KOA知识办公自动化系统个人工作台简要说明 第 5 页 共 6 页KOA知识办公自动化系统一 产品说明KOA，中文全称“知识办公自动化系统”，英文全称Knowledge Office Automation System，是以知识管理为中心、基于web访问方式的办公自动化整体解决方案。通过定义企业内部的流程、优化企业内部沟通渠道，将各部门的办公事务有机的结合起来，实现人性化管理，节约企业管理成本，提高工作效率，提升企业文化价值。KOA的主要目的即形成企事业单位内部的信息化知识化平台，使各种信息数据能共享使用，使相关公务可以按照流程即时传递和限时处理，使相关通讯能即时送达，充分提高办公效率，从而提升企业事业单位的工作质量。二 功能模块KOA知识办公自动化系统主要包括了以下几个主要功能模块，涵盖了日常办公中各个重要的环节，真正实现跨系统、跨应用、跨地域的协同办公。l 工作协同以工作流为基础，以消息为驱动，采用集中式信息处理机制，在统一的工作平台上完成各项工作的指派、办理和审批，如：公文处理、行政审批、人事管理、财务审批等，使各项工作在高效、透明、可控的环境下有序进行。l 工作监控方便领导全面了解单位各项工作任务的分配和进展情况，加强领导对各部门和人员工作的监控力度，并对要件、急件进行有效的督促、催办，有助于更加科学、合理地安排工作和分配资源。l 工作计划为个人和团队提供一个合理安排工作时间的平台，有效监督自己或相关人员的工作计划，加强团队协作，增强时间管理，提升工作效率。l 客户关系管理通过对客户资料的处理辅助，与企业自身的营销方式整合，详实纪录各方面的客户资料和联络情况，跟踪客户状态，为销售提供依据，提高销售成功率，并为企业建立客户信息数据库。l 人事考勤提供网上考勤系统、请假加班申请系统以及员工人事资料系统。员工只需通过计算机登录用户，就能进行考勤签到；请假加班等申请以工作流的形式提交给相关审核人员，免去到处奔波、找人登记审核的麻烦；公司的人事变动、人事资料等可以得到井然有序的管理。l 公共信息搭建信息发布和共享及群体沟通和互动的平台，丰富企业文化，有效挖掘和沉淀企业知识。包含电子论坛、电子公告、知识中心等等。我的工作台公文流转工作计划任务安排通信中心个人考勤个人计划部门计划计划统计综合查询发布任务领取任务上下班登记考勤申请交流中心物品申请我的文件柜我的公文包个人设置考勤记录公告新闻投票会议问题集中营知识库文件操作目录设置通讯录修改密码提醒设置公文发起待办公文公文查看历史查询流程监控内部信箱皮肤设定知识论坛快捷菜单三、个人用户使用注意点：l 公文流转1、创建公文：在企业工作台中选择了某个模板类型，才可以创建、修改、或删除其下的公文表单。2、公文流程：必须以归档结尾，即每个流程的最后一个节点的操作类型必须是“归档”，表示流程的结束。3、公文流转：一个工作公文的创建到处理结束均位于个人办公模块内，公文处理结束后删除或归档之系统内其他模块。系统中每个用户只能访问与本人有关的文档。l 工作计划1、个人计划：用户只能按照系统管理员分配的权限来进行操作，并且拥有的权限只限于自己管辖的部门及子部门，不能对自己的上级部门进行操作。用户每天可以制定N个计划，默认每天提供两条计划，也可以点击按钮以增加计划数量。2、部门计划：除了可以指定日计划外，还可以指定周计划和月计划；本部门的所有成员，在其个人计划页面的右侧区域中，均可以看到本部门的日、周、月计划。l 交流中心1、创建议题：其实时间不能小于当前日期。2、参与投票：记名投票将会同时出现每个选项的投票人名单，不记名投票不显示。3、管理投票：可以只设置一个管理员的岗位，将公告、新闻、投票等模块的管理权限都分配给该岗位，进行统一管理！4、会议管理：会议时间段以半个小时为单位，起、止时间为 考勤管理 中设定的工作时间。