纸后边;8既有文字资料又有图纸的模卷,文字资料排前,图纸排后。(二)电子档案的整理要求1电子档案的整理应与纸质档案整理同步进行,电子档案与纸质档案的内容要一致并建立相应的对应关系,同一保存单元(或同一模卷)内电子档案的组织和排序应与相应的纸质档案相同;2建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件。一个工程项目由多个单位工程组成时,共用文件工程准备阶段文件、施工准备文件、图纸改正记录按项目建文件夹,桩基工程文件、施工记录、竣工查收文件、竣工图按单位工程建文件夹,竣工图再按专业建子文件夹,依照“项目”、“单位工程”、“模卷”、“文件”的次序,建立相应的目录结构;3电子文件的命名要以卷内序号加与纸质文件相对应的文件名来表记,如05建设用地赞同书.pdf。图纸要序号加图名或图号表记。4电子档案需刻录成光盘,不得带有电脑病毒,每张光盘要用记号笔书写光盘内容;5建设单位要负责汇总施工、监理、设计等单位形成的电子档案,并对电子档案的真实性、完满性、有效性进行6检验。(三)声像档案的整理要求1胶片照片的整理应吻合现行国家标准照片档案管理规范(GB/T118212002)的规定,并应吻合城建档案业务管理规范(CJJ/T158-2011)的规定;2数码照片的整理应吻合城建档案业务管理规范( CJJ/T158-2011)的规定;3录像档案的整理应吻合现行行业标准磁性载体档案管理与保护规范(DA/T15)的规定,并应吻合城建档案业务管理规范(CJJ/T158-2011)的规定;4声像档案归档前应自查真实性、完满性、有效性,并由建设单位签署审查建议。7
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