档案专业实务（中级）第一部分 公文管理基本要求：了解：公文的作用，公文撰写的步骤，文书工作的作用，文书立卷的要求熟悉：公文的概念和特点，文件、文书、公文之间的关系，公文的分类，公文各种稿本的名称和作用，公文撰写的要求，文书工作的内容和性质，文书工作的组织形式，文书工作的基本原则，文书立卷的定义，文书立卷的组织机构，文书立卷的组织形式，平时归卷和年终调整定卷掌握：通用公文文种及适用范围，公文的格式，行文规则，发文处理程序和要求，收文办理程序和要求，办毕文书的处理程序和要求，常用公文的拟写和修改（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报），案卷的组织和整理方法，归档制度文书办理程序和要求一、公文概述（一）公文的概念、特点和分类1.公文的概念和特点（熟悉）公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。权威性：首先，由法定的作者制成和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定。第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式。其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性：公文是机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。2.文件、文书、公文之间的关系（熟悉）文件、文书、公文三者在内涵上没有本质的区别，都是人类社会实践活动中为处理某种事务的需要而直接形成的信息记录。但是，三者在外延上有一定的区分，按从大到小的顺序排列应该是：广义文件文书公文狭义文件。此外，文书、公文、文件概念的形成还源于历史和习惯两个因素。3.公文的作用（了解）行为规范作用、书面领导与指导作用、联系与处理公务作用、宣传教育作用、凭证依据作用。需要说明的是，公文的上述具体作用并不是孤立的，而是相互依存、彼此联系的。一般情况下，一篇公文往往同时具有几个方面的作用，从不同方面显示出公文的基本功能。4.公文的分类（熟悉）（1）按公文来源分类：收文、发文、内部文件；（2）按公文行文方向分类：上行文、平行文和下行文；（3）按公文涉密程度的角度分类：绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开六个等级；（4）按公文的办理时限分类：特急件、急件、平件；（5）按公文的内容性质分类：规范类文书、领导指导类文书、报请类文书、知照类文书、契约类文书、会议文书等；（6）按公文稿本分类：草稿、定稿、正本（试行本、暂行本、修订本）、副本（存本、复制本、复本）、不同文字的稿本；（7）按公文的载体分类：纸质文书、感光介质文件、磁介质文件和电子文件等；（8）按公文的应用领域分类：正式通用公文、内部通用公文和专用公文。（二）通用公文文种及适用范围1.规范类文书：条例、规定、办法、细则、章程的用途（掌握）条例，用于某一方面的工作比较全面、系统的规定；规定，用于对于某一方面的工作作比较具体的规定；办法，用于对于某项工作作具体的规定；细则，是为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充；章程，是组织、社团经特定的程序制定的关于组织规程和办事规则的法规文书，是一种根本性的规章制度2.国家行政机关公文处理办法（国发200023号）中规定的下列公文文种的名称与用途：（掌握）命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告：适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用于答复下级机关的请示事项。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。函：适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。3.公文文种的选用规则（掌握）根据发文目的选用文种；根据行文关系选用文种；根据发文权限选用文种；根据国家的统一规定选用文种（三）公文的格式和稿本1.公文的格式（掌握）公文格式要素和标识规范按照国家标准2.公文各种稿本的名称和作用（熟悉）草稿：是文书撰拟过程中最初的非正式、无执行效力的原始文稿，供机关内部对公文讨论、修改、审批、征求意见之用。定稿：又称原稿、底稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是繕印正本的依据。正本：根据定稿繕印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本。副本：指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的复份或复制本，代替正本或定稿供制作、抄送、传阅、参考和存档之用。不同文字的稿本：指同一份文书根据需要而采用两种或两种以上语言文字的文稿和文本。二、公文撰写的要求和步骤1.公文撰写的要求（熟悉）：内容要求准确无误讲求实效，语言要求严谨周密、简明精练、庄重得体，页面要求用纸规整划一、字迹清晰规范、标点符号正确、排版格式统一、行（字）距适中、字（体）号适宜。2.公文撰写的步骤（了解）：明确要求，确定文种，撰写提纲，选择材料，草拟文稿，修改润色。3.常用公文的拟写和修改（通知、通报、函、请示、批复、报告、决定、会议纪要、会议记录、简报）（掌握）三、文书工作概述（一）文书工作的内容、作用和性质：（熟悉）是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称；（了解）助手作用、纽带作用、积累作用；（熟悉）政治性、技术性、服务性、时效性。（二）文书工作的组织形式（熟悉）：是指在社会组织内部围绕着文书工作的活动程序，各部门之间的分工方式。集中式、分散式、复合式。（三）文书工作的基本原则（熟悉）：准确、及时、安全、精简原则。（四）行文规则（掌握）：根据机关之间的工作关系确立行文方向；选择适宜的行文方式，一般不得越级行文；正确选择主送机关和抄送机关；坚持党政文件分开的原则；联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关问题协商一对致；严格控制公文数量，简化行文手续。四、公文处理（一）发文处理程序和要求（掌握）发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。草拟公文应当做到:(1)符合国家的法律、法规及其他有关规定。(2)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。(3)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。(4)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。(5)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。(6)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。(7)应当使用国家法定计量单位。(8)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。(9)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。（二）收文办理程序和要求（掌握）收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。（三）办毕文书的处理程序和要求（掌握）公文办理完毕后,应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。五、文书立卷（一）文书立卷的定义和组织1.文书立卷的定义（熟悉）：是指文书处理部分将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成有序的文件信息系统的工作活动。2.文书立卷的组织机构（熟悉）：文书处理部门是文书分类整理的组织机构。3.文书立卷的组织形式（熟悉）：是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。与文书工作的组织形式集中式、分散式、复合式相对应，归档文件整理的组织形式也有三种，即集中整理形式、分散整理形式、复合整理形式。4.文书立卷的要求（了解）：联系原则。首先，符合文件的形成规律；其次，符合人们查找利用档案的规律。便于保管与利用原则。（1）区分文件的保存价值（2）区分文件的密级和载体（3）把握装具内文件数量的适宜程度。（二）案卷的组织和整理方法（掌握）1.文件分类：即归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干类别和层次，构成逻辑清楚、密切联系的文件系统活动。通用的文件分类方法：年度、组织机构（问题）和保管期限。2.立卷方法：一般是按文件的作者、名称、所涉及的问题、时间、地点、人物以及收发文机关等特征归纳组卷，可按其中之一种特征组卷，也可几种特征结合使用。在现行机关，一般先将文件分为不同的系列，对不同类型的文件采用不同的立卷方法。如:综合性文件(报告、计划、总结)，可按作者立卷,或结合时间和地区等特征立卷。会议文件，基本上按文件的作者立卷。大型会议的文件可一会数卷，一般会议的文件可一会一卷，同一内容的几个会议文件可合立一卷。专题文件，可按问题结合作者来组卷，适当分级。案件材料，通常按问题立卷。一个案件的材料应该放在一起