例如您在考勤管理中设定了工作时间从8:30至18:00，则在会议时间段中将从8:30开始至18点，半个小时分为一个时间段显示；选择了日期和会议室后，页面下方会即时显示该会议室当天的已预约会议列表，方便您查询及安排会议。5、知识论坛：只有处于“讨论中”的问题才可以回复；如果问题已经结束讨论，则只能查看之前的回复内容，而不能再回复；只有，管理员可以再重新开放已结束问题的讨论。l 资源管理1、物品类别：总类名称不能重复；删除物品总类时，如果已经设置了分类或添加了物品，则不能删除。用户需要把分类先删除后，才能删除总类。2、物品出入库：如果在实际盘点中，发现存货与记录不符，也可以通过本模块调整盈亏，保证帐实相符。3、物品申请：只有库存不为0的物品才可以借出或领用；如果显示出来的物品太多，用户可以选择不同的排序方式来查看物品。l 考勤管理1、假期分类及规则：年休假需要根据企业情况，设置年休假的递增设置，包括工作满一年后可使用的天数、每增加一年可增加的天数，以及年休假的上限。调休假可以根据实际情况，设置调休假的有效时间，包括当年度有效或当月份有效，过期后假期即自动清零。2、考勤登记：默认只启动上午上班和下午下班两个考勤登记，即第一和第四个按钮，中间两个按钮默认不启动。如果需要上午下班和下午上班这两个也进行考勤统计，需要管理员通过 企业工作台 - 考勤管理 - 工作时间调整 中增加这两个时间段的考勤登记。3、考勤申请：已经发送出的申请，如还在审核中，用户做为发起人，可点击操作栏中的 取消 按钮取消该申请。取消的申请不做任何记录保存。已经审核过的申请会显示下面的 已归档的考勤申请 列表中，完成情况中会显示该申请的通过情况，包括审核通过和被驳回。驳回人员即各申请单设置的审核和确认人员。l 档案管理1、用户档案信息：有个入职时间字段，默认用户的入职时间为系统开通此用户的时间，请根据员工实际入职时间修改，此项为员工工龄的计算依据！l 客户关系管理1、业务员名单：凡在业务员名单中的用户，才可以进行以下操作：a、 进入 客户管理、联系人管理、交往管理 等模块，添加和编辑属于自己的客户资料，其他业务员将无法查看属于您的资料。当然，被赋予管理权限的领导可以查看所有业务员的客户资料。b、在 进销存管理 模块中进行业务处理时，将调用本模块设置的业务员名单，每一笔采购入库、销售出库及退回，都要对应到某个业务员名下，可以生成每个业务员的 业务员销售报表 进行统计。2、新建客户：两类用户可以新建客户：a、业务员。业务员进入 客户管理 模块后，所见到的都是自己名下的客户名单，新建的客户也是属于自己名下，其他业务员无法查看属于您的资料。b、非业务员。被赋予管理权限的经理、领导等非业务员的用户，也可以进入 客户管理 模块，可以查看所有业务员的所有客户资料。新建客户资料时，可以在业务员名单中指定一个业务员跟单。该业务员进入本模块后，就可以看到属于自己名下的该客户。3、新建联系人：只有业务员才可以新建联系人；而且只能新建已有客户的联系人，如用户要添加的联系人还没有对应的客户，请先在 客户管理 中新建该客户。l 进销存管理1、库存变动类型：通过指定库存变动类型的出、入库操作类型，在实际业务处理时，就可添加或冲减库存。2、采购入库：当用户填写的采购商品未进行入库，而切换至其它页面时，列表中的信息将不能够保存。必须填写的内容要填清楚，其他不能填写的部分，系统会自动进行计算；商品编号会根据您在商品资料模块中设置的信息，自动生成。3、报表中心：当用户生成报表后，点击右侧上方的 导出 按钮，即可将报表导出，导出格式为Excel文件。四 客户支持 本 KOA 系统，已通过 http:/koa.my0513.com 提供在线用户手册服务，并通过售后工程师和客户支持专员，提供在线帮助和解答。KOA在线支持: http:/koa.my0513.